Режим просмотра документа (Вид)

1. Нормальный режим. Устанавливается по умолчанию. В нем производится набор текста, редактирование, форматирование. Выбирается через меню Вид, Нормальный (обычный).

2. Режим разметки страницы. Вид, в котором текст выводится на печать, реальное расположение рисунков, таблиц, сносок и т.д. Выбирается через меню Вид, Разметка страницы.

3. Режим Структура.

Можно просматривать, создавать, изменять структуру документа (иерархию заголовков и соответствующих им разделов). При переносе заголовка, соответствующий ему текст автоматически переносится. Выбирается через меню Вид->Структура.

В каждом из режимов можно менять масштаб документа (Вид->Масштаб).

Вычисляемые таблицы

Чтобы вставить в ячейку формулу: Таблица->Формула. В формулах используются ссылки на адреса ячеек. Перед формулой ставится знак =

Адрес ячейки: строки - нумеруются цифрами,

столбцы - буквами английского алфавита в алфавитном порядке.

Группа ячеек (диапазон) обозначается через:

В3 : С3

Курсор должен находится в ячейке, где будет результат

Пример = В2 - (В3 + С4)

= SUM (LEFT) - сумма ячеек, слева от текущей.

= SUM (ABOVE) - над текущей.

Клавиши Shift + F9 - выводят формулы в выделенных ячейках и наоборот.

Создание диаграмм по данным таблиц

1) Выделить таблицу.

2) Меню->Вставка->Обьект.

3) Выбирается Тип Объекта (диаграмма Microsoft Graph).

4) Задаётся вид диаграммы, заголовки, подписи.

Словари

Существует несколько типов словарей для проверки орфографии и терминологии:

1.Стандартный - представлен в виде файла MSSP2_XX.LEX, где ХХ- символы страны.

Например: MSSP2_RU. LEX- словарь русского языка.

MSSP2_AM. LEX - английский.

Т.е. можно проверять тексты, написанные на разных языках.

2. Словарь исключений - создается пользователем для коррекции смысловых ошибок. Автоматически используется вместе со стандартным словарем.

Создать словарь исключений:

- выбрать меню Файл->Создать.

- ввести необходимые слова, нажимая после каждого слова Enter.

- Файл->Сохранить как.

- в диалоговом окне выбрать подкаталог MSAPPS\ PROOF в каталоге Windows.

- имя файлу дать такое же как и основному словарю ( MSSP2_RU ) но с расширением exc.

- в поле «тип» выбрать «только текст».

3. Словарь пользователя - включаются специальные термины (по химии, физике и т.п.) Правильными считаются слова, написанные точно так же как в словаре (учитываются также строчные или прописные буквы)

Создание словаря пользователя:

- Меню Сервис->Параметры.

- выбрать вкладку Орфография (правописание – для 7.0).

- нажать кнопку Словари->Создать.

- в диалоговом окне ввести имя файла с расширением dic. (например phisic dic).

- ОК.

В диалоговом окне Параметры в группе Словари пользователя появится имя словаря. Чтобы его использовать в процессе набора текста, щелкнуть мышью на его названии. Слова в словаре должны располагаться в алфавитном порядке, каждое слово - на отдельной строке.

Для редактирования словаря:

- меню Сервис->Параметры->Орфография.

- выбрать нужный файл

- кнопку Изменить.

К часто повторяемым в тексте словам, Word предлагает выбор синонимов: курсор внутри слова, меню Сервис->Синонимы или Shift +F7, контексно-зависимое меню.

Автотекст

Любому фрагменту текста (таблица, рисунок) можно дать уникальное имя и повторять его нужное количество раз:

Создать автотекст:

- выделить нужный фрагмент

- меню Вставка->Автотекст, или выбрать на панели инструментов кнопку Автотекст

- ввести имя

- кнопка «Добавить»

Вставка автотекста:

- Вставка->Автотекст

- выбрать нужное имя

- кнопка «вставить»

Автозамена

Автоматическое исправление типичных ошибок. Меню Сервис->Автозамена.

В открывшемся окне можно задать опции: исправлять одинарные кавычки на двойные, исправлять первую букву предложения на заглавную.

Чтобы зарегистрировать замену часто вводимых ошибок:

- Сервис, Автокоррекция

- ввести «что заменить» и «на что»

- кнопка «Добавить»

Автозамена заменяет текст автоматически при переходе на новую строку, в отличие от автотекста.

Шаблоны

В WORD существует набор стандартных бланков (шаблонов) для создания типовых документов. Можно пользоваться готовыми шаблонами, можно создавать свои. При использовании готовых шаблонов при создании Файл->Создать выбирается имя шаблона или Мастер, затем заполняется готовый бланк.

Наиболее часто используемые Мастера:

- Мастер расписаний (Agenda Wizard)- расписание встреч, переговоров.

- Мастер писем (Letter Wizard) - деловое письмо, рекламное и т.д.

- Мастер факсов (Fax Wizard).

- Мастер резюме (Resume 1...4)- семейное положение, возраст, образование.

- Мастер служебных записок (Memo Wizard) - кому, от кого?

- Мастер таблиц (Table Wizard).

- Мастер наградных листов (Award) - дипломы, сертификаты.

Чтобы создать новый шаблон:

- Файл->Создать.

- Выбрать Опцию Шаблон.

При сохранении шаблона (Файл->Сохранить как) дать ему имя с расширенным dot.

Редактируются шаблоны также как обыкновенный файл. Шаблон можно перевести в обыкновенный файл, изменить его расширение на doc.