Избыточность информации

Избыточность информации — четвертое условие, приводящее в действие спираль знания. Этот термин для западного менедже­ра, озабоченного интенсификацией обработки информации и уменьшением неопределенности, означает впустую потраченные время, деньги и информационную перегрузку и звучит неприят­но. Мы же в этот термин вкладываем иное значение, подразумевая информацию, выходящую за рамки безот­лагательных потребностей членов организации. В бизнес-орга­низациях избыточность означает преднамеренную частичную избыточность информации о деловой активности, управленческих функциях и о компании в целом.

Для создания организационного знания требуется, чтобы кон­цепция, созданная сотрудником или группой, была доведена до сведения остальных, возможно, не нуждающихся в ней в дан­ный момент сотрудников. Поскольку люди могут понимать то, что другие только пытаются сказать, распространение избыточ­ной информации стимулирует обмен неформализованным зна­нием. С этой точки зрения избыточная информация ускоряет процесс создания знания. Особую роль избыточность играет на стадии разработки концепции, когда принципиальную важность приобретает возможность выражения образов, взятых из нефор­мализованного знания. На этой стадии избыточность информации помогает сотрудникам понять, над чем работают их коллеги, и часто позволяет оценить новую информацию с различных то­чек зрения. Или, иначе, избыточность информации вносит эле­мент обучения при вторжении в индивидуальную сферу воспри­ятия сотрудника.

Избыточность информации также является необходимым ус ловием реализации «принципа дублирования возможной коман­ды», в соответствии с которым все части единой системы одина­ково важны и способны стать ведущей частью. Даже в организациях со строгой иерархией избыточность помо­гает наладить нестандартные каналы связи. Таким образом, из­быточность способствует взаимодействию иерархических и не­иерархических структур.

Распространение избыточной информации помогает сотрудни­кам осознать свое место в организации, что дает возможность контроля направления мышления и действия. Сотрудники не раз­общены, а свободно соединены друг с другом и обладают значи­тельными возможностями в организации. Избыточность инфор­мации обеспечивает организации механизм самоконтроля, не по­зволяющий мышлению свернуть с верного пути.

Создать избыточность в организации можно многими способа­ми. Один из них — принять схему частично перекрывающихся обязанностей, как это практикуется в японских компаниях, дей­ствующих в стиле команды регбистов, т. е. нечеткого разделения труда между различными отделами. Некоторые компании делят команду, занятую разработкой но­вой продукции, на конкурирующие группы, применяющие раз­личные подходы к одному и тому же проекту и доказывающие преимущества и недостатки различных точек зрения. Координи­руемая руководителем команда в конце концов приходит к со­гласию в вопросе, какой подход считать наилучшим.

Еще один путь к избыточности в организации — «стратегия ротации» персонала, особенно между отделами с абсолютно раз­личными функциями, например, между отделами НИОКР и маркетинга. Ротация позволяет сотрудникам взглянуть на свои обязанности с различных точек зрения, при этом организацион­ное знание становится более пригодным для практического при­менения. Кроме того, каждый сотрудник получает возможность разнообразить свои навыки и источники информации. Избыток информации, появляющийся у сотрудников благодаря исполне­нию новых обязанностей, помогает организации повысить по­тенциал в области создания знания.

По сравнению с западными компаниями японские имеют мно­жество отличительных черт, но одна из наиболее важных — зна­чение, придаваемое избыточности информации. Ведущие японские фирмы, желая молниеносно реагировать на изменения рынков и технологий, приняли эту систему для разработки новой продук­ции и услуг. Помимо упомянутых в арсеналах японских фирм есть еще множество способов, поддерживающих избыточность информации и усиливающих ее выраженность. Среди них — частые собрания как на регулярной, так и на нерегулярной основе (вспомните сборы для «мозгового штурма», или «тама даши кай», практикуемые в Honda), официальный и неофициальный обмен информацией (посиделки после работы). Все эти мероприятия обеспечивают распространение и неформализованного, и форма­лизованного знания.

Избыточность информации увеличивает количество информа­ции, подлежащей обработке, и может привести к информацион­ным перегрузкам. Помимо этого, возрастают сопряженные с со­зданием знания затраты, поскольку снижается коэффициент полезного действия системы, хотя, возможно, и ненадолго. Таким образом, не следует забывать о равновесии между созданием и обработкой информации. Одним из путей преодоления недостат­ков избыточности информации может стать точное определение мест размещения информации и хранения знания в организации.