Способы оптимизации работы с электронной почтой

Один из наших клиентов — компания SmithKline Beecham из Филадельфии была настолько любезна, что поделилась с нами некоторыми секретами своих методов работы с электронной почтой. Я суммирую их рекомендации и добавляю кое-что из того, к чему мы пришли сами. Используя эти идеи, вы избавитесь от некоторых неприятностей и лишней работы.

• Создавая письмо для электронной почты, убедитесь, что тема сообщения ясно обозначена в соответствующей строке.

• В начале сообщения кратко определите его цель.

• Ограничивайтесь одной темой в каждом сообщении.

• Направляйте сообщения только тем, кому они нужны. Не пользуйтесь командой «Reply All» («Ответить всем»).

• Для дополнения сообщений электронной почты лучше используйте команды «Сору» («Копировать») или «Paste» («Вставить»), а не команду «Attach» («Присоединить»).

• При внесении изменений или добавлений в имеющийся документ выделяйте их полужирным начертанием, чтобы обратить на них внимание.

• Если кому-нибудь нужно изменить или прокомментировать документ, предваряйте комментарии инициалами автора.

• Получив документ по электронной почте, перед чтением текста прочтите заголовок или тему. Решите, нужно ли вам читать все сообщение или достаточно просто передать его, а может быть, уничтожить.

• Выключите сигнал поступления почты. Вы не должны постоянно отвлекаться на каждое сообщение. Вместо этого обрабатывайте сообщения электронной почты два или три раза в день в специально предназначенное для этого время.

• Будьте вежливы и снисходительны со всеми.