Информационные потоки в электронном офисе

В электронном офисе разнообразные технические средства обеспечивают прием и выдачу трех основных видов ин­формации: речи, данных, изображений в статике и динамике. Следовательно, человек может максимально использовать все свои чувства восприятия (слух, осязание, зрение), ощущая тактильные и механические воздействия (когда идет работа в виртуальном киберпространстве).

Развитые информационные потоки обеспечивают возможность организации не только электронных диалогов, но и полилогов, т.е. широкого обмена информацией с несколькими источниками или партнерами.

Интертекст - взаимодействие между текстами - приводит к возникновению новых идей и образов, поскольку со­поставление усиливает информационную выразительность текста и обнажает противоречия. Компьютер как компонент информационных сетей становится важнейшей составной частью глобального полилога, нового способа объединения множества разнородных потоков информации.

Информатизация обеспечивает интеграцию профессиональной и информационной деятельности, а также коренное изменение профессионального стиля работы. Постановка задачи в диалоговом режиме и ее немедленное информационное обеспечение позволяет резко сократить время решения задачи, создать обратную связь, получить возможность оценивать результаты и изменять условия решения задачи в процессе взаимодействия с компьютером.

Объединение компьютеров в вычислительные сети становится средством организации коллективной (групповой) работы. И это еще одно преимущество построения электронного офиса: возникает невозможный ранее эффект группового взаимодействия, в т.ч. и для дистанционно распределенных партнеров.

Развитие информационной технологии и ее аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Усложнение и усиление динамики функционирования хозяйственных объектов экономики вызывает необходимость получения и обработки множества потоков информации из множества различных источников.

Как показывает практика, особенности формальных и неформальных отношений, которые проявляются при совместной работе людей в офисе по мере развития научно-технического прогресса, не ведут к сокращению объемов информации, уменьшению разнообразия носителей информации и к сокращению числа информационных каналов.

Потеря информации в организации (предприятии) – это потеря эффективности и управления. Поэтому стратегическая цель, которая ставится при построении информационной системы, заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.

На автоматизированных рабочих местах в офисе различные виды информации (речь, изображение, текст, данные) интегрируются в информационные потоки.

Речевые сообщения возникают при вербальном общении сотрудников как внутри офиса, так и извне через телефонную сеть.

В настоящее время телефонная система связи выполняет двоякую роль в офисе: она обеспечивает речевое общение и осуществляет коммутацию ряда технических средств офиса с удаленными абонентами. В современный телефон встроены блоки памяти и управления, позволяющие развить функции записной книжки, калькулятора, часов, музыкального сопровождения, охранной сигнализации и др.

Телефоны используются в сетях с цифровыми (дискретными) или аналоговыми автоматическими телефонными станциями. В телефон может быть встроена возможность радиоприема сигналов, что позволяет подключать и использовать его без проводов, а также перемещать внутри офиса.

С развитием сотовой связи телефон приобрел мобильность.

Телефонная связь является коллективной, поэтому она сравнительно дешева, однако временами бывает недоступна из-за занятости линий связи и абонента другими абонентами. Преодоление этого неудобства обеспечивает система радио-пейджинга (от радио и английского page - страница). В этой системе телефонов есть центральная телефонная станция, куда можно позвонить с обычного или радиотелефона по многоканальному и всегда свободному номеру. Получив сообщение, диспетчер центральной станции мгновенно или в условленное время передает сообщение абоненту через сотовую пейджинговую систему связи. Все участники радиопейджинговой связи имеют миниатюрные приемники - пейджеры. Пейджер функционально представляет собой приемник УКВ-сигналов, память и дисплей.

Возможности пейджеров по мере развития этой технологии связи возрастают:

- они обеспечивают конфиденциальность передаваемых сообщений:

- принимают и накапливают в памяти несколько сообщений;

- обеспечивают возможность передачи групповых сообщений сразу группе владельцев пейджеров.

Пейджер может быть также информационным устройством, на которое можно послать сообщение из различных информационных систем (новости, расписания, курсы валют и др.).

Бумажные документы продолжают сохранять свое значение прежде всего как материальные свидетели совершен­ных сделок и принимаемых решений. Нормативная ценность бумажных документов - важнейший компонент правосудия. Человеку очень удобно и привычно работать с бумажными документами. Поэтому полного вытеснения бумажных сообщений безбумажными произойдет не скоро.

Помимо вышерассмотренных к информационным сообщениям и каналам передачи данных относятся телетайпная и телефаксная связь, сканирование и копирование.

В электронный офис поступает множество сообщений, сотрудники офиса, в свою очередь отправляют во внешний мир свои информационные сообщения. Поэтому в офисе имеются развитые электронные средства приема-передачи по­токов информации.

Компьютер в офисе становится интегрирующим устройством, которое позволяет объединить многочисленные потоки информации и провести их обработку. Компьютеры в процессе развития преобразуются в аудиовидеокомпьютеры, которые обладают способностью работать с мультимедийными средами, т.е. с информацией комплексного вида (от текста и речи до статических и динамических изображений). В этом случае в состав компьютера включается блок памяти на оптических компактных дисках.

Для завершения работы с документами в офисе может быть установлено компактное наборное и печатающее оборудование. В этом случае прямо в офисе можно получать законченную печатную продукцию - высококачественные брошюры и альбомы, книги, отчеты и т.п.