Автоматизация учета и обработки информации торгового предприятия

Основой для торгового предприятия служит движение товаров и денег. Поэтому автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность организации закупок и торговых схем, гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета, многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.

В основу большинства автоматизированных информационных систем для торгового предприятия положены схемы документооборота и основные принципы, аналогичные описанным выше.

При разработке автоматизированных информационных систем и технологий для торговых предприятий следует учитывать факторы, вытекающие из общей схемы документооборота для складской деятельности:

- товар может иметь несколько независимых единиц измерения, например, количество товара, количество упаковок, вес, стоимость;

- товар может оцениваться в различных валютах;

- товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов и группы покупателей и поставщиков, а также состояния товара в процессе его хранения и реализуемости на рынке;

- товар может иметь различный статус, например статус резервирования.

Особое значение имеет взаимосвязь с подсистемами торговых секций (напрямую или через внутренний склад последних), бухгалтерией и представлением аналитической и управленческой отчетности. В частности, анализ функционирования склада предусматривает получение полной картины о состоянии складов, магазинов и прочих подразделений предприятия, о закупках и продажах с формированием любых отчетных документов в разрезах:

- поставок с анализом по подразделениям, поставщикам, товарам или группам товаров, проведением взаимозачетов, получением общего свода по поставщикам;

- продаж по различным видам торговой деятельности с анализом по поставщикам, подразделениям, покупателям и товарам:

- загрузок складов товаром на любой день в ценах остатков или продаж в различных единицах измерения товара;

- переоценок, возвратов, перемещений по поставщику, покупателю, товару или подразделению;

- транспортных расходов.

Основой для автоматизации торгового зала может служить внедрение штрихкодов в качестве стандарта деятельности предприятия.

Многие торговые предприятия оснащают торговые залы интеллектуальным оборудованием: электронными кассовыми аппаратами и системами кассового обслуживания, что дает возможность: вести внутрисекционный учет, осуществлять обмен данными со складом и бухгалтерией, а также осуществлять оперативный внутрифирменный менеджмент. При этом автоматизируется: получение товарных отчетов, создается возможность редактирования и ввода дополнительной информации, проведения групповой обработки операций, а также представления справок в различных разрезах в пределах внутрисекционного учета (складов, материально ответственных лиц и т.д.).

Особую роль при автоматизации торгового зала играют штриховые коды. В нашей стране широкое их использование только начинается. На Западе это является стандартом. На упаковке всех товаров западного производства присутствует блок штриховых линий (штрихкод), а также набор цифр, которые идентифицируют и характеризуют страну-производителя, предприятие производителя (поставщика), тип товара и его персональную маркировку. Соответствующие международные стандарты дают возможность использовать штрихкоды по всему миру.

Для использования штрихкодов необходимо специальное оборудование: сканеры и принтеры штрихкодов, устройства связи с электронными кассовыми аппаратами и сами аппараты. Основными характеристиками автоматизированных систем обслуживания штрихкодов являются:

- обслуживание общим центральным компьютером нескольких электронных кассовых аппаратов;

- работа со сканерами и принтерами штрихкодов и электронными весами;

- специально оборудованные рабочие места для персонала магазина, занимающегося учетом;

- автоматический поиск названия и стоимости товара по его коду, введенному с использованием сканера штрихкода или кассового аппарата;

- возможность просмотра и обновления ассортимента без остановки работы кассира;

- автоматический учет всех кассовых операций и возможность оперативного просмотра учетной информации без остановки работы кассы;

- автоматическое формирование кассовых отчетов в финансовом, количественном разрезах и по материально ответственным лицам;

- настройка и управление кассовым аппаратом с любого рабочего места (пробивка чека, продажа/возврат товара, вывод кассовых отчетов и т.п.).

Интеллектуальные кассовые аппараты могут быть снабжены внешним устройством, подключаемым к аппарату для обслуживания пластиковых карточек. Для массовых покупок широкое распространение приобретают микропроцессорные карточки с применением технологии "электронный кошелек".

"Электронный кошелек" особенно популярен для реализации безналичных платежей за повседневные мелкие покупки (продукты питания, автоматические киоски, книги и т.п.). Этот рынок, мало охваченный платежными карточками, составляет большую часть всего товарооборота.

В настоящее время система "электронных кошельков" успешно используется в ряде стран для оплаты в магазинах розничной торговли. В них предусмотрена возможность пополнения средств на карточке через банкомат или через специальный интеллектуальный терминал. Снятие денег с карточки в магазинах производится в терминалах размером с записную книжку, получивших название "электронный бумажник". Затем эти "электронные деньги" с терминалов электронным путем пересылаются в банк.

Наиболее успешно системы "электронных кошельков" функционируют в Бельгии и Дании. Бельгийская система отличается следующим:

- предназначена для осуществления мелких покупок с использованием специально разработанных терминалов и торговых автоматов;

- использует микропроцессорные карточки с шифрованием;

- применяет банкоматы для пополнения "кошелька" и выдачи денег;

- обеспечивает анонимность средств на карточке;

- осуществляет шифрование транзакций при их передаче по линиям связи;

- системные ключи хранятся во встроенных в терминалы и автоматы модулях безопасности;

- обработка транзакций ежесуточная.

Использование перспективных систем безналичных платежей открывает новые возможности для расширения услуг клиентам торговли, что влияет и на показатели эффективности предпринимательской деятельности.