Тема 4. Документация и инвентаризация. Бухгалтерская отчетность

Документ — письменное доказательство, свидетельство. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции. К бухгалтерским документам предъявляются следующие требования: — записи должны производиться четко; — не допускаются помарки и подчистки; — не допускаются исправления в кассовых и банковских документах; —исправления в документах заверяются теми лицами, которые их подписывают.

На основании первичных документов делается запись в учетных регистрах: счетах, журналах и т. п. Совершающиеся в процессе деятельности предприятий хозяйственные операции разнообразны по своему содержанию. Этим обуславливается различие форм и содержание документов, которыми оформляются хозяйственные операции. Различия в документах вызываются также способами их оформления и последующей обработки в учетном процессе.

Форма первичного учета документа устанавливается предприятием (учреждением) самостоятельно на основе существующих типовых форм, рекомендованных органами государственного управления. При отсутствии таких форм или их частичной непригодности для учета отдельных операций форма документа проектируется предприятием (учреждением) самостоятельно.

Лица, составившие и подписавшие (подтвердившие другим законным способом) первичный бухгалтерский документ, несут ответственность за достоверность содержащихся в нем данных. Внесение поправок, не подтвержденных заново всеми участниками хозяйственной операции, подписавшими документ, не допускаются. В банковских и кассовых документах исправления не допускаются.

Порядок заполнения отдельных форм первичных бухгалтерских документов, составление сводов и отчетов, сроки их сдачи в бухгалтерию устанавливаются и доводятся каждому ответственному исполнителю на основе плана документооборота, в виде должностных инструкций.

Бухгалтерские документы различаются по назначению, объему отражаемых операций, способу использования.

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

К распорядительным документам относятся письменные распоряжения уполномоченных на это лиц на выполнение определенных хозяйственных операций: доверенности, чеки, распоряжения на оприходование груза и др. Распорядительные документы не подтверждают, что операция совершена, и не служат основанием для отражения ее в учете.

Исполнительные документы удостоверяют факт совершения операций, подтверждают их выполнение. К ним относится приемные и сдаточные акты, накладные, приходные ордера на поступившие материалы, счета, платежные требования на отпущенную продукцию и др.

По объему отражаемых операций документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы отражают факт совершения отдельных хозяйственных операций и впервые составляются в момент их совершения. К ним относятся акты выбытия и приемки основных средств, требования на отпуск материальных ценностей, платежные поручения и др.

Сводные документы представляют собой сводку ряда первичных документов и отражают операции, уже записанные в первичных документах. К ним относятся отчеты кассира, группировочные и расчетные ведомости и др. Они представляют первичную стадию группировки и обработки документации.

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

К разовым относятся документы, отражающие, как правило, одну хозяйственную операцию. Примером таких документов служат требования, кассовые ордера, накладные и др.

К накопительным относятся документы, в которых на протяжении определенного периода (суток, декады, и др.) отражаются однородные хозяйственные операции по мере их совершения. К ним относятся лимитные карты на отпуск материалов со склада предприятия, двухнедельные или месячные наряды на работу и др. Применение накопительных документов способствует резкому сокращению документации и сокращению расходов на учет.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются на том предприятии (организации, учреждении), где произошла (совершилась) хозяйственная операция (приходный кассовый ордер).

Внешние документы поступают от других предприятий, организаций (извне), например, платежное требование о перечислении денег за отпущенную продукцию.

Документация является основой учета. Поэтому от того как организован первичный учет и какое качество бухгалтерской документации зависят своевременность и точность отражения хозяйственных операций, последующее принятие управленческих решений и в конечном счете результаты деятельности предприятия.

Документ подтверждает акт совершения хозяйственной операции. Составление первичных документов, которое осуществляется в момент совершения операции, и их отражение на счетах осуществляется в соответствии с Положением о документах и документообороте, утвержденном Министерством финансов РБ. В этом Положении находит отражение и движение документов или документооборот.

Под документооборотом понимается движение документов от момента их оформления, оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их на хранение в архив. Правильно организованный документооборот обеспечивает своевременность и полноту учета хозяйственных операций, а также не допускает дублирования учетных данных.

Бухгалтерией устанавливается порядок оформления и контроля правильности выписки документов, количества выписываемых экземпляров и их назначение, сроки и порядок сдачи документов в бухгалтерию, способ последующего контроля их, обработки и хранения. Документооборот также регламентируется разрабатываемыми на предприятиях инструкциями по учету основных средств, материальных ценностей, выработки и заработной платы и др., которые должны быть известны всем заинтересованным работникам.

Соблюдение порядка документооборота облегчает планирование загрузки счетных работников и технических средств учета.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяются, таксируются, группируются и записываются в учетные регистры, а затем сдаются на хранение в архив.

Все документы проверяются по существу, форме и правильности арифметических подсчетов и вычислений. Проверка по существу заключается в выяснении соответствия хозяйственных операций, оформленных документами, действующему законоположению, правилам выполнения этих операций, нормам, сметам, плановым заданиям, а также их хозяйственной целесообразности. Проверка документов по форме преследует цель установить полноту и правильность заполнения всех реквизитов, подлинность подписей, а также четкость и ясность оформления. Проверка арифметических подсчетов и вычислений состоит в выяснении правильности записи цен, итогов, сумм и других арифметических действий, произведенных при оформлении документов.

Документы, оформленные с нарушением установленного порядка, возвращаются для соответствующего дооформления. Проверенные и принятые бухгалтерией документы содержат лишь количественную характеристику хозяйственных операций. Для отражения в бухгалтерском учете количественные сведения, содержащиеся в документах, необходимо показать в денежном выражении. Для этого и производится таксировка документов.

Таксировка документов — это расценка операций по движению материальных ценностей в денежном выражении. Таксировка производится работниками бухгалтерии на основании действующих на предприятии ценников на материалы, инструменты, топливо, запасные части и т.д.

После таксировки документы аналитическом и синтетическом учете. Группировка сводится к подбору однородных документов по содержанию хозяйственных операций, группам материалов, характеру.

Итоги по группам или отдельным документам записываются в накопительные ведомости.

Группировка документов — подготовительный процесс для отражения хозяйственных операций в учетных регистрах. Порядок записи операций в учетные регистры зависит от формы бухгалтерского учета. При журнально-ордерной форме учета предусматривается совмещение хронологической и систематической регистрации хозяйственных операций, чем достигается большая наглядность учетных данных и сокращение работ по учету. Кроме того, широко применяется совместное отражение операций в аналитическом и синтетическом учете.

По данным записей в учетных регистрах устанавливается корреспонденция счетов и отражаются операции по счетам синтетического учета.

В настоящее время таксировка, группировка и запись документов в учетные регистры осуществляются на предприятиях с помощью вычислительных машин. Бухгалтерия и другие отделы заводоуправления получают готовые сводки и отчетные формы, включая бухгалтерский баланс. Документы после их отражения в бухгалтерском учете сдаются в архив.

Все учетные показатели должны точно и правдиво отражать состояние средств, их источников и результаты хозяйственной деятельности. Основным условием и важнейшей предпосылкой реальности учетных сведений является своевременное, точное и полное отражение хозяйственных операций установленной документацией.

Между тем учетные данные иногда на соответствуют действительности. Основными причинами расхождений являются:

1. Естественные потери средств в процессе их хранения вследствие влажности воздуха, изменения температуры воздуха, отстоя, порчи их микробами, насекомыми или грызунами. Изменение веса или качества материалов, вызываемое этими явлениями, называют усушкой, раструской, распылом, привесом и т.д. Подобные изменения в состоянии средств не поддаются оформлению документами в текущем порядке.

2. Неточности и ошибки при приеме и отпуске средств из мест хранения просчеты, промеры, провесы и отпуск одноименных материалов другого размера или сорта, в результате которых действительный размер хозяйственных операций отклоняется от сведений, указанных в документах, а на складе образуются излишки, недостачи или пересортица средств.

3. Ошибка в учете, иногда возникающие из-за неправильности арифметических подсчетов и описок в первичных документах, а также неправильного отражения сведений из документов в аналитическом и синтетическом учете.

4. Неисправность технических средств (вычислительной периферийной техники, средств передачи данных, весоизмерительной аппаратуры и др).

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, их соответствия действительным остаткам средств предприятие, учреждение проводят инвентаризацию средств и расчетов; она выражается в установлении фактических остатков средств путем их взвешивания, счета или измерения во всех местах хранения с последующим сличением этих остатков с данными учета. та, при помощи которого осуществляется проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств (активов) и их источников (пассивов), выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждом из них, устанавливаются предприятием, учреждением, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно: -при смене собственника или изменении статуса юридического лица (передача в аренду, выкуп, преобразование в акционерное общество и т.п.); -при ликвидации предприятия (учреждения) перед составлением ликвидационного баланса; -перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме инвентаризации имущества, которая проводилась на ранее 1 октября) -при смене материально ответственных лиц ( на день приемки передачи дел ); -при установлении фактов хищений, порчи или других злоупотреблений или утраты имущества по другим причинам (пожар, стихийное бедствие); -по решению суда.

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, библиотечных фондов один раз в пять лет.

В зависимости от полноты охвата средств предприятия различают полную или частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает всю совокупность средств хозяйства. Она проводится обязательно не реже одного раза в год по состоянию средств на дату, близкую к концу отчетного года. С целью рассредоточения работ по инвентаризации установлены разные сроки ее проведения.

Частичная инвентаризация охватывает какую-либо часть средств хозяйства. Например, только денежных средств в кассе, материалов на определенном складе или во всех местах хранения, незавершенного производства и т.д. Частичная инвентаризация проводится систематически на протяжении всего года с целью проверки работы материально-ответственных лиц, сохранности материальных ценностей, а также проверки правильности учетных данных. Периодичность инвентаризации определяется характером средств, скоростью их оборота в производстве, методом учета производственных расходов и другими условиями.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внезапные (внеплановые).

Плановые это инвентаризации, проводимые в установленные планом сроки. Например, полная годовая инвентаризация всех средств хозяйства, частичные инвентаризации незавершенного производства, расчетов с финансовыми органами, с вышестоящей организацией, а также с подразделениями предприятия, выделенными на самостоятельный баланс, и т.д. Сроки инвентаризации устанавливаются исходя из целесообразности и возможности лучшего проведения.

Внезапные — это внеплановые инвентаризации. Они проводятся обязательно при смене материально ответственных лиц, после стихийных бедствий ( пожара, наводнения и т.п.), а также по требованию ревизора, производящего документальную ревизию, следственных и контрольных органов. Внезапная инвентаризация проводится и при смене руководителя предприятия. К внезапным инвентаризациям относятся ежемесячная инвентаризация денежных средств, ценностей и бланков строгой отчетности, выборочная инвентаризация остатков материалов и других средств.

Порядок проведения и оформления инвентаризации определяется Положением по инвентаризации, утвержденным МФ РБ.

Проводит инвентаризацию инвентаризационная комиссия. До начала инвентаризации ведутся подготовительные работы. Так, при инвентаризации материальных ценностей бухгалтерия выводит остатки по всем счетам на день инвентаризации; материально ответственные лица дают расписки о сдаче всех приходных и расходных документов в бухгалтерию и др.

Инвентаризация материальных ценностей проводится технически путем пересчета, взвешивания и обмера, сверки фактического наличия с данными учета. В результате составляется инвентаризационная опись, в которой указываются наименование, количество и стоимость материальных ценностей по их фактическим остаткам в местах хранения.

Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии. На каждой из них материально ответственное лицо дает расписку следующего содержания: "Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проведены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензии к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении".

По окончании инвентаризации описи передаются в бухгалтерию для сопоставления фактических остатков средств с остатками их по данным учета. В случае расхождения (т.е. при наличии недостачи или излишков) материально ответственные лица дают письменные объяснения возникновения недостач или излишков.

Техника инвентаризации отдельных видов средств имеет определенные особенности. Основные средства осматриваются комиссией в натуре и записываются в инвентаризационную опись с указанием полного наименования, назначения и инвентарного номера объекта. При выявлении объектов, не числящихся в учете, в описях указываются технические показатели по этим объектам, их назначение и оценка по современной стоимости воспроизводства, износ по техническому состоянию. К описи прилагается акт на оценку и износ объекта.

Каждый объект записывается в опись под наименованием, отражающим его назначение. В случаях, когда в результате восстановления, реконструкции, расширения или переоборудования назначение объекта изменилось, он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению. Изменения объекта в результате капитальных работ или частичной ликвидации, не отраженные в учете, указываются в инвентаризационной описи и определяется стоимость произведенных изменений.

Постройки и сооружения, непригодные к эксплуатации, записываются в отдельные описи. Машины, оборудование и силовые установки вносятся в инвентаризационные описи каждая отдельно, а однородные предметы ( по типу, конструкции и т.п.) по группам, с указанием их количества. Объекты, которые в момент инвентаризации будут находиться вне предприятия (автомашины, и т.д.), инвентаризуются до момента их выбытия.

Сырье, готовая продукция, товары на складах и прочие материальные ценности записываются в описи отдельно по каждому наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, сорта и количества. На негодные или испорченные ценности, обнаруженные при инвентаризации, составляются соответствующие акты с указанием характера, степени и причины порчи, а также виновных лиц, допустивших порчу.

Инвентаризация товаров и материалов, находящихся в пути, заключается в тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на соответствующих счетах. Остатки сумм на счетах должны подтверждаться соответствующими документами. Товары и материалы, хранящиеся на складах других организаций, записываются в описи на основании документов, подтверждающих сдачу их на ответственное хранение, с указанием даты принятия груза на хранение, места хранения, номера и даты документов.

До начала инвентаризации незавершенного производства производятся подготовительные работы: сдача ненужных материалов и готовых деталей на склад, разбраковка и удаление негодных деталей и отходов, подготовка деталей к пересчету. Описи составляются отдельно по каждому цеху с указанием наименования заделов, количества и степени готовности.

В описи незавершенного производства не включаются: выявленные при инвентаризации бракованные детали, которые оформляются актом и сдаются в изолятор брака, и остатки неиспользованных сырья и материалов, полуфабрикатов. Последние записываются в отдельных описях.

Инвентаризация денежных средств, ценных бумаг и документов строгой отчетности производится путем полистного их пересчета.

Инвентаризация кассы оформляется актом, в котором указывается дата, состав комиссии, место нахождения ценностей, остаток их в натуре и по данным учета на день инвентаризации. Если обнаружена недостача или излишек ценностей, в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Излишки наличных денег в кассе государственных предприятий вносятся в доход бюджета в течение трех дней с момента их выявления. Инвентаризация ценных бумаг и облигаций производится по отдельным их видам с указанием в акте названия, номеров и серий купюры и общей суммы.

Инвентаризация расчетов с банками по кредитам, с бюджетом, рабочими и служащими, дебиторами и кредиторами и т.п. заключается в выявлении по документам остатков и тщательной проверке сумм, числящихся на соответствующих счетах. Комиссия устанавливает реальность задолженности и сроки ее возникновения, а при пропуске сроков исковой давности и виновных в этом лиц.

Проверка реальности задолженности проводится обеими сторонами: дебитором и кредитором. С этой целью бухгалтерия заранее обменивается с ними выписками из лицевых счетов. Выписки предъявляются инвентаризационной комиссии для подтверждения реальности задолженности. Затем выписки посылаются предприятиями-кредиторами предприятиям-дебиторам. Последние обязаны в течение 10 дней со дня получения их подтвердить остаток или сообщить свои возражения. На счетах расчетов с дебиторами и кредиторами должны остаться только согласованные суммы задолженности. Исключение составляют отдельные случаи, когда до конца отчетного периода не удалось устранить возникшие разногласия или расшифровать невыясненные расхождения. В этом случае расчеты с дебиторами и кредиторами показываются каждой стороной в своем балансе в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых правильными.

При инвентаризации расчетов с рабочими и служащими должны быть выявлены суммы, подлежащие отнесению на счет депонентов. Комиссия должна установить:

1) тождественность расчетов с банками, структурными подразделениями предприятия, выделенными на самостоятельный баланс, и с вышестоящими организациями. Наличие в балансе неурегулированных сумм рассматривается как неправильное составление баланса;

2) предъявлен ли иск на взыскание не инкассируемой через банк дебиторской задолженности;

3) сумма задолженности по недостачам, растратам и хищениям и меры, принятые к ее взысканию;

4) сумма кредиторской и депонентской задолженности, по которым истекла исковая давность.

Результаты инвентаризации расчетов оформляются актом. В нем указываются наименование проинвентаризованных счетов и по каждому счету суммы несогласованной задолженности, безнадежных долгов, а также задолженности, по которой истекла исковая давность. К акту прилагается справка, где по каждому виду задолженности указывается и адрес должника, сумма задолженности, за что числится задолженность, с какого времени и на основании каких документов.

После инвентаризации бухгалтерия сопоставляет выявленные остатки средств с остатками их по учету. Сопоставление производится в сличительных ведомостях, куда из инвентаризационных описей заносятся фактические остатки, а из учетных регистров данные бухгалтерии о средствах, по которым установлены расхождения. Остальные ценности показываются общей суммой.

Стоимость остатков в сличительных ведомостях показывается по ценам, принятым в учете.

Излишки и недостачи, выявленные инвентаризацией, рассматриваются комиссией. По всем недостачам, излишкам и потерям из-за пропуска сроков исковой давности по дебиторской задолженности инвентаризационная комиссия получает письменные объяснения соответствующих работников, выясняет причины их. Комиссия выносит предложения о порядке регулирования разниц и намечает мероприятия по устранению излишков и недостач в дальнейшем. Решение инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, который утверждается руководителем предприятия.

Выявление при инвентаризации и других проверках расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке зачисляют на увеличение прибыли отчетного года;

убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя предприятия, учреждения соответственно на издержки производства или обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;

недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц или за счет страхового возмещения. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются за счет прибыли или резервных фондов.

Бюджетные организации результаты инвентаризации относят на уменьшение (увеличение) бюджетного финансирования или внебюджетных источников в зависимости от того, за счет каких источников приобретались средства, недостачи (излишки) которых обнаружены при инвентаризации.

Методика и техника проведения инвентаризации постоянно совершенствуется благодаря развитию учета в целом и его технической базы. Применение современной компьютерной техники для ведения учета, исключают несанкционированный доступ к учетным данным, повышают контрольность и аналитичность учетной информации и тем самым значительно снижают излишки и недостачи. Это, в свою очередь: уменьшает объем и частоту проведения инвентаризаций, а значит и использование этого метода бухгалтерского учета.

В связи с широким применением различных видов вычислительной техники возник целый ряд расхождений между фактическими и учетными данными. Одни из них объективны за счет недостаточного уровня техники, другие субъективны ( низкий уровень квалификации оперативных работников, бухгалтеров-операторов и др.), третьи имеют преднамеренный характер. Изложенное требует анализа данных инвентаризации и на основании этого проведения в зависимости от характера, причин и виновников полученных расхождений тематически.

Бухгалтерская отчетность представляет собой совокупность форм отчетности, характеризующих имущественное и финансовое положение предприятия за отчетный период в удобной и понятной форме. Она базируется на обобщении данных бухгалтерского учета и является информационным звеном, связующим предприятия с их партнерами-пользователями информации о деятельности предприятия.

Министерство финансов Республики Беларусь разрабатывает и утверждает отчетные формы бухгалтерской (финансовой) отчетности и методические указания по их заполнению.

Бухгалтерская отчетность организаций (за исключением некоммерческих организаций, не осуществляющих предпринимательскую деятельность и не имеющих, за исключением выбывших активов, оборотов по реализации товаров, выполнению работ, оказанию услуг) за квартал и год состоит из:

бухгалтерского баланса;

отчета о прибылях и убытках;

отчета об изменении капитала;

отчета о движении денежных средств;

пояснительной записки.

Бухгалтерская отчетность некоммерческих организаций, не осуществляющих предпринимательскую деятельность и не имеющих, за исключением выбывших активов, оборотов по реализации товаров, выполнению работ, оказанию услуг (далее – некоммерческие организации), за год состоит из:

бухгалтерского баланса;

отчета о прибылях и убытках;

отчета о целевом использовании полученных средств.

4. Бухгалтерская отчетность организаций за месяц состоит из бухгалтерского баланса.

Годовая отчетность представляется:

- собственникам (учредителям, акционерам) или их представителям (министерствам, ведомствам);

- инспекциям Министерства по налогам и сборам;

- учреждениям банков (при пользовании их кредитами);

- другим государственным контролирующим органам.

Годовая отчетность банков, страховых организаций, акционерных обществ, организаций с иностранными инвестициями подтверждаться аудиторскими проверками и сопровождается аудиторским заключением о достоверности годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.

До составления годовой бухгалтерской (финансовой) отчетность должна быть проведена большая подготовительная работа:

инвентаризация всех видов хозяйственных средств и их исков и отражение в учете результатов инвентаризации;

переоценка основных средств и других материальных ценностей (по распоряжению правительства);

проверка полноты отражения за отчетный период всех хозяйственных операций;

проверка тождества (равенства) данных аналитического и данным синтетического учета;

подсчет оборотов и сальдо за декабрь и за весь год по синтетическим счетам, т.е. составление оборотной (оборотно - сальдовой) ведомости.

изучение инструкций, методических указаний по заполнению отчетных форм и их взаимной сверки.

Бухгалтерский баланс заполняется на основе остатков по синтетическим счетам основного регистра бухгалтерского учета - Главной книги или оборотной ведомости. Счета, имеющие дебетовое сальдо, записываются в активе баланса, а кредитовое сальдо - в пассиве.

В качестве отчетной формы баланс заполняется в тысячах рублей. Годовой баланс показывает сумму стоимости хозяйственных средств и источников их формирования на начало и конец отчетного года.

В отчете о прибылях и убытках отражается за отчетный год и за прошлый год (для сравнения и анализа) выручка от реализации продукции, товаров, работ, услуг; расходы по реализации; себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг; прибыль от реализации; операционные доходы и расходы; внереализационные доходы и расходы; прибыль (убыток) отчетного года; использование прибыли; налоги на прибыль; нераспределенная прибыль (убыток) отчетного года.

Отчет о целевом использовании полученных средств отражает за отчетный и прошлый год: поступление взносов, благотворительной помощи, доходов от предпринимательской деятельности, расходы на целевые мероприятия, на содержание аппарата, на ремонт основных Средств, приобретение внеоборотных активов. Данный отчет представляют только некоммерческие организации.

Отчет об изменении капитала отражает состояние и движение источников собственных средств (остатки на начало года, начислено в отчетном году, перечислено в отчетном году, остатки на конец года): уставного капитала, (счет 80), резервного капитала (счет 82), нераспределенной прибыли (счет 84), резервов предстоящих расходов (счет 96), целевого финансирования (счет 86) и др.

Отчет о движении денежных средств отражает остатки денежных средств на начало года, поступление денежных средств (выручка от реализации, безвозмездное поступление, кредиты и займы и др.), расходование денежных средств (на оплату труда, на финансовые вложения, на расчеты с бюджетом и др.) и остатки денежных средств на конец года.

В пояснительной записке чаще всего объясняются причины негативных влияний на показатели хозяйственной деятельности, наиболее значимее результаты работы организации (предприятия), динамика основных экономических показателей в работе предприятия за отчетный год.

Составлению отчетности должна предшествовать значительная подготовительная работа, осуществляемая по заранее составленному специальному графику. Важным этапом подготовительной работы составления отчетности является закрытие в конце отчетного периода всех операционных счетов: калькуляционных, собирательно-распределительных, сопоставляющих, финансово-результативных. До начала этой работы все бухгалтерские записи должны быть отнесены на синтетические и аналитические счета (включая результаты инвентаризации), проверена правильность этих записей.

Приступая к закрытию счетов, следует иметь в виду, что организации, занимающиеся производством и реализацией продукции, являются сложными объектами учета и калькулирования себестоимости продукции, так как их продукция используется по разным направлениям. Различные подразделения таких организаций (в том числе и вспомогательные производства) оказывают взаимные услуги друг другу. При взаимном использовании продукции и услуг невозможно во всех случаях отнести на все объекты калькуляции фактические затраты, т.е. какая-то часть затрат по некоторым объектам калькуляции организации должна отражаться в плановой оценке. В этих условиях важное значение имеет обоснование последовательности закрытия счетов.

Данные на начало года вступительного баланса должны соответствовать данным на конец года баланса за предыдущий год. При этом изменения в бухгалтерской отчетности, относящиеся как к текущему, так и к прошлому году (после ее утверждения), производятся в отчетности, составляемой за отчетный период, в котором были обнаружены искажения ее данных. Исправления ошибок в бухгалтерской отчетности подтверждаются подписью лиц, ранее ее подписавших, с указанием даты исправления.

Не менее важное значение при подготовке к составлению финансовой отчетности имеет такая процедура, как реформация баланса.

Под реформацией баланса понимают списание прибыли, полученной за отчетный год. Реформацию проводят 31 декабря после отражения в учете последней хозяйственной операции в определенной последовательности:

1) сначала закрывают счета, на которых в течение отчетного года учитывались доходы, расходы, финансовые результаты деятельности организации (счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности», 91 «Прочие доходы и расходы»);

2) далее финансовый результат за отчетный год включают в состав нераспределенной прибыли или непокрытого убытка в зависимости от его значения. Для этого сальдо по субсчетам 90-1 и 91-1 переносят на счет 99 «Прибыли и убытки». Последней записью отчетного года счет 99 закрывается на счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

Бухгалтерская отчетность составляется предприятиями, организациями и учреждениями по итогам работы за отчетный год. Отчетным годом для всех организаций является календарный год – с 1 января по 31 декабря включительно.

После составления и представления бухгалтерской финансовой отчетности проводится отчетное собрание организации по итогам прошедшего года с участием всех акционеров и собственников. Данное собрание утверждает бухгалтерскую финансовую отчетность, результаты финансово-хозяйственной деятельности организации и определяет конкретные меры, необходимые в целях дальнейшего развития организации.

В случае образования положительного финансового результата собрание акционеров и собственников организации решает, в какой пропорции и в какой последовательности использовать полученную прибыль. Прибыль может быть направлена:

на выплату дивидендов или процентов владельцам организации;

на формирование резервов предстоящих расходов и платежей;

на осуществление инвестиционных вложений, реальных и финансовых;

на создание резервного фонда;

на покрытие убытков от предыдущей хозяйственной деятельности организации;

на оказание спонсорской и благотворительной помощи другим организациям и разным физическим лицам;

на формирование фонда накопления и потребления.

Если же организация получила по итогам хозяйственной деятельности за отчетный период отрицательный финансовый результат, т.е. убыток, владельцами организации совместно с управленческим персоналом устанавливаются причины убыточности и определяются меры по его устранению в ближайшей перспективе. В этих целях необходим тщательный и детальный анализ деятельности организации в целом и отдельно по каждому структурному подразделению (участку). Основными мерами устранения убыточности и повышения эффективности управления ресурсами служат:

ускорение оборачиваемости производственных запасов, товаров и дебиторской задолженности;

совершенствование кредитной политики, ужесточение условий расчетов и взыскания просроченной задолженности;

сокращение непроизводительных расходов;

обеспечение сбалансированности денежных притоков и оттоков организации, синхронности их движения;

контроль за расходованием текущих и капитальных расходов и др.

Срок представления годовой бухгалтерской отчетности организациями установлен не позднее 1 апреля следующего за отчетным года, а квартального - не позднее 30 дней после окончания отчетного периода.

Днем представления бухгалтерской финансовой отчетности считается дата отправки почтового отправления с описью вложения, либо дата ее отправки по телекоммуникационным каналам связи, либо дата фактической передачи ее по принадлежности.

Годовая бухгалтерская финансовая отчетность организации является открытой для заинтересованных пользователей: банков, инвесторов, кредиторов, покупателей, поставщиков и др. Они могут знакомиться с годовой бухгалтерской финансовой отчетностью организации и получать ее копии с возмещением расходов на копирование.

Контрольные вопросы по теме:

1. Что такое бухгалтерский документ?

2. Классификация документов.

3. Что такое документооборот?

4. Опишите порядок проведения инвентаризации и отражение ее результатов в бухгалтерском учете.

5. Охарактеризуйте содержание и использование бухгалтерской отчетности предприятия.