Системна організація проекту. Етапи проекту

Системна організація проекту полягає в розбитті проекту на фази, етапи і процеси. Таким чином, досягається спрощення процесу управління проектом за рахунок виділення більш простих складових, за якими управлінські дії можуть здійснюватися менеджером менш високої кваліфікації. Систематизація і спрощення робіт дозволяють корінним чином змінити вплив ризиків на проект, оскільки дозволяють менеджеру проекту системно проводити аналіз джерел ризиків та ідентифікацію ризиків і надає процедурі протидії ризиковим подіям системність і цілісність.

Будь-який проект проходить чотири фази розвитку (життєвий цикл): початкова фаза, розробка, реалізація, завершення. Якщо будь-яку з цих фаз представити у якості самостійного проекту, то кожен такий проект, у свою чергу, буде мати ті ж чотири фази. Таке розбиття дозволяє виділити самостійні завдання, які мають тимчасові рамки, обмежені фінансовими та матеріальними ресурсами. Керівник проекту повинен добре розуміти цілі, що досягаються на кожній з цих фаз. Так на початковій фазі розробляється концепція проекту, здійснюється збір вихідних даних, уточнюються цілі роботи, обмеження, визначаються необхідні ресурси, проводиться порівняння альтернатив. На фазі розробки проект готується до реалізації: призначається керівник проекту, формується команда проекту, розробляється структура проекту, плануються основні роботи, визначаються необхідні ресурси, готуються календарні плани, кошторис і бюджет проекту, організується виконання базових проектних і досвідно-конструкторських робіт за проектом. На фазі реалізації, як випливає з назви, виконуються основні роботи проекту. На завершальній фазі забезпечується закриття проекту.

Однак, можуть бути й інші способи розбиття проекту на етапи. Так, у проектах реструктуризації підприємств часто виділяються такі великі етапи: аналіз ситуації, вироблення пропозицій, реалізація пропозицій.

Під час створення складної технічної системи управління підприємством робота може бути розбита на наступні етапи.

1. Передпроектні дослідження. На етапі передпроектних досліджень проводиться:

• обстеження підприємства;

• оцінка можливості створення системи;

• збір даних;

• опис існуючих систем та їх аналіз;

• збір пропозицій щодо створення системи, складу підсистем, розробка компонентів системи;

• формування технічних вимог до функцій і структури системи;

• вивчення видів забезпечення.

2. Технічне завдання. Здійснюється розробка, узгодження та затвердження. Є вихідним і обов'язковим елементом для створення, приймання і здачі системи і повинно містити всі вихідні дані та вимоги, необхідні для створення системи. ТЗ розробляє Виконавець з урахуванням результатів передпроектних досліджень.

Технічне завдання містить розділи:

• найменування і область застосування системи;

• підстава для створення;

• характеристика об'єктів проектування - відомості про призначення, склад, умови застосування об'єкта, що розробляється;

• мета і призначення - мета створення системи, призначення і критерій ефективності функціонування;

• характеристика процесу проектування (розробки, створення) - наводяться загальний опис процесу розробки, вимоги до вхідних і вихідних даних;

• вимоги до системи в цілому, до складу підсистем, до включення до складу раніше створених підсистем і компонентів;

• вимоги до взаємозв'язку з іншими системами, видами забезпечення;

• вимоги до можливості розвитку;

• техніко-економічні показники - оцінка витрат на створення системи, джерела економії, очікувана ефективність від застосування системи, вимоги до техніко-економічних показників об'єкта, які будуть досягнуті в результаті функціонування системи;

• стадії та етапи - стадії створення, черговість введення в дію, етапи по стадіях, терміни виконання робіт та виконавці;

• перелік документації, що пред’являється після закінчення стадії;

• обсяги робіт відповідно до діючих нормативно-технічних та методичних документів;

• порядок випробувань і введення в дію;

• джерела розробки - перелік науково-дослідних, дослідно-конструкторських і експериментальних робіт, нормативних документів, методичних матеріалів, що використаються при створенні системи;

• додатки - таблиці, схеми, розрахунки, бібліографія, обґрунтування, докази.

3. Технічна пропозиція. Здійснюється вибір та обґрунтування оптимального варіанту, відбувається узгодження та затвердження технічної пропозиції.

Метою технічної пропозиції (ТП) є вибір оптимальних варіантів системи, що враховують вимоги ТЗ. Під час розробки ТП виконуються наступні роботи: аналіз виробничих процесів, виявлення можливих варіантів структури, вибір раціонального варіанта структури, техніко-економічне обґрунтування варіанта, складання додаткових в порівнянні з ТЗ вимог, уточнення вимог до змісту робіт на подальших стадіях.

Технічна пропозиція містить розділи:

• загальні положення (мета розробки ТП, найменування і дата затвердження ТЗ, призначення і область застосування системи, опис об'єкта проектування - основні складові елементи проектування, їх взаємозв'язок, схема розподілу, результати аналізу об'єкта, характеристику і аналіз варіантів структури системи з виділенням підсистем і компонентів і зв'язків між ними, пропозиції з використання існуючих підсистем, компонентів і пристроїв);

• обґрунтування і опис вибраного варіанта з вказівкою взаємодії підсистем і компонентів і функцій, що виконуються ними;

• техніко-економічне обґрунтування (основні техніко-економічні показники створюваної системи);

• пропозиції щодо змісту та організації робіт на наступних стадіях (уточнені в порівнянні з ТЗ данні щодо черговості та змісту робіт).

4. Ескізний проект. На етапі ЕП розробляються принципові рішення щодо створення системи і документації, узгоджується і затверджується ескізний проект.

Ескізний проект містить:

• основні рішення по взаємодії створюваної системи з іншими системами;

• основні технічні рішення по структурі підсистем, розробку питань функціонування підсистем на рівні компонентів;

• опис вихідних даних на розробку компонентів підсистем.

5. Технічний проект. Розробляються остаточні рішення по створенню системи, відбувається узгодження і затвердження технічного проекту.

На стадії Технічного проекту виконуються роботи:

• прийняття рішень щодо процесу проектування з забезпеченням взаємодії і сумісності процедур;

• отримання остаточної схеми функціонування системи;

• розробка структури і складу підсистем;

• отримання остаточної структури всіх видів забезпечень;

• вибір математичних моделей об'єкта проектування і його елементів;

• розробка алгоритмів проектних операцій;

• формування загальносистемного програмного забезпечення;

• розрахунок продуктивності і вибір режимів роботи засобів технічного забезпечення;

• визначення вимог до подання вихідних даних, результатів проектування та проектних документів;

• оформлення і затвердження сукупності документів, що складають технічний проект.

Технічний проект включає наступні документи:

• відомість;

• пояснювальна записка;

• схеми процесів проектування;

• схеми підсистем і засобів забезпечення;

• специфікація компонентів всіх видів забезпечення;

• кошторис витрат на створення системи;

• ТЗ на розробку співвиконавцями окремих компонентів;

• розрахунок очікуваних техніко-економічних показників.

6. Робочий проект. Розробляється робоча документація. На стадії РП проводиться:

• розробка детальної структури системи, її підсистем, взаємозв'язку з іншими системами та її уточнення;

• розробка структурних схем процесів;

• розробка документації для монтажу, настройки та експлуатації системи;

• створення проектів програм і методик випробувань і дослідної експлуатації;

• оформлення та затвердження. У Робочому проекті міститься:

• відомість РП;

• пояснювальна записка;

• специфікація - перелік підсистем, специфікації видів забезпечень;

• документація технічного забезпечення - специфікація, комплект конструкторських документів;

• документація інформаційного забезпечення - специфікацію, опис бази даних, інструкція по її заповненню, інструкція щодо введення масиву даних;

• документація програмного забезпечення - специфікація, тексти програм, порядок та методика випробувань;

• програма і методика досвідченого функціонування системи і підсистем, дані забезпечують отримання і перевірку проектних рішень, виявлення причин збоїв, показників якості функціонування системи і підсистем;

• комплект експлуатаційних документів.

7. Виготовлення, налагодження, випробування. Виготовляються та налагоджуються компоненти системи, здійснюється підготовка до введення в дію. Виконуються роботи:

• підготовка організації до введення в дію системи, включаючи навчання персоналу;

• виготовлення та налагодження компонентів системи на машин них носіях;

• монтаж, налагодження та випробування системи і підсистем;

• організація робіт з оформлення та затвердження актів здачі компонентів системи;

• проведення досвідченого функціонування системи (перевірка працездатності та взаємодії підрозділів організації з підсистемами системи, виявлення несправностей і відмов, визначення фактичних техніко-економічних показників системи і коригування документації, усунення дефектів, оформлення протоколу);

8. Введення в дію. Проводиться дослідне функціонування та приймання випробування системи. Виконуються роботи:

• приймальні випробування (оцінка якості розробки системи, перевірка готовності організації до промислового функціонування системи, оцінка якості досвідченого функціонування, перевірка документації на систему);

• введення в дію системи (оформлення та затвердження протоколу досвідченого функціонування та акта приймання системи в промислове функціонування);

• коректування, доопрацювання та випуск експлуатаційних документів;

• промислова експлуатація та розвиток системи.

Інвестиційний проект може бути розбитий на фази (етапи):

1. Передінвестиційне дослідження.

2. Інвестиційна фаза.

3. Експлуатаційна фаза.

У свою чергу, кожна з фаз може бути розбита на підетапи. Для передінвестиційних досліджень розбиття може бути наступним:

1.1. Дослідження можливостей здійснення проекту. Етапи роботи:

• консультації з експертами;

• формування попереднього переліку потенційних учасників проекту з їх короткою характеристикою;

• підтримкові дослідження - уточнення технологічних, технічних та інших питань;

• юридичне забезпечення (податки, пільги), державна підтримка, ставлення місцевої адміністрації

1.2. Підготовчі або передпроектні дослідження. Етапи роботи:

• пошук і відбір можливих учасників проекту;

• проведення попередніх переговорів з потенційними учасниками проекту;

• формування таблиці переваг і вибір учасника проекту;

• підготовка техніко-економічного обґрунтування;

• офіційна згоду керівництва підприємства щодо участі в інвестиційному проекті (умови спільної роботи, особливості, можливі пільги інвестору).

1.3. Оцінка здійсненності або техніко-економічне походження. Етапи роботи:

• проведення маркетингових досліджень;

• матеріальні витрати (потреби, ціни та умови поставки сировини, допоміжних матеріалів та енергоносіїв);

• вибір технологій, специфікація обладнання і умови його постачання, обсяги будівництва;

• аналіз можливостей збуту своєї продукції, конкурентне середовище, перспективна програма продажів і номенклатура продукції, цінова політика;

• вибір фінансової схеми проекту;

• розроблення бізнес-плану;

• організація роботи з оцінки ефективності проекту (підготовка вихідних даних, виконання попередніх розрахунків, виявлення «вузьких місць» проекту, аналіз отриманої інформації, оцінка ефективності інвестицій та оцінка ризику);

1.4. Організаційна стадія. Етапи роботи:

• юридичне оформлення проекту (реєстрація підприємства, оформлення контрактів і т.п.);

• організація підприємства;

• емісія акцій та інших цінних паперів;

• вибір постачальників сировини та обладнання;

Розбиття проекту на етапи, фази, кожен з яких закінчується зрозумілим результатом, є найбільш простим засобом зменшення ризиків реалізації складного проекту.