Этапы внедрения автоматизированных систем управления на предприятии.

Внедрение автоматизированных систем управления персоналом кадровой службы и подразделениями делопроизводства, как правило, состоит из нескольких основных этапов:

• обеспечение повышенной производительности труда за счет более высокой квалификации работников и четких алгоритмов их работы;

• самостоятельная разработка и внедрение необходимого минимума учетных таблиц и форм, с использованием средствами текстового редактора, электронных таблиц и простейшей базы данных;

• приобретение типового программного решения исходя из минимальной цены и максимальной скорости внедрения системы;

• приобретение расширяемой информационной системы, которую в дальнейшем можно будет совершенствовать собственными силами.

Принципиально важным является выбор способа реализации электронной системы управления персоналом: реализация электронной системы управления персоналом как автономного модуля или её реализация в составе единой автоматизированной системы управления предприятием.

В процессе внедрения АСУП, кроме экономической и управленческой целесообразности, следует учитывать влияние положительных и отрицательных субъективных факторов. К первым относится, например, наличие у специалистов кадровой службы двух видов образования: в области управления персоналом и в сфере информационных технологий.

Однако чаще наблюдается действие негативных субъективных факторов:

• АСУП становится элементом борьбы за повышение собственного статуса соответствующих специалистов. В этом случае работы по внедрению системы могут производиться неравномерно, срываться, сопровождаться конфликтами.

• Сотрудники некоторых отделов рассматривают АСУП как неплохую возможность повысить собственную квалификацию за счёт средств компании. В этом случае возможно настаивание на внедрении более сложной системы, более перспективной с точки зрения повышения технической квалификации отдельных сотрудников.

• Непонимание или намеренное игнорирование разработчиками (или сотрудниками, внедряющими систему) требований работников и руководства организации к прозрачности и понятности отчетных форм. Это довольно частое противоречие, возникающее между руководителем и узкими специалистами. Очевидно, что внедрение АСУП возможно лишь в той мере, в какой его видит полезным именно руководство предприятия.

• Нежелание или неспособность сотрудников отдела кадров составить последовательность действий своей работы, то есть алгоритм собственной деятельности для того, чтобы затем перенести его в программу.

Для нейтрализации негативных факторов важно уметь отделять технические проблемы от проблем психологического и социального плана.

Любые нововведения в организации вызывают у сотрудников стандартную проблему – необходимость одновременно выполнять все прежние функции и начинать выполнять новые. Нагрузка на работников отдела кадров и делопроизводства фактически удваивается. Решение данной проблемы зависит от нескольких обстоятельств:

• Степени загрузки сотрудников основной работой. Проблему может решить наем на временную или постоянную работу новых сотрудников;

• Интереса и мотивации работников к внедрению АСУП. Чем больше этот процесс связан в сознании сотрудников с возможностями собственного развития, роста своей профессиональной компетентности и реализацией своих способностей, тем эффективнее они будут распределять рабочее время и на прежние обязанности, и на внедрение новой системы;

На этапе внедрения и адаптации системы необходимо закрепление индивидуальной ответственности за выполнение каждой конкретной рабочей задачи.

Важным обстоятельством при внедрении является соблюдение запланированных сроков проведения работ и финансирования. Именно на этом этапе может проявиться скрытое нежелание или непонимание руководством смысла проводимой автоматизации деятельности, что может стать реальным препятствием соблюдения сроков исполнения работ.

Камнем преткновения на этапе внедрения системы часто становятся технические вопросы. Причины, по которым это происходит, в большинстве случаев банальны. Порой технические специалисты завышают уровень своей квалификации во избежание неприятностей, например потери работы, либо им поручают задачи, в которых они некомпетентны, соответственно, они не могут с ними справиться.

Другой причиной технических проблем может стать недопонимание друг друга специалистами отдела кадров, делопроизводства и программистами. Каждый из них может интерпретировать любой термин по-своему, и подобные ситуации нередки.

Внедрение АСУП предполагает коллективные собрания и семинары, ознакомление с планами работ и регламентами их осуществления, разработку, исполнение, контроль индивидуальных планов деятельности и отчет по ним, возможность обучения во внешних учебных подразделениях. Программы такого обучения целесообразно разрабатывать или выбирать еще на начальной стадии работ по внедрению АСУП.

Сопротивление изменениям является естественной реакцией людей на все новое. Особенно явно нежелание работать с новыми технологиями проявляется у лиц пожилого возраста, которые занимают в основном ключевые посты кадровых служб и подразделений делопроизводства. Привычка работать «по старинке» и боязнь освоения всего нового является очень сильным тормозом в процессе внедрения прогрессивных технологий.

Грамотная работа с персоналом сотрудников кадровой службы и делопроизводства, их поддержка и дополнительные разъяснения всех непонятных вопросов могут способствовать преодолению нежелания работать в новой информационной системе.

Предложения современного рынка автоматизированных систем управления персоналом предприятия (АСУПП)