Технические средства поддержки

Особую важность в процессе организационного проектирования занимают проблемы организации эффективного технического обеспечения управленческих процессов функционирования будущего бизнеса. К числу таких проблем и задач можно отнести:

- техническое обеспечение непосредственно управленческих процессов (учет, делопроизводство);

- связь.

Всегда перед построением любого бизнеса необходимо решить проблемы компьютерного обеспечения (современные, быстродействующие компьютеры, серверы), а также общеорганизационные проблемы (выбор помещения, мебели, сопутствующей оргтехники - копировальные аппараты, сканирующие устройства и т.д.). А также сразу целесообразно решить проблемы организации эффективной связи между всеми подразделениями и структурами группы. Эффективная связь - это основа управляемости любой организации, она позволяет иметь полную картину обстановки во всех отношениях, на основе которой управленец любого звена может, четко зная обстановку, принять адекватное управленческое решение. В любой организации или группе целесообразно сразу создавать несколько систем связи:

- компьютерная связь (электронная почта, Интернет);

- телефонная (стационарная и мобильная), факсимильная связь как с внутренними (местными) линиями, так и с внешними всех территориально удаленных подразделений и структур группы;

- билинговая связь.

На связи никогда не следует экономить, однако необходимо отслеживать и минимизировать использование связи в личных целях, не относящихся к работе. При этом эффективная связь позволяет собственнику и менеджеру всегда иметь полное представление в любой момент времени не только о внутренних, внутрифирменных процессах, но и о состоянии внешней среды бизнеса (макроэкономической и политической ситуации как внутри страны, так и во всем мире). Для организации эффективной системы связи всегда необходимо обращаться к техническим специалистам.

Одной из немаловажных технических и организационных проблем является организация эффективной безопасности внутри создаваемой организации или группы. В любой организации должны обеспечиваться и постоянно контролироваться три основных уровня безопасности:

- информационная, техническая безопасность (защита всех каналов связи от несанкционированного проникновения);

- экономическая безопасность (защита от всевозможных негативных последствий действий государственных и правоохранительных органов, конкурентов, анализ чистоплотности и платежеспособности покупателей);

- общая безопасность (защита от хищений, порчи имущества и т.п.).

Все данные вопросы, связанные с обеспечением безопасности, должна курировать служба безопасности организации или группы. Организационное построение службы безопасности см. выше. Эффективное техническое обеспечение всех трех вышеназванных уровней безопасности достигается применением дорогостоящего оборудования (в частности, систем видеонаблюдения, прослушивающих и антипрослущивающих устройств, средств сигнализации и др.). Экономия на технических средствах безопасности может в конечном итоге принести только вред. Но при этом не стоит слишком увлекаться самыми дорогими и изысканными средствами безопасности - всегда необходимо соразмерно подходить к данной проблеме. Например, если компания или группа небольшая, то дорогие средства, предназначенные для банков, в данном случае просто не стоит приобретать и устанавливать. Всегда нужно цели и задачи соизмерять с возможностями и необходимостью их осуществления.