Организация работы с кадровой документацией
Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.
Порядок движения документов в организации можно разделить на следующие этапы:
· - обработка поступающей и передаваемой документации;
· - доведение документации до исполнителей – работников системы управления персоналом;
· - регистрация, учет и хранение документов по личному составу;
· - формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной для данной организации;
· - копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
· - контроль исполнения документов по личному составу;
· - передача документов по вертикальным и горизонтальным связям;
· - хранение дел.
Группировка исполненных документов в дела называется формированием дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел организации с целью обеспечения их сохранности и оперативного поиска. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.
Кадровые документы оформляются лицом, ответственным за работу с этими документами. Дела оформляются частично или полностью в зависимости от сроков хранения, которые устанавливаются для каждого документа на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. Сроки хранения документов по личному составу вычисляются по формуле "75 - В", т.е. 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.
Раздел IV. Обеспечение управления персоналом государственной и муниципальной службы
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:
· - дела по личному составу организации;
· - дела по основной деятельности.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному составу). В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке:
· - книга учета сотрудников (если она ведется);
· - приказы по личному составу;
· - личные дела или личные карточки;
· - лицевые счета по заработной плате;
· - невостребованные трудовые книжки.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
Контрольные вопросы
1. Какие виды документов составляют группу организационно-распорядительной документации?
2. В каком нормативном акте содержатся требования к оформлению организационно-распорядительных документов?
3. Каков состав реквизитов организационно-распорядительной документации?
4. Каким законодательным актом регламентируется право использования изображения Государственного герба Российской Федерации на бланке организации?
5. Какие виды документов составляют группу документов по трудоустройству, учету и работе с кадрами?
6. В чем состоит сущность документирования?
7. Что придает документу юридическую силу?
8. Из каких этапов состоит документооборот?
9. Каковы требования к оформлению даты документа?
10. В каком правовом акте содержатся требования к оформлению адресата исходящего документа и в чем состоит их новизна?
Дата добавления: 2015-04-19; просмотров: 1939;