Распорядительная документация

Распорядительная документация кадровой службы включает приказы, распоряжения, решения, регламентирующие трудовые правоотношения и сопровождающие процессы движения кадров в организации: прием, перевод и увольнение; предоставление отпусков; командирование.

Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый в целях решения важнейших оперативных вопросов деятельности организации руководителем организации, учреждения (или замещающим его лицом), который действует на основе единоличного принятия решения.

Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Порядок подготовки и оформления приказов устанавливается Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г., и разработанными на ее основе индивидуальными инструкциями по делопроизводству конкретных министерств и ведомств.

К распорядительной документации кадровой службы относятся приказы о внесении изменений в штатное расписание, о распределении обязанностей между заместителями руководителя организации, о порядке предоставления и продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации; приказы по кадровым вопросам назначения, перевода на другую работу, увольнения, предоставления дополнительного (учебного) отпуска, установления неполного рабочего дня, неполной рабочей недели, отзыва из очередного отпуска, наложения взыскания и поощрения, объявления благодарности, присвоения квалификационного разряда государственным служащим, командирования и др.

Приказы оформляются на бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. В число обязательных реквизитов приказа входят:

· - наименование вышестоящей организации;

· - наименование организации (подразделения) – автора документа;

· - название вида документа;

· - дата и номер документа;

· - место издания;

· - заголовок;

· - подпись.

Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Как правило, в их тексте отсутствует констатирующая часть и ключевое слово ПРИКАЗЫВАЮ. Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ (фамилию), ПРЕДОСТАВИТЬ (отпуск), КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.

Приказ о приеме на работу (форма № Т-1) является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. обязательно для всех организаций, учреждений и предприятий независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.

Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем по текущим оперативным вопросам повседневной административной, финансовой, производственно-хозяйственной деятельности, поэтому срок действия распоряжений, как правило, ограничен.

Требования к составлению распоряжения те же, что и правила составления приказов, но ключевое слово приказа ПРИКАЗЫВАЮ, разделяющее вступительную и распорядительную части документа, заменено словами ОБЯЗЫВАЮ, РЕКОМЕНДУЮ, ПРЕДЛАГАЮ или СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ.

Распоряжение может состоять только из распорядительной части. Текст распоряжения, как правило, содержит:

· - конкретное задание исполнителям;

· - фамилию ответственного исполнителя;

· - срок исполнения.

Документ оформляется на общем бланке организации и подписывается руководителем или его заместителем.

Решение

Решение – документ коллегиального органа, составляемый по социально-трудовым, производственно-кадровым, хозяйственным вопросам. Требования к составлению и оформлению решения аналогичны требованиям к другим распорядительным документам, но ключевым словом в нем выступает слово РЕШИЛ или РЕШИЛИ. Подписываются решения председателем и всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем.

Справочно-информационная документация

Документы этой группы не содержат поручений. Их основная функция – информирование о фактическом положении дел в системе управления, сообщение сведений, инициирующих управленческие решения, обеспечение обратной связи между управляющей и управляемой системами. Поэтому в отличие от организационно-распорядительных документов, идущих сверху вниз – от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные документы направляются снизу вверх – от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя / его заместителей или по горизонтальным связям – между подразделениями, должностными лицами.

К справочно-информационным документам относятся: докладная записка; объяснительная записка; заявление; представление; протокол; предложение; служебное письмо; телеграмма; телекс; факсограмма; телефонограмма; электронное сообщение и др.