Ресми-іскери стиль үлгілерінің міндетті нысандары және олардың ресімделуі

Ресми-іскери стиль үлгілерінің қай-қайсысы да – құқықтық нормаларға байланысты, құжаттың әрбір түріндегі берілген ақпарат мәлімет ретінде алынады, яки болмаса тиісінше шешім міндетті түрде орындалуы тиіс. Бұл жайт ресми-іскери тілде міндетті нысандардың болуын және олардың дұрыс ресімделуін талап етеді. Бір қарағанда, соншалықты назар аударарлықтай болмағанымен, міндетті нысандардың сауатты, дұрыс ресімделуі маңызды, өйткені міндетті нысандардың сақталуы және дұрыс ресімделуі коммуниканттардың арасындағы байланысты шапшаң әрі жағымды орнатуға, мәліметтердің тез қабылдануына тиімді ықпал етеді. Бұл нысандарды сақтау, нысандарды бірегейлендіру деген сөз. Дамыған елдің мемлекеттік тілінде құжаттарды ресімдеу үшін барлық үлгілердің қалай жазылуын көрсететін, басқаруды құжаттармен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесін нақтылайтын анықтамалық-мемлекеттік стандарт қажет және онда берілген міндетті нысандар басшылыққа алынуы тиіс.

Міндетті нысандар әрқилы дәрежеде құжаттардың барлығында да болады. Міндетті нысандар дегеніміз – қажетті нысандар, құжаттардың белгілі бір тәртіппен орналасқан құрамдас бөліктері. Айталық, іскери хаттардағы міндетті нысандар – айы, күні, жылының, адресат пен адресанттың, мекенжайдың және т.б. көрсетілуі.

Келісімшарт, жарғы, ереже сияқты ұйымдастырушылық құжаттарда ұйымның, мекеменің, кәсіпорынның, ведомствоның, фирманың қызметінің реттелуін көрсететін жалпы ережелер, қызмет аясындағы құқықтары мен міндеттері, қызметінің мақсат, құзыреті, басқа заңды және жеке тұлғалармен өзара қарым-қатынасын реттейтін тармақтар, тармақшалар мен баптар болуы міндетті.

Үлгі ретінде толтырылатын бланкілерде мекеменің (ұйымның, ведомствоның және т.б.) толық және қысқартылған атауы, мекеменің коды және ұйым туралы анықтамалық мәліметтер, құжаттық тіркеу нөмірі, адресаты, адресаттың қолы мен мөрі, қажетті тұстарда Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы болуы тиіс.

Техникалық прогресс дамыған қазіргі кезеңде көптеген құжаттар баспа құрылғылары (компьютер, жазу машинкасы) арқылы жасалады. Кейбір іс қағаздары, мысалы, өтініш, рапорт, арыз, түсіндірмехат қолмен жазылады.

Техникалық баспа құрылғылары арқылы жазуда ұйымның атауын, айы-күні-жылын, ұйым туралы анықтамалық мәліметтерді азатжолмен немесе қағаздың оң жағына қарай шегіндіріп берудің де қалыптасқан тәртібі бар. Бұл аталғандар Мемлекеттік стандартта – басқаруды құжаттармен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі бойынша анықтамалықта көрсетілуі тиіс.

Ресми-іскери стильдің жалпы мәтінінің, оның міндетті нысандарының құқықтық нормаларға сай келуі емле қағидаларына, тыныс белгілеріне де тығыз байланысты. Ресми-іскери стиль әдеби тілдің көрінісі болғандықтан, онда қоғам мүшелері қабылдаған және мойындаған емле ережелері мен тыныс белгілері қатаң сақталуы тиіс.

Қазақ емлесі мен тыныс белгілері туралы басты қағида – ережелер 1983 жылы қабылданған арнаулы нормативтік актіде, анықтамалық құралдарда [59; 60], көрсетілген, ал тікелей ресми ісқағаздарына қатысты емле ережелері біршама тағы да бір анықтамалық – оқу құралдарында топтастырылған [61; 62].

Біріншіден, мынадай жағдайға назар аудартамыз:

– қазақ емлесі жағдайындағы алғашқы ережелер өткен ғасырдың 50 жылдарында тұжырымдалып, бекітілді, онда негізделген басты-басты қағидалар қазірге дейін өз күшінде болып келеді, яғни жазу практикасында сақталып отыр. Солай бола тұрса да, қазақ емлесі динамикалық сипатта деп айтуға болады: бастапқыда дәйектелген бірқатар ережелер жазу практикасында, әдеби тілдің дамуында өзгеру, түрлену сатысында.

Бұл жайт, ең алдымен: а) екі немесе бірнеше сөзден құралып, біріккен бір ұғымды білдіретін күрделі сөздердің жазылуына қатысты, яғни алғашқы емлелік сөздіктерде (1957, 1988) тіркес түріндегі күрделі сөздердің бір тобының қазір біріккен тұлғада таңбалануы практикада жиі кездеседі; ә) екі түбірдің түйіскен тұсында қ, к дыбыстары болған жағдайда аталған дыбыстардың фонетикалық ұстанымға сүйене (яғни айтылуы бойынша) жазылатындығы нормалана түсті; б) орыс тілінен енген, кең қолданыстағы сөздердің де жазылуы фонетикалық принципке негізделе бастады. Дегенмен емледегі осындай өзгерістердің тілдегі күллі сөздерге емес, сөздердің белгілі бір тобына ғана қатысты екендігін атап өтеміз.

Тіл дамуында емленің өзгеріп отыратын тұстарымен қатар, тұрақты, өзгермейтін қағидалары бар екеніне, олардың 1950 жылдардан бастап орнығып, қазірге дейін сақталып келе жатқандығына назар аудартамыз. Бұл бас әріппен жазылатын сөздерге, атауға, тыныс белгілерінің қойылу реттеріне байланысты.

Қазақ емлесінің бекітілген және жазу практикасында орныққан ережелері ресми-іскери тілде қатаң, әрі міндетті түрде сақталуы қажет. Емле ережелерінің дұрыс, қатаң сақталуы:

- ресми-іскери тілдің әдеби нормаға сәйкес жазылғандығын дәлелдейді;

- құқықтық нормаға сай дұрыс ресімделгеніне жауап береді;

- қабылдануын жеңілдетеді.

Ресми-іскери тілге қатысты емле ережелерін біз топтастырып көрсетеміз. Олар:

а) азатжол арқылы жазылу қағидалары;

ә) сан есімдердің жазылуы;

б) бас әріптің қолданылуына қатысты қағидалар;

в) қысқарған сөздерге қатысты қағидалар.

а) Ресми ісқағаздарының үлгілерін ресімдеуде азатжолдың маңызы үлкен. Азатжол арқылы құжатта көрсетілген міндетті нысандарды (мәселен, ұйымның атауы, айы, күні, жылы, мәтін және т.б.) толық, әрі дұрыс орналастыруға болады. Құжаттың азатжол арқылы орналасуы басқаруды құжаттармен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесінде көрсетілуі тиіс.

Жинақталған материалдың негізінде және өзге елдердегі басқаруды құжаттармен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесіндегі стандарттарға сүйене отырып, азатжолды белгілеудің үлгісін көрсетеміз (Жазу мәшіңкесінде және компьютер арқылы жасалған үлгілер алынды. Оларда азатжолды tab табулятор арқылы белгілеуге болады).

tab арқылы бірнеше азатжол белгіленеді:

0 екпін; 32 екпін;

4 екпін; 40 екпін;

16 екпін; 48 екпін;

24 екпін; 56 екпін.

Екпін аралығы төмендегідей:

0е → 4е → 16е → 24е → 32е → 40е → 48е → 56е.

1-үлгі – Азатжолды белгілеу үлгілері (өтініш құжаты бойынша)

Қағаз үлгісі – А 4 (210х297мм.).

Қағаздың жоғары жағында – 2 см;

сол жағында – 2 см;

оң жағында – 1 см;

төменгі жағында – 1 см.

қалдырылады

2-үлгі 2 см.

32е – өтініш арналған адресат

16е – құжаттың аты

4е Негізгі мәтіннің азатжолы

0е – мәтіннің жалғасы

2 см. 1 см

0е – өтініш жазушының

толық мәліметі (лауазымы, қызмет орны, қолы 40-е – аты-жөні мекенжайы)

0е – айы, күні, жылы

1 см.

3-үлгі – Өтініштің жазылу үлгісі

Қазақстан Республикасы

Алматы қаласы

«Алматы жылужайэнерго» ААҚ

президенті Б.Молдабаев мырзаға

Өтініш

Мені «Алматы жылужайэнерго» ААҚ-ына қарасты «Жалын» жекеменшік пәтерлер кооперативіне есепші қызметіне жұмысқа қабылдауыңызды сұраймын.

1997 жылы Қазақ мемлекеттік басқару академиясын «есепші» мамандығы бойынша бітірдім. Еңбек стажым – 3 жыл.

Қажетті құжаттар тіркелген.

Алматы қаласы әкімі

аппаратының қызметкері қолы Б.Асқарұлы

Мекенжай: «Қазақфильм» шағынауданы,

5 үй, 7-пәтер.

Тел.: 98-40-50

2000 жылғы 17 тамыз.

Демек, tab арқылы белгіленетін азатжол ресми құжаттың міндетті нысандарының бірі болып табылады.

Бланк, дайын нысан түріндегі құжаттардың көпшілігінде міндетті нысандар (ұйымның, мекеменің атауы, Қазақстан Республикасының мемлекеттік елтаңбасы, ұйымның коды, құжат жасалған мерзім, құжаттың тіркеу нөмірі, басқа да белгілер) алдын ала көрсетіліп беріледі, яғни олардың tab арқылы көрсетілген қалыптасқан үлгілері бар («қосымшада» көрсетілген).

Азатжол арқылы ресімдеуге қатысты төмендегідей мәселеге назар аударамыз:

32е бойынша жазылатын адресатты ресімдеу кезінде әрбір номенклатуралық атау мүмкіндігінше бөлшектенбеуі және тасымалданбауы керек. Яғни жоғарыда берілген үлгіде:

· Қазақстан Республикасы – бірінші тұтас міндетті нысан;

· Алматы қаласы – екінші тұтас міндетті нысан;

· «Алматыжылужайэнерго» ААҚ – үшінші міндетті нысан, демек олардың бір компонентін екінші жолға шығаруға, тасымалдауға, (Мысалы, Респуб-ликасы, Алматы – жылужайэнерго түрінде емес) болмайды, бұны мемлекеттік стандарт талап етеді. Күрделі атаулар 32е бойынша сыймаған жағдайда 24е нысанын пайдалануға болады, әдетте, кестелер мен схемалар үшін пайдаланылады).

ә) Ресми-іскери тілде жұмсалу жиілігі 24е нысаны, жоғары единицалардың бірі – сан есімдер, әсіресе реттік сан есімдердің емлелік және таңбалану ерекшеліктеріне жеке тоқталу қажет болады, өйткені дұрыс ресімделген реттік сан есімдер құқықтық, заңнамалық нормаға сәйкес келетін міндетті нысандардың бірі болып табылады.

Сан есімдердің, оның ішінде реттік сан есімдердің жазылуы мен таңбалануы арнаулы нормативтік актіде, анықтамалық құралда (Анықтама, 11) көрсетілген. Біз өз тарапымыздан жинақталған материалдардың негізінде және қалыптасқан үлгі-стандартқа сүйене отырып, сан есімдердің жазылуын төмендегіше топтастырамыз, әрі мәселенің маңыздылығы, міндетті нысан екендігі осы жинақтаудан көрінеді деп ойлаймыз.

Ресми құжаттарда реттік сан есімдер негізінде реттеу, топтау үшін және айы – жылы – күнін көрсету үшін қолданылады. Қазіргі кезде мерзімді, құжаттың жасалған, толтырылған уақытын көрсету үшін төмендегідей нұсқалар қолданылады:

17 қараша 2007 жыл

2007 жылдың 17 қарашасы

2007 жылғы қарашаның 17-сі

17.11.2007

17.ХІ.07

2007 жылғы 17-інші қараша

Пікірімізді дәлелдеу үшін «Егемен Қазақстан» газетінің 2001 жылғы 20 шілдедегі нөмірінде реттік сан есімдердің берілуінен фактілер жинастырдық:

1. Газет 1919 жылғы 17 желтоқсаннан бастап шыға бастады.

4-үлгі

2. Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығы

Х.Кыврыкоглуды ІІ дәрежелі «Достық» орденімен наградтау туралы қаулы етемін:

1. Достық қарым-қатынастарды дамытуға қосқан елеулі үлесі, Қазақстан мен Түркия Қарулы күштері арасындағы ынтымақтастықты нығайтуға сіңірген еңбегі үшін Түркия Республикасы Қарулы Күштері Бас штабының бастығы Хусейн Кыврыкоглу ІІ дәрежелі «Достық» орденімен наградталсын.

2. Осы жарлық қол қойылған күнінен бастап күшіне енеді.