Подготовка принятия решений в управленческих информационных технологиях

Современные предприятия нуждаются в фундаментальных информационных базах для принятия стратегических решений и контроля за их выполнением.

Управленческие решения охватывают все стороны деятельности предприятия: подготовку производства, собственно производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и др. Основная задача управления - координация деятельности подразделений для наиболее эффективного их использования по решению стратегических, тактических и текущих задач предприятия.

Особую роль в разработке и принятии управленческих решений играет контроллинг. Контроллинг - это управление будущим для обеспечения длительного функционирования предприятия и его структурных единиц. При этом текущий анализ и регулирование плановых и фактических показателей подчинены указанной стратегической задаче. Сердцевиной контроллинга является сопоставление плановых и фактических значений контролируемых показателей, основанное на бизнес-плане развития предприятия и системе управленческого учета.

С информационной точки зрения стержнем контроллинга является система подготовки принятия решений. Цель разработки и внедрения системы подготовки принятия решения - информационная поддержка высшего руководства и ведущих специалистов для принятия обоснованных решений, соответствующих стратегическим и тактическим целям предприятия.

Основой такой системы являются:

- доставка статистических данных и информации аналитического и сводного характера для экономических и финансовых оценок, сопоставление планов, разработка моделей и составление прогнозов в бизнесе;

- формирование и эксплуатация во взаимодействии с руководством соответствующей системы информационных, финансовых, математических и эвристических моделей экономических и финансовых процессов.

Решение поставленной проблемы должно базироваться на обеспечении доступа к данным и информации и формировании адаптивной системы моделей бизнеса. При этом необходимо обеспечить:

- доступ к данным внутренних и внешних источников информации, использующих серийно выпускаемые базы данных;

- управление данными и информацией в разнородных комплексах;

- хранение данных и информации в унифицированных форматах, пригодных для дальнейшего анализа, синтеза и представления;

- анализ и синтез финансовой и экономической информации, моделирование состояний, процессов и условий;

- представление информации в виде диаграмм и графиков в форме, понятной и удобной руководству для выработки решений.

Таким образом, целью создания системы является обеспечение методической и информационной поддержки подготовки принятия решений по ключевым финансово-экономическим вопросам высшим руководством и менеджерами среднего звена предприятия на основе оперативного статистического анализа и прогноза финансовых и экономических показателей.

Одним из основных особенностей системы принятия управленческих решений является необходимость поддержи­вать обработку произвольных, заранее не регламентированных запросов из различных источников информации, как внутренних так и внешних.

В качестве внутренних источников информации могут выступать:

- транзакционные системы, предназначенные для операционной работы;

- система внутрифирменного электронного документооборота;

- документы из электронных хранилищ;

- документы на бумажных носителях.

К внешним источникам информации относятся:

- информационные агентства (поставляющие данные как в электронном виде, так и на бумажных носителях);

- законодательные и регулирующие органы;

- клиенты и партнеры предприятия.

Доставка информации из внешних и внутренних источников может осуществляться по выделенным каналам, по глобальным электронным сетям коммерческого или общего назначения, по корпоративным и локальным компьютерным сетям.

Исходные данные, поступающие в систему из различных источников, как правило, фильтруются. В частности, могут осуществляться следующие этапы преобразования:

- проверка корректности (внутренняя непротиворечивость данных, безопасность внесения данной записи для системы в целом);

- реформатирование;

- фильтрация и агрегирование данных;

- исключение дублирования данных;

- датирование данных.

Ценная информация подлежит хранению. При этом сохраняются как некоторые детальные, так и агрегированные данные.

Как известно, собранную и хранящуюся информацию надо анализировать. Опыт показывает, что на базе одной и той же информации могут делаться различные, часто противоположные, выводы.

Основными потенциальными пользователями информационных хранилищ являются среднее и высшее звено управления, системные аналитики. Только небольшая часть их аналитических потребностей может быть предварительно сформулирована, регламентирована и документирована. Поэтому особое место в их работе отводится вопросам анализа и математической поддержке подготовки принятия решений.

Современные информационные системы поддерживают интерпретацию информации как совокупности бизнес-объектов. Это удобно для непрофессиональных пользователей ЭВМ, так как подобные средства позволяют аналитику (менеджеру) воспринимать модель данных в виде списка знакомых и естественных для него объектов, таких как "Клиенты", "Договоры", "Оплата труда" и др.

Более квалифицированный пользователь имеет возможность, описав с помощью встроенного механизма формирования запросов новые функции и представления, сохранить их для использования другими специалистами предприятия.

Наиболее интересным эффектом от аналитических инструментов является прогноз на будущее и наличие механизмов моделирования по схеме "что будет, если".

Представление информации - один из наиболее существенных факторов всей концепции системы подготовки принятия решений.

К пользовательскому интерфейсу системы подготовки принятия решения предъявляются повышенные требования:

- организация пользовательского интерфейса по двухуровневой схеме; работа в автоматическом и интерактивно-исследовательском режимах;

- дружественный пользовательский интерфейс;

- наличие легкодоступной многоуровневой системы помощи и обучения;

- широкое применение графической интерпретации исходных данных и результатов обработки;

- предоставление пользователю возможности настройки экранных форм и элементов графического интерфейса;

- интегрированность с приложениями оперативных систем на уровне пользовательского интерфейса;

- применение в программах защитной системы от несанкционированных и неправильных действий пользователя;

- повышенные меры безопасности.

Система подготовки принятия решений должна ориентироваться на различные группы конечных пользователей. Так, для типовых задач должны использоваться исключительно эконометрические термины, не требующие глубоких знаний в области статистики и математики. Для глубокого аналитического исследования важна возможность применения исследовательского блока для нетрадиционных и слабоформализуемых задач.