Загальні вимоги до проектування форм первинних документів

Проектуванню форм вхідної інформації приділяється особлива увага. На цьому етапі можна скоротити обсяги даних, трудові витрати на збирання, реєстрацію, передавання і перенесення на машинні носії, значно підвищити вірогідність як вхідної, так і залежної від неї вихідної інформації.

Вхідна інформація ІС – це інформація, яка надходить до ІС у вигляді документів, даних, сигналів і потрібна для виконання функцій ІС.

Інформацію реєструють на уніфікованих і неуніфікованих, пристосованих і непристосованих документах для автоматизованої обробки. Неуніфіковані документи мають ряд недоліків:

послідовність атрибутів у документі не відповідає макету вхідного документа;

атрибути розкидані по полю документів;

відсутній ряд атрибутів, які необхідні для ефективної обробки інформації на ЕОМ;

різноманітність форм документів ускладнює чи виключає їх уніфіковану обробку.

Як наслідок, підвищується трудомісткість і тривалість обробки документів при перенесенні інформації на машинні носії.

В результаті застосування уніфікованих документів, які не мають цих недоліків, підвищується ефективність обробки інформації і перенесення її на машинні носії. Однак ці документи також мають певні недоліки:

дворазове занесення даних у первинний документ і на машинний носій;

застосування ручної праці на операціях перенесення інформації на машинний носій.

Документи класифікуються за такими ознаками:

1) характером відображення операцій: матеріальні (рух мате-ріальних цінностей); фінансові (касові й банківські операції); розрахункові;

2) місцем складання: внутрішні, зовнішні;

3) способом охоплення господарських операцій: разові, накопи-чувальні, зведені;

4) характером заповнення: одно- й багаторядкові, одно- й багатосторонні;

5) типізацією: типові (затверджені Міністерством статистики), інди­відуальні;

6) цінністю бланків: суворої звітності та ін.;

7) способом виготовлення: друкарський, за допомогою технічних засобів та ін.

Як до первісних інформаційних повідомлень, так і до документів висувають такі вимоги.

1. Форми документів мають відповідати вимогам стандартів УСД чи нормативно-технічних документів замовника.

2. Створення повідомлень потрібно обгрунтувати.

3. Форми повідомлень мають бути зручними для сприймання людиною і максимально пристосованими для автоматизованої обробки інфор­мації, яка в них є, містити інформацію у послідовності, яка полегшує заповнення, читання, обробку. Розміри рядків і граф повинні забезпечувати чіткість і зрозумілість усіх записів.

4. Враховувати принцип одноразового введення інформації.

5. Уніфіковані документи мають відповідати вимогам порів-няль­ності атрибутів і показників за змістом і назвою, їх взаємозв’язку при переході з одного рівня управління на інший, при обміні інформацією між різними інформаційними системами і органами управління.

6. Наявність у первісних інформаційних повідомленнях мінімуму атрибутів, достатнього для повного відображення події і отримання результатної інформації, яка виключає невиправдане дублювання інформації і показників, які можливо отримати розрахунком.

7. Форми документів повинні мати стандартні розміри, які перед-бачені вимогами ГОСТ 9327–60 (формат А3, А4, А5).

8. Атрибути, які переносяться на машинний носій, мають бути виділені потовщеними лініями 0,7 – 1,0 мм, розміщеними в послідовності такій, як і на машинному носієві.

9. Повідомлення мають бути уніфікованими і стандартизованими.

10. При розробці форм документів треба враховувати особливості конкретного друкуючого пристрою.

11. Для кожного розряду атрибута, по можливості, потрібно виділяти спеціальні клітини.

12. Доцільно проектувати документи на різних за кольором бланках.

13. Текстові графи необхідно розміщувати поряд з відповідними їм кодами.

14. Атрибути мають бути розміщені в такій послідовності: групові й довідкові постійні для документа, групові й довідкові змінні для документа, кількісні.