Методика проектування вхідних інформаційних повідомлень

Методика проектування може мати свої особливості залежно від того, розроблюють уніфіковані типові документи чи оригінальні документи, які будуть використовуватись на одному об’єкті.

Для уніфікації документації на основі обстеження документообігу, складу і змісту документів, які застосовуються, виконують такі роботи.

1. Складання і затвердження технічного завдання і методики уні-фікації документів.

2. Розробка проектів уніфікованої системи документації різних рівнів.

3. Дослідна перевірка чи дослідна експлуатація проекту системи (проектів форм документів).

4. Розробка остаточної редакції, погодження, затвердження уніфіко-ваної системи інформації (уніфікованих форм документів).

Порядок розробки, погодження, затвердження, впровадження стандартів, які входять до уніфікованої системи документації, а також внесення в них змін регламентуються ГОСТ 1.0–68, ГОСТ 1.2–68, ГОСТ 1.3–68, ГОСТ 1.11–75, ГОСТ 1.20–69, ГОСТ 1.21–68, а їх побудова, зміст і викладення — ГОСТ 1.5–68.

Сама методика проектування документів складається з чотирьох етапів з урахуванням усіх раніше розглянутих вимог.

1. Встановлення змісту кожного документа (склад атрибутів). Передбачає визначення складу атрибутів, які використовуються по кожній проблемній сфери, залежно від проблемної сфери, рівня управління, на якому використовуються документи, а також змісту результатної інфор­мації.

Із загального складу атрибутів обирають атрибути конкретної форми первинного повідомлення. При цьому особливу увагу приділяють постійним атрибутам і тим, які переносяться на машинний носій.

2. Розміщення атрибутів на полі документа за обраною формою побудови. Поле документа розбивається на зони, призначені для розміщення певних груп атрибутів, що мають, як правило, логічну залежність. Застосовують сполучення різних форм побудови: лінійну і табличну, лінійну та анкетну. Нарешті, дістаємо ескіз форми документа.

3. Проектування макета машинного носія. Цей етап наявний, якщо потрібно ув’язати між собою зміст машинного носія і первинного інформаційного повідомлення.

4. Виготовлення документа, тобто розрахунок бланка документа, уточнення в користувача і затвердження у відповідальних осіб. Потім виготовлення зразка документа відповідно до вимог стандартів для передачі в друкарню.

Раціональне проектування повідомлень передбачає скорочення кіль­кості атрибутів, їх розміщення в логічній послідовності, зручність для обробки і в користуванні, а також зменшення кількості як самих документів, так і їх кількості.

Є три етапи проходження документації: до обробки, в процесі обробки і після обробки. Для кожного з цих етапів потрібно розробити технологію його формування, передавання, обробки і зберігання, аби знати, хто що робить і за що відповідає на кожному з етапів.

Форма МРП № 19-10

ВИМОГА

Через кого замовив дозволив

П.І.Б.______________ ________________ _________________

Назва, сорт, профіль, розмір, марка_______________________

_____________________________________________________

Відпустив___________________ Отримав_________________

(підпис) (підпис)

Печатка

Контрольні запитання

1. Дайте поняття системи документації.

2. Що таке документ?

3. Яка класифікація форм вихідної інформації?

4. Яка методика проектування форм вихідної інформації?

5. Які загальні вимоги до проектування форм первинних документів?

6. Які ви знаєте форми побудови зон первинних документів?

7. Які існують види сполучень первинних і машинних документів?

8. Яка методика проектування вхідних інформаційних повідомлень?