Построение диаграмм

В Excel существует 2 типа диаграмм:

1. внедренные диаграммы - содержатся на том же месте, где таблица, и сохранены в том же файле;

2. диаграммные листы - на отдельном листе и сохранены в отдельном файле.

Оба типа строятся с помощью мастера диаграмм через панель инструментов. Открывается диалоговое окно, которое состоит из нескольких окон.

1 шаг - задается тип диаграммы (предложено 15 типов диаграмм с рисунками).

2 шаг - служит для задания интервала, по которому будет строиться диаграмма. Для удобства лучше предварительно выделить интервал данных в таблице, тогда на этом шаге он будет внесен автоматически.

3 шаг – задание параметров диаграммы.

4 шаг – выбор куда поместить диаграмму.

При изменении данных в таблице, диаграмма будет автоматически меняться.

График можно перемещать по рабочему столу, для этого надо нажать на диаграмме левой кнопкой и не отпуская ее перетащить.

Можно менять размеры графика (так же, как размеры окон).

Для редактирования диаграммы - 2 раза левой кнопкой мыши внутри диаграммы, каждый элемент будет обведен черным квадратом и двойной щелчок по отдельному элементу позволяет его редактирование. Можно редактировать с помощью контекстного меню.

Добавление данных в диаграмму:

1 способ. Выделить в таблице диапазон, который нужно добавить, установить курсор на границе выделенной области, нажать левую кнопку мыши и не отпуская ее переместить этот диапазон в диаграмму. Появится окно “Специальная вставка” (указать параметры, Добавить ячейки как новые ряды.)

2 способ. Выделить данные, скопировать в буфер, переместить курсор на диаграмму и вставить из буфера.

3 способ. Выделить диапазон данных, меню Вставка, Новые данные.

Можно изменить внедренную диаграмму на диаграммный лист и наоборот. Для этого курсор на диаграмме, меню Вставка, Диаграммы, Расположение и указать имя листа.

Диаграмму можно защитить от изменения: меню Сервис, Защита.

Оформление таблицы

На панели инструментов есть кнопка “обрамление” (границы). Нажав ее, появляются типы и виды линий, среди которых выбираются нужные.

Можно выделить нужные диапазоны цветом.

В меню Формат, Автоформат, будет предложено 16 готовых стилей оформления. Можно выбрать готовый стиль. Есть вкладка «Параметры», где можно изменить любой из стилей.

В меню Сервис, Параметры можно задать сетку таблицы, заголовки строк и столбцов.

Сводные таблицы

Они позволяют анализировать данные, группировать и обобщать.

Сводные таблицы используются для:

1. Если существует большое количество однотипных данных, можно создать обобщаемую таблицу.

2. Можно реорганизовать таблицу с помощью перетаскивания полей.

3. Можно строить диаграмму на основании сводных таблиц.

4. Отбор и группировка данных

Для построения сводной таблицы используется мастер сводной таблицы. Он запускается через меню Данные, Сводная таблица, открывается диалоговое окно, состоящее из четырех шагов:

1 - указываем на основе каких данных строить сводную таблицу. (в списке или базе данных, во внешнем источнике или в нескольких диапазонах консолидации). При создании сводной таблицы можно воспользоваться несколькими внешними источниками данных, например базами данных, текстовыми файлами или любыми другими, отличными от книг Microsoft Excel. Кроме того, можно воспользоваться источниками данных в Интернете. При консолидации данных нескольких списков или листов, списки и листы должны иметь одинаковые заголовки строк и столбцов.

2 – указывается диапазон, содержащий данные (лучше сначала выделить таблицу, тогда диапазон будет внесен автоматически). Исходный список или база данных должны иметь заголовки столбцов, так как содержимое ячеек первой строки списка будет использоваться в качестве имен полей.

3 – задается структура сводной таблицы, т.е. как размещать элементы таблицы в столбцах или строках.

4 - где расположить сводную таблицу.

В сводной таблице автоматически создаются общие и промежуточные итоги. Если исходный список содержит общие и промежуточные итоги, их, возможно, потребуется удалить, перед созданием сводной таблицы.