Документационное обеспечение управления персоналом

Документационное обеспечение управления персоналом государственной службы включает полный цикл – создание (документирование), обработку и движение документов в организации с момента их создания работниками кадровой службы или поступления до завершения исполнения или передачи в другие подразделения.

В число основных делопроизводственных функций системы управления персоналом входит:

· - документирование по кадровым вопросам;

· - обработка поступающей и передаваемой документации;

· - доведение документации до исполнителей - работников системы управления персоналом;

· - регистрация, учет и хранение документов по личному составу;

· - формирование дел в соответствии с их номенклатурой, утвержденной для данной организации;

· - копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

· - контроль исполнения документов по личному составу;

· - передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

В зависимости от объемов документооборота организации ее делопроизводство может осуществляться централизованно (в одном подразделении - канцелярии, общем отделе, секретариате) или децентрализовано (рассредоточено по разным звеньям). В практике чаще используется смешанная форма: наиболее важные для всей организации работы по документационному обеспечению управления персоналом выполняются в одном подразделении, остальные – во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой.

Системы документов в управлении персоналом

В управлении персоналом как в подсистеме управления организацией используются следующие унифицированные системы документации:

организационно-распорядительная система документации управления персоналом, включающая в качестве подсистем:

· - организационную документацию (устав, положение, правила, инструкции);

· - распорядительную документацию (постановление, приказ, распоряжение, решение);

· - справочно-информационную документацию (письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, представление, протокол и др.);

· - документацию по личному составу (приказы по личному составу, трудовой договор (контракт), личный листок, личная карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионное дело и др.);

· - документацию по обращениям граждан;

плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.);

отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т.д.);

документация по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию) и пр.

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет и исполняет документацию в соответствии со своим функциональным назначением. Большинство этих документов носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ними определяется внутренними положениями, правилами и инструкциями.

Организационная документация кадровой службы

Организационная документация кадровой службы включает комплекс взаимоувязанных документов, закрепляющих численный и должностной состав организации, ее структуру, задачи и функции, права, обязанности и ответственность персонала управления, структуру и задачи кадровой службы.

К организационно-кадровым документам относятся: документ о структуре и штатной численности; о штате и штатном расписании; положение о кадровой службе; положение о персонале; должностные инструкции по каждой должности. В Администрации Президента Российской Федерации и ее структурных подразделениях структура и штатная численность определяются указами Президента Российской Федерации, в федеральных органах исполнительной власти они оформляются на основе постановлений Председателя Правительства Российской Федерации, на предприятиях – в соответствии с их уставом.

Структура и штатная численность закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности. Документ подписывается заместителем руководителя организации, подлежит согласованию с главным бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждается руководителем. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом руководителя организации.

В штате указывается наименование и количество должностей. В соответствии со штатом разрабатывается штатное расписание, в котором закрепляется должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке организации, включающем следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту с указанием года, на который составлено расписание, подпись, гриф утверждения.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме с указанием кодов и наименования структурных подразделений и должностей, количества единиц по штату, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должностным окладам.

Штатное расписание разрабатывается организациями самостоятельно. Ответственность за его подготовку лежит на службе кадров. Проект документа визируют руководители структурных подразделений, главный бухгалтер, юридическая служба, заместители руководителя организации, подписывает заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. В грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью организации (или печатью организации).

Положение о кадровой службе

Положение о кадровой службе определяет статус данного подразделения, его место в системе управления и внутреннюю организацию, задачи, функции. Как правило, положение включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи и функции кадровой службы.

3. Структура кадровой службы.

4. Права и обязанности руководителя кадровой службы.

5. Основные требования к квалификации работников кадровой службы.

6. Рабочее место работника кадровой службы.

Положение о персонале

Положение о персонале определяет порядок трудовых и кадровых отношений, закрепленных в организации, условия трудовой деятельности всего состава работников. В нем отражаются вопросы организации деятельности учреждения, оплаты труда его работников; порядок предоставления отпусков, командирования, перевода на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и дисциплинарного воздействия; права и обязанности работников и руководства организации и ряд других, имеющих непосредственное отношение к управлению персоналом.

Положение о персонале принимается руководящими органами организации, при необходимости согласовывается с представителями трудового коллектива, визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается руководителем организации.

Должностная инструкция

Должностная инструкция – нормативный правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его функций, прав и обязанностей, ответственности и обеспечивающий условия его эффективной работы. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор (контракт) с работником.

Разработка должностной инструкции осуществляется кадровой службой в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, утвержденными приказом Минтруда РФ от 6 июня 1996 г. № 32. Проект должностной инструкции согласовывается с юрисконсультом, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

К основным разделам должностной инструкции относятся: общие положения, задачи, функции, полномочия, ответственность и ряд других. В частности, может быть добавлен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами, а также перечень служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов, справок и других документов, сведения о периодичности предоставления отчетной информации и др.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 января 1996 г. № 123 "О квалификационных требованиях по государственным должностям федеральной государственной службы" должностные инструкции федеральных государственных служащих должны содержать конкретные обязанности по государственной должности в зависимости от функциональных особенностей данной должности и предмета ведения соответствующего государственного органа.

В процессе совершенствования организации работы государственных служащих предполагается введение должностных регламентов, которые призваны существенным образом упорядочить и конкретизировать их задачи, полномочия, ответственность.

Руководитель структурного подразделения организации при поступлении работника обязан ознакомить его с должностной инструкцией под расписку с указанием даты ознакомления для придания документу юридической силы.

Срок хранения должностных инструкций после замены их новыми установлен в 3 года.

В практике работы с персоналом применяются и другие нормативные акты, которые регламентируют деятельность персонала, в частности описания должностей, спецификации должностей и др.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего распорядка – документ инструктивного характера, цель которого – способствовать укреплению трудовой дисциплины, совершенствованию организации труда, рациональному использованию рабочего времени. Документ может состоять из разделов:

1. Общие положения.

2. Порядок приема и увольнения работников организации.

3. Права работников организации.

4. Обязанности работников организации.

5. Основные права и обязанности администрации организации.

6. Рабочее время.

7. Поощрение работников организации.

8. Ответственность.