Системы управления электронным документооборотом

Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Работу по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством.

На территории Российской Федерации документирование регламентируется законом "Об информации, информатизации и защите информации", принятым Государственной Думой в 1995 г.

Во-первых, документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Оно осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

Во-вторых, документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В третьих, юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила такой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

В четвертых, право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензий, порядок выдачи которых определяется законодательством Российской Федерации.

Таким образом документирование придает информации юридическую силу.

Все предприятия обязаны представлять документированную информацию государственным органам. Перечень документированной информации, представляемой в обязательном порядке, утверждает Правительство Российской Федерации.

Учет и хранение могут осуществлять собственник информации, владелец информации, назначенный собственником, любое юридическое или физическое лицо, заключившее с собственником или владельцем договор о хранении информации. Регистрация и учет информационных ресурсов осуществляется Комитетом по политике информатизации при Президенте Российской Федерации.

Делопроизводство и документооборот являются основными процессами, обеспечивающими информацией лиц, принимающих решения, для реализации возложенных на них функций управления. Целью создания электронного документооборота и делопроизводства является обеспечение оптимизации решения задач документационного и информационного обеспечения управленческой деятельности. Такие задачи могут быть решены благодаря созданию (нормативно-правовой и законодательной) базы информационной поддержки принятия управленческих решений, принятия единых принципов регистрации и учета документов.

Система электронного документооборота и делопроизводства на предприятии должна поддерживать возможности: создания проектов документов и их согласования, электронной рассылки документов, регистрации документов, учета служебной корреспонденции, поиска необходимых документов, контроля исполнения распоряжений.

Делопроизводство на предприятиях зависит от различных факторов: размеров предприятия, направления бизнеса и традиций и др. Однако методология ведения делопроизводства в основном одинакова. В основе делопроизводства ле­жит понятие структуры информационного обмена – документопоток.

Для любого предприятия можно выделить входящие, внутренние и исходящие потоки документов.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри предприятия, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютерных технологий в управленческой деятельности для хранения, поиска, обработки и передачи информации.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощается хранение, контроль, поиск и архивирование документов.

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

- интеграции процессов документарного обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;

- повышения информированности аппарата управления (увеличение объемов информационного хранения, централизованная обработка информации, уменьшение времени поиска документов и подготовки отчетов и докладов, повышение полноты и достоверности отчетов);

- уменьшения стоимости документационного обеспечения управления за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

- уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

- создания качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно-организационной структуре предприятия и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД включает, как правило, три подсистемы: "Электронный архив", "Ввод стандартных форм документов" и "Делопроизводство".

Программные пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.

Важным понятием в системе документооборота является форма. Формами называют документы, имеющие стандартное расположение постоянной части (линии, изображения, текст и другие элементы документа, не зависящие от текста заполнения и присутствующие на исходном бланке или в исходном компьютерном представлении).

Формы могут быть типографскими или компьютерными. Типографские формы представляют собой стандартные бланки, напечатанные типографскими методами и заполняемые на пишущей машинке или на принтере.