Расписывайте свое время

Чтобы составить представление о том, как вы тратите свое время, распишите его. В своей замечательной книге «Effective Executive» («Успешный руководитель») (Harper & Row, 1966) Питер Дракер (Peter Drucker) отмечает, что у нас появляется надежда проконтролировать наше время только тогда, когда мы знаем, на что оно уходит. Как правило, мы думаем, что знаем это, на самом же деле часто это оказывается далеко не так. Дракер пишет:

Я иногда прошу руководителей, которые гордятся своей памятью, хотя бы примерно описать, на что они тратят свое время. Потом я откладываю эти приблизительные данные на несколько недель или месяцев. Тем временем руководители ведут записи того, на что они реально потратили время Практически никогда их представления о том, на что уходит время, не совпадают с их записями.

Только ведение записей о том, на что вы потратили время, может дать вам реальное представление о том, на что оно уходит. Я часто применял этот прием с особенно занятыми клиентами. Они настолько загружены работой, что не имеют ясного представления о характере своей загруженности и не способны разумно распределить ее во времени. Ведение записей показывает им не только то, на что уходит их время, но и то, кто отнимает его у них, какие функции они не выполняют и у кого зря отнимают время сами.

Чтобы ведение записей не очень отвлекало вас от работы, можно просто держать лист бумаги на своем столе. Занимаясь каким-нибудь делом, вы записываете, что это было за задание, сколько оно заняло времени, и с кем вы общались по этому вопросу. В таблице 3. 1 представлена приблизительная форма записи затрат вашего времени. Очень скоро вы получите ясную картину того, на что оно уходит.

После пары недель ведения таких записей проанализируйте их. Вам станет ясно, где вы теряете время. Вы сможете сосредоточиться именно на тех сферах, которые менее всего эффективны с точки зрения рабочего времени.