Информационная система управления персоналом

Рыночная экономика требует конкретизации взаимоотношений работодателя с каждым из членов трудового коллектива независимо от формы собственности предприятия. Широкое распространение в настоящее время приобрели корпоративные формы организаций (холдинги, объединения, ассоциации).

Переход на контрактную систему организации труда связан с юридическими и психологическими проблемами и обладает организационно-техническими особенностями. Включению трудовых контрактов в практику работы кадровых служб при вхождении в рыночную экономику может способствовать автоматизация этой деятельности. При этом обеспечиваются:

- организация работы с различной архивной информацией (приказами, контрактами, перемещениями по службе, отпусками и др.);

- гибкость документооборота в соответствии с требованиями законодательства;

- учет сложной структуры организации;

- взаимодействие с другими службами предприятия (бухгалтерией, материально-техническим снабжением и сбытом, административным управлением и др.);

- оперативность, четкость и простота эксплуатации.

К системе автоматизации учета персонала предъявляются следующие требования:

- обеспечение удобных механизмов ввода и поддержания в актуальном состоянии необходимого набора кадровой информации;

- сохранение привычной модели документооборота и получение требуемой отчетности;

- обеспечение инвариантности системы к изменениям внешних условий ее функционирования;

- обеспечение взаимодействия с остальными элементами программного комплекса фирмы и архивирования накопленной информации;

- надежность системы и обеспечение защиты хранящейся в ней информации.

Поддержку кадровой информации в актуальном состоянии можно обеспечить в несколько этапов:

1) организация первичного накопления информации в начальной стадии работы с системой. Особенности этапа связаны с необходимостью ввода большого объема информации за ограниченное время;

2) организация хранения необходимой кадровой информации на основе общепринятой личной карточки сотрудника.

При работе с трудовыми контрактами невозможно полностью унифицировать документы и необходимо использовать дополнительный механизм для индивидуального формирования контракта каждого из сотрудников. Следовательно, автоматизированная система кадровой службы должна хранить тексты трудовых контрактов или их фрагменты. Вместе с тем возможность формирования типовых контрактов ускоряет процесс оформления трудовых отношений и помогает корректно с юридической точки зрения составить контракт;

3) поддержание принятого в организации цикла оформления сотрудника на работу и фиксации его деловой карьеры вплоть до увольнения. Как правило, в организации к моменту внедрения системы автоматизации кадровой деятельности уже существует определенный порядок ведения кадрового учета. Поскольку целью автоматизации является, преимущественно, облегчение, а не изменение работы кадровых служб, важно, чтобы система удачно вписалась в существующие или реструктурируемые технологии учета кадров;

4) возможность удобного редактирования наиболее часто меняющейся информации и исключение ее двойного ввода.

Учет кадрового состава организации, отработанного времени и произведенной продукции предшествует расчету причитающегося каждому сотруднику вознаграждения и учету израсходованных на это средств. Окончательным итогом является включение соответствующих сумм в баланс предприятия.

Важную роль в информационной системе управления персоналом играет информационный аспект архивирования. В частности, актуально ведение архивов изданных документов (приказов, архивов уволившихся сотрудников, а также архивов перемещений по службе, отпусков и т.д.). Для большинства архивов возможно разбиение информации по го­дам

В настоящее время на рынке программного обеспечения существует ряд информационных систем управления персоналом:

Кадры и трудовые контракты (ТОО "Паритет Софт"), Атлант-кадры (АО "Новый атлант"), системы АО "Инфин", АО "Парус" и др.

Отметим также, что комплексные системы, разработанные для крупных предприятий включают подсистему "Кадры" (например, "Галактика", R/3 фирмы SAP АG и др.). Особо следует отметить современное решение фирмы SAPAG, построенное по технологии "клиент-сервер". Разработка фирмы SAPAG обладает расширенной функционально­стью и использует организационно-функциональные модели предприятия.

Особенности информационной системы управления персоналом можно проиллюстрировать на примере системы "Кадры и трудовые контракты". Данный программный комплекс полностью соответствует нормативным документам, определяющим порядок ведения документации кадровой службы на предприятиях различных форм собственности. С его помощью обеспечивается ведение базы данных о сотрудниках, содержащей информацию из личной карточки и сведения об условиях трудового договора (контракта) с сотрудниками.