Электронная почта. Сформировав структуру ваших электронных документов, вы сделали важный шаг вперед по пути осуществления управления потоком электронной информации

Сформировав структуру ваших электронных документов, вы сделали важный шаг вперед по пути осуществления управления потоком электронной информации. Для большинства людей основным источником электронной информации является Интернет или электронная почта локальной компьютерной сети. Электронная почта — это замечательный рабочий инструмент. Она характеризуется несколькими очевидными преимуществами.

• Коммуникация предельно проста.

• Электронная почта значительно дешевле традиционной.

• Утеря или искажение информации маловероятны.

• Нажав одну клавишу, вы можете послать сообщение многим абонентам.

• Возможен удаленный доступ.

• Получение информации адресатом можно проверить.

• Документы легко организуются.

• Легко управляться с документами, их реорганизовывать и редактировать.

• Документы пересылаются очень просто.

• Скорость получения сообщений значительно выше, чем у большинства других средств связи.

• Можно вставить в письмо предшествующие сообщения и, при необходимости, сразу проследить всю историю переписки.

• Некоторые системы электронной почты позволяют посылать сообщения самому себе в назначенный срок — еще один способ напоминания.

• Электронная почта позволят запрограммировать функциональные клавиши, что экономит время в работе со сложными задачами (например, календарем или системой напоминаний).

• Пользуясь электронной почтой, вы можете подготовить группу для встречи. Вместо чтения доклада в ходе встречи можно подготовить и переслать текст заблаговременно по электронной почте.

Наряду с достоинствами использование электронной почты имеет и определенные недостатки.

• Из-за того что электронная почта является мощным средством коммуникации, возможно, ее избыточное использование. Огромный наплыв сообщений приводит к игнорированию их части, которая может показаться не важной.

• Системы электронной почты часто бывают предметом злоупотреблений. Нередко находятся люди, использующие электронную почту компании для таких вещей, как рекламирование котят, которых они хотели бы куда-нибудь пристроить.

• Электронная почта может стать предпочтительной формой передачи документации и, как отметил один из моих клиентов, работающий в банке, «поглотить все».

• В некоторых системах электронной почты имеются неприятные ограничения, такие как необходимость, открывать электронный документ и следовать серии инструкций просто для того, чтобы удалить сообщение.

• Служащие могут неохотно переходить от использования бумаг к электронной почте и так и не отучиться распечатывать на бумаге каждое электронное сообщение.

• Система может оказаться перегруженной. Обычно подразделение, отвечающее за информационные технологии (ИТ), ограничивает число сообщений, аккумулируемых одной рабочей станцией.

Учитывая возможности электронной почты, я считаю ее замечательным инструментом повышения эффективности, но она накажет вас, если вы будете обращаться с ней неряшливо.