Формирование оглавления

Предварительно необходимо проставить нумерацию страниц (Вставка->Нумерация страниц).

Каждый заголовок глав выделить и задать ему формат «Заголовок»

- Курсор в конце документа.

- меню Вставка->Оглавление и указатели.

- Вкладка Оглавление.

- Кнопка Параметры.

- Установить флажок на Стили.

- Выбрать вид оглавления в поле Формат.

Табличные процессоры

Это программы, предназначенные для проведения различных математических, экономических, статистических расчетов. Имеют большое количество встроенных функций. Позволяют наглядно графически отобразить информацию на экране, что значительно улучшает восприятие информации.

В 1979 году для машин фирмы Apple была разработана такая программы и называлась VisiCalc. Эта программа была оценена по достоинству, и для ОС MS DOS разработали программу SuperCalc 4.0, а затем 5.0. В 1982 году появилась более мощная программа Lotus 1-2-3 фирма Lotus Development для машин IBM PC. В 1985 году Excel (фирма Microsoft) для машин Macintosh.

Microsoft Excel

Самая мощная из существующих программ электронных таблиц.

Назначение: составление финансовых и статистических отчетов; расчеты результатов научного эксперимента; прогнозирование научных экспериментов; использование более 200 встроенных функций для всевозможных расчетов; создание таблиц разного уровня сложности; построение по табличным данным диаграмм и графиков; использование макрокоманд.

Запуск Excel

1) Через главное меню - Пуск, Программы, Microsoft Office, Microsoft Excel.

2) Если пиктограмма Excel выведена на рабочий стол - двойной щелчок левой кнопкой.

3) Кнопка Пуск, Документы, выбрать документ, набранный в Excel, и щелкнуть по его имени. Excel загрузится, и выбранный документ будет открыт.

Завершение работы

1) Через меню: Файл, выход.

2) Щелкнуть по кнопке Х в правом верхнем углу.

3) Alt + F4.

Рабочее окно

После загрузки Excel, открытое окно содержит:

Верхняя строка - название окна (Microsoft Excel-Книга1) и имя файла, открытого в окне. В правой части строки - кнопки управления окном - развернуть, восстановить, закрыть.

Вторая строка - меню Excel, каждый пункт которого содержит подменю.

Третья строка - панель инструментов (если ее нет - меню Вид, Панель инструментов). Обычно выбирается панель инструментов “Стандартная”- содержит кнопки по форматированию текста, операциях с файлами, печати и “Форматирование”- кнопки для форматирования шрифтов, выравнивание, обрамление и т.д.

Рядом с кнопками всплывают подсказки о назначении их. Можно включать или выключать всплывающие подсказки: меню Вид, Панель инструментов, Настройка, выбрать вкладку Параметры, в ней - “Отображать подсказки для кнопок”.

Панели инструментов можно перемещать в любое место окна, менять их форму, или делать плавающими (взять можно в свободном от кнопок месте и перетащить в другое место или ухватить мышью за границу). В меню Вид, Панель инструментов, Настройка, можно выбрать размеры кнопок - “крупные значки”.

Четвертая строка - строка формул, в которой отображается содержимое ячеек таблицы.

В одном файле может находиться от 16 таблиц и более, которые называются рабочими листами.

В нижней части окна находится список рабочих листов (Лист 1, Лист2, ... ). Если необходимо добавить листы: меню Вставка, Рабочий лист.

Совокупность рабочих листов называется рабочей книгой (образуют файл ).

Excel - многооконная программа и позволяет одновременно загружать сколько угодно рабочих книг (файлов). Переход между файлами - Ctrl + Tab или через меню “Окно”.

Каждый рабочий лист содержит 256 столбцов (они обозначены буквами латинского алфавита) и 65536 строк (они пронумерованы цифрами). Пересечение строки и столбца называется ячейкой. Каждая ячейка имеет свой адрес (А1, ... ). Чтобы обратиться к ячейке другого листа, к адресу добавляется название листа разделенное ! ( лист1 ! А1).

Совокупность ячеек называется диапазоном:

диапазон по строке ( А1 : F1 )

диапазон по столбцу ( А1 : А20 )

диапазон блока ( А1 : F20)

Различают абсолютный адрес ( $A1-абсолютный по столбцу, A$1-абсолютный по строке, $A$1-абсолютный по строке и столбцу ) и относительный адрес (A1). При операциях копирования абсолютный адрес не изменяется.

Ячейка, выделенная рамочкой, называется активной. В нее можно ввести с клавиатуры значение. Ячейки могут содержать: текст, число (целое, с плавающей точкой, в экспоненциальной форме), формулу, встроенную функцию, дату, логическое выражение, значение ошибок.

Перемещаться из одного рабочего листа в другой:

1) Ctrl + PgUp - предыдущий лист

Ctrl + PgDn - следующий лист

2) Выбрать нужный лист из списка в нижней части окна.

Чтобы выделить сразу несколько рабочих листов:

1) - щелкнуть по имени первого выделяемого листа,

2) - щелкнуть по имени последнего листа с нажатой клавишей Shift.

3) Нажать F5 ( появится окно Переход ) и ввести ссылку на ячейку нужного листа.

В окно помещается только часть рабочего листа. Справа и снизу рабочего листа находятся полосы прокрутки, с помощью бегунка которой можно перемещаться по листу.

Можно также выбрать пункт меню Правка, Перейти и в поле “Ссылка” ввести адрес нужной ячейки или диапазон.

Выделение диапазона:

- щелкнуть левой кнопкой на ячейке начала диапазона

- не отпуская кнопку переместить указатель мыши в конец диапазона, только после того, как диапазон будет выделен, отпустить кнопку.

Чтобы выделить большой диапазон:

- выделить начальную ячейку

- прокрутите окно и с клавишей Shift выделите последнюю ячейку.

Чтобы выделить несколько диапазонов:

- выделить первый диапазон;

- нажать Ctrl и выделить другой диапазон и т.д.

- отпустить Ctrl.

Выделение блоков смежных ячеек:

- нажать Shift, не отпуская сделать двойной щелчок по тому краю ячейки, в направлении которого делается выделение.

Чтобы выделить весь столбец или строку:

1) - щелкнуть по заголовку столбца или строки.

2) - Shift + Пробел - выделить строку

- Ctrl + Пробел - выделить столбец

Выделение ячеек по типу содержимого:

- Меню Правка, Перейти ( или клавиша F5 )

- кнопка “Выделить”.

- Откроется окно “Выделение группы ячеек”:

“Формулы”- выделятся ячейки, содержащие формулы

“Числа”

“Текст”

“Логические”- содержащие логические значения

“Ошибки”- содержащие ошибки

“Пустые ячейки”

“Объекты”- графические объекты и др.

Чтобы не выделять часто используемые ячейки или диапазоны, им можно дать имена:

- Меню Вставка, Имя, Присвоить.

После этого для перемещения к именованным ячейкам, нажать F5 и выбрать нужное имя.

Можно перейти в нужную ячейку по ее содержимому:

- меню Правка, Найти, ввести фрагмент текста или число.

-

Ввод данных

- сделать ячейку активной

- ввести данные

- нажать Enter

В ячейку можно ввести до 255 символов. Если число используется как текст, перед ним ставятся кавычки.

Если надпись длинная, соседняя ячейка будет ее перекрывать. Если число не помещается в ячейку, оно будет представлено знаками # # # #. В этих случаях можно расширить столбец. Для этого:

1) взяться мышью за правую разделительную линейку в заголовке столбца (курсор примет вид двунаправленной стрелки) и оттащить ее вправо.

2) Меню Формат, Столбец, Ширина, задать нужную ширину

3) Выделить диапазон, меню Формат, Столбец, Автоподбор ширины.

4) Для текстовой информации: Меню Формат, Ячейки, появляется диалоговое окно “Формат ячеек”. Выбирается вкладка “Выравнивание”. В появившемся окне можно выбрать: горизонтальное или вертикальное выравнивание текста и его ориентация, а также выравнивание по левому, правому краю, по центру и др.

Здесь же можно объединить ячейки в одну, изменить шрифт. В меню “Формат” можно также изменить высоту строки (Строка, Высота).

Форматы чисел

Меню Формат, Ячейки, вкладка “Число”. Появляется большой список форматов чисел:

- Общий

- Денежный ( округляет до 2-х знаков )

- Процентный

- Научный ( экспоненциальный )

- Дробный

- Дата ( 1.10.98 или 1 окт. 98г или 1 октября )

- Время ( 14 : 45 или 2 : 45 PM )

Причем в Excel встроен календарь, начиная с начала 20 века до третьей четверти 21 века. Поэтому можно складывать и вычитать даты, с определением дней недели, для этого введя в ячейку дату, ей нужно задать необходимый формат, потянув мышью за квадратик ячейки с датой вниз, в нижней ячейке появится дата следующего дня и т.д.

Тоже можно проделать и со временем.

На панели инструментов “Форматирование” также есть множество кнопок, позволяющих изменить форматы данных.

Редактирование

Если часто делаются одни и те же опечатки, их можно добавить в Автозамену.

- Меню Сервис, Автозамена

- в поле Заменить - ввести ошибочное слово

- в поле на- правильное слово

- нажать кнопку “Добавить”.

В этом же окне можно “удалить” какое-то слово из Автозамены, если оно уже не нужно.

Меню “Правка”:

- содержит команды отмены или повторения операций ( несколько раз )

- поиска и замены данных

- очистить ( позволяет очистить только содержимое ячейки, только форматирование, или и то, и другое ).

- удалить

- переместить

- скопировать

Отличие Очистить от Удалить (сдвигает оставшиеся ячейки - влево, вправо, вниз, вверх ).

- специальная вставка (для вставки в таблицу значений из других таблиц )

В файле источнике нужный диапазон выделяется и копируется ( меню Правка - Копировать ). Затем переходим в другое окно ( Ctrl + Tab или меню Окно ) и вызываем команду “Специальная вставка”, нажимаем кнопку “Вставить связь”. Выделенный диапазон вставится и в строке формул будет указано откуда он взят ( имя файла, имя листа, адрес ячеек, например: = [ doc1.XLS ] Лист1!$E$13 )

Любые изменения в источнике будут отражаться и в приемнике.

Редактирование можно производить и через контекстное меню (правая кнопка ) - вставить, удалить, очистить и т.д.

Содержимое ячейки редактируется с помощью F2.

Меню Вставка:

- ячейки - Лист

- столбец - Разрыв страницы

- строку - Рисунок ( картинки, автофигуры, объект Word Art )

- функцию - Диаграмму

- Объект