Документация по трудоустройству, учету и работе с кадрами

К документам, регламентирующим вопросы трудоустройства, учета и работы с кадрами, относятся: трудовой договор (контракт); личная карточка работника; личные дела персонала организации; трудовая книжка.

Трудовой договор

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка[17].

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр его передается работнику, другой хранится у работодателя.

В трудовом договоре указываются:

· - фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших договор;

· - место работы с указанием структурного подразделения;

· - дата начала работы;

· - наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

· - права и обязанности работника;

· - права и обязанности работодателя;

· - характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных или опасных условиях;

· - режим труда и отдыха;

· - условия оплаты труда;

· - виды и условия социального страхования, связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться испытание, неразглашение охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой или иной), обязанность работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение происходило за счет средств работодателя, и др.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, он считается заключенным на неопределенный срок.

Личная карточка

Личная карточка работника – документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. В нем содержатся необходимые сведения о работнике.

Личная карточка представляет собой типовую межведомственную форму Т-2, а для автоматизированных систем управления – машинно-ориентированный вариант этой карточки Т-2А, которая заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Личные карточки хранятся в архиве отдельно от личных дел. Для государственных и муниципальных служащих личные карточки имеют некоторые отличия от общепринятых форм.

Личное дело

Личное дело представляет собой совокупность документов, подшиваемых в папку в хронологическом порядке, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оно оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

Состав документов личного дела включает:

· - внутреннюю опись документов дела;

· - личный листок по учету кадров (или анкету);

· - дополнение к личному листку по учету кадров (или дополнение к анкете);

· - автобиографию;

· - копии документов об образовании;

· - копию документа (выписку) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

· - характеристику или рекомендательные письма;

· - заявление о приеме на работу или трудовой договор/контракт;

· - копию приказа о приеме на работу.

В личное дело могут быть включены также список научных трудов и изобретений, выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых трудовым коллективом). В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника, а также характеризующие профессионально-деловые, нравственные и личностные качества работника.

Трудовая книжка

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае если эта работа является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием является увольнение.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона со ссылкой на соответствующую статью, пункт Кодекса или иного федерального закона.

Для учета использования рабочего времени работников и контроля за соблюдением ими установленного режима рабочего времени ведутся Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12) и Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13).