Основы организации и координации

2.7.1. Содержание понятия о функциях и процессах
организации и координации в военном управлении

Понятие организации как процесса связано со вторым ее феноменом, а именно - с организацией как деятельностью, а точнее -с организацией как видом управленческой деятельностью. Она как часть управленческой деятельности составляет содержание одного из процессов управления - процесса организации.

Это понятие представляет организацию в значении упорядочения. В этом значении организация - это процесс упорядочения, т.е. приведения хаоса в порядок. При этом установление порядка (или сам порядок) является главной целью процесса организации, которая является основой обособления этого процесса в вид - функцию управления. Отсюда вытекает определяющая роль понятия о порядке в понятии о процессе (и функции) организации.

Что такое порядок? Организационная наука определяет порядок как соответствие установленным правилам. В силу этого правила представляют собой базовое средство и основной рабочий механизм процесса организации. Именно они - правила, пронизывая сверху донизу организованный, упорядоченный объект, снимают его неопределенность, формализуют его и позволяют применять формальный порядок для решения тех или иных задач. Ясно, что с этих позицийпроцесс организации представляет собой совокупность действий по установлению в организуемом объекте правил и приведению его в соответствие с ними. Другими словами, процесс организации - это формализация объекта и его деятельности путем установления правил.

Каким же образом устанавливаются и вводятся в действие необходимые правила. Путем формирования (установления) и использования определенных организационных отношений. Именно они - отношения являются носителями и инструментами реализации правил. Следовательно, процесс организации - это структуризация объекта и его деятельности.

Установление правил и формирование структуры осуществляется применительно к целям и задачам объекта организации, а также к его деятельности по их выполнению (к его обязательным функциям). В первом случае правила выражаются отношениями к целям и задачам. Эти отношения устанавливаются путем распределения целей и задач между исполнительными элементами объекта. Во втором же случае правила выражаются, как отношениями к составу функций, которые устанавливаются путем их обособления и распределения между исполнительными элементами (правом, обязанностью и ответственностью по их выполнению), так и отношениями между самими функциями, предназначенными для упорядочения их использования.

В качестве объекта процесса организации в военном управлении выступают собственно военные организации (войска), их деятельность, в том числе их субъекты управления и их деятельность. При этом применительно к военным организациям (войскам) и их субъектам управления эти отношения приводят к формированию их организационной структуры, которая устанавливают в виде обобщенного правила следующее: кто, что имеет право и должен делать и за что отвечать.

Применительно же к деятельности военных организаций и их субъектов управления эти отношения устанавливают состав функций и порядок (очередность) их совместного выполнения при решении поставленных задач. Он находит свое выражение в общей структуре деятельности и структуре процесса выполнения поставленных задач. Первая из них устанавливает в виде правила, к выполнению каких видов деятельности необходимо быть готовым (применительно к назначению), а вторая - какие виды деятельности и в какой очередности выполнять (применительно к поставленным задачам).

Таким образом, сущностью функции и содержанием процесса организации в военном управлении является формализация и распределение целей, задач и необходимых для их достижения (решения) видов деятельности (обязательных функций) между элементами военной организации (войск), а также установление порядка их выполнения. Общим результатом реализации функции и процесса организации является структура военной организации, ее субъекта и объекта управления и их деятельности. Его основными составляющими (или главными частными результатами) их реализации являются:

разделение труда в этой организации и ее организационно-штатная структура, в том числе состав должностных компетенций и полномочий и оплата труда по их реализации;

режим функционирования организации и ее субъекта управления при выполнении типовых и других поставленных или возникающих задач.

Они отражают правила, установленные в объекте и субъекте управления и их деятельности. Установление этих правил в процессе организации проводится по следующим направлениям (путем реализации одноименных процессов):

разделение и специализация труда в военной организации применительно к ее назначению (стратегическим целям) и поставленным задачам;

определение масштаба (или диапазона) управления (или контроля) деятельностью военной организации;

определение степени централизации и децентрализации управления военной организацией;

группирование труда и формирование функциональных служб и подразделений (формирований) военной организации (по-другому: организационное обособление, или департаментализация этой организации);

формирование уровней иерархии военной организации и их согласование с масштабом управления;

распределение прав и ответственности и формирование должностных компетенций и полномочий;

формирование коммуникаций, информационного и иного обеспечения деятельности субъекта и объекта управления военной организации;

установление соотношения дифференциации и интеграции подразделений (формирований) военной организации.

При этом на каждом из этих направлений процесса организации устанавливаются соответствующие правила: разделения труда, управляемости, централизации, децентрализации, группирования труда, организационной самостоятельности, иерархического построения, распределения прав и ответственности, обеспечения деятельности, дифференциации и интеграции подразделений (формирований).

Коротко остановимся на содержании этих направлений (или процессов) организации.

Разделение и специализацию труда мы уже частично рассматривали - с позиций механизма военной организации. Теперь рассмотрим их с позиций процесса организации. Подчеркнем, что его разделение осуществляется применительно к целям, содержанию и временному аспекту организационной и управленческой деятельности по ряду направлений, в частности по горизонтали и вертикали, а также по функциональному (профессиональному), квалификационному, структурному и технологическому направлению. При этом его специализация осуществляется как на функциональной основе, так и применительно к специфике ресурсов, компонентов и условий деятельности военной организации, с обособлением соответствующих функциональных служб, подразделений (формирований) и должностей, или без их обособления, но с закреплением за уже сформированными должностями, органами, службами, подразделениями (формированиями) обособленной по указанным признакам деятельности.

Процесс разделения и специализации труда в рамках процесса организации имеет своей целью произвести такое разделение деятельности объекта и субъекта управления и такую ее специализацию, при котором каждый ее обособленный вид - функция с позиций разделения будет выполним и при этом с позиций специализации будет обладать свойствами, необходимыми для проявления творчества и инициативы, т.е. будет мотивировать активность ее исполнителя. Этим правилом устанавливается ограничение на глубину (и степень) разделения труда в процессе организации: не меньше чем это нужно по условиям его выполнимости, и не больше чем это должно быть по условиям проявления интереса к нему.

Основным результатом разделения труда являются функциональная структуравоенной организации - ее субъекта и объекта управления.

Масштаб (диапазон) управления нами также уже рассматривался ранее. Здесь мы только дополним наши знания применительно к его формированию, установлению и использованию в процессе организации. Процесс формирования масштаба (или диапазона) управления как часть процесса организации направлен на установление каждому командиру (начальнику) такого состава непосредственных подчиненных, который создаст ему благоприятные условия не только для контроля их деятельности, но и для организации их деятельности, а также для усиления их синергии и синергии подчиненной организации (формирования, службы). Другими словами, процесс формирования и установления масштаба (или диапазона) управления – это установление правила формирования и поддержание на необходимом уровне возможностей каждого командира (или начальника) по управлению подчиненной организацией (службой, формированием). Роль же этих возможностей в механизме военного управления нем уже известна и не требует пояснения.

Организационное обособление (департаментализация)или, другими словами, группирование труда и формирование функциональных служб и подразделений (формирований) военной организации, служит в процессе организации основным инструментом построения организационной структуры объекта и субъекта управления. Этот процесс осуществляется на основе результатов определения масштаба управления и ведет к разделению военной организации, ее объекта и субъекта управления на структурные подразделения (формирования). Его содержание будет детально рассмотрено в соответствующих темах дисциплин "Теория военного управления", "Теория организации" и "Организация управленческой деятельности". Здесь же только отметим, что в качестве основы для организационного обособления используются сформированные при разделении труда функции, а также территориальная обособленность деятельности, ее технологическое (производственное) или проектное единство. Применительно к ним реализуется функциональное, территориальное, технологическое (производственное) или проектное обособление. Для компенсации слабых сторон (недостатков) этих видов организационного обособления используют смешанное обособление.

Централизация представляет собой концентрацию власти и полномочий на верхнем уровне военной организации. В процессе организации она используется с целью увеличения синергии субъекта и объекта управления и создания благоприятных условий для координации деятельности объекта. При этом сам процесс определения степени централизации направлен на установление такой централизации, при которой снижение оперативности управления военной организацией, а в силу этого - адаптационных возможностей и устойчивости организации в целом будет допустимым с учетом организационных возможностей по его компенсации.

Децентрализация представляет собой делегирование задач (и функций), прав (и власти) и ответственности за их реализацию на нижние уровни военной организации (субъекта и объекта управления). В процессе организации она используется с целью повышения оперативности и облегчения процессов принятия решений на нижних уровнях военной организации, повышения ее адаптивности, а также с целью создания необходимых условий для проявления и реализации в ней разумной инициативы. Т.е. она во многом используется для компенсации недостатков централизации. Но при этом учитываются и собственные недостатки децентрализации. Ведь она ведет к усилению эмерджентности военной организации, обособленности ее подразделений (формирований), и созданию на этой основе условий, с одной стороны, для возникновения конфликтов между ними и ослабления единства их деятельности, а с другой - для ослабления контроля за их деятельностью.

Формирование уровней иерархии военной организации и их согласование с масштабом управления осуществляется на основе результатов вертикального разделения труда, первоначального определения масштаба управления, а также его централизации и децентрализации. Целью этого процесса является рационализация организационной структуры управления военной организации (чаще всего - или уменьшение количества уровней иерархии за счет расширения масштаба управления, или сужение масштаба управления за счет увеличения количества уровней иерархии), полученной при реализации рассмотренных выше процессов.

Основным результатом реализации рассмотренных четырех процессов является организационная структура военной организации - ее субъекта и объекта управления.

Распределение прав и ответственности и формирование должностных компетенций и полномочий является инструментом формирования административного механизма военной организации и ее управления, а именно - их административной структуры. Этот процесс, ориентируясь на формирование административной структуры (или системы), может идти по одному из двух направлений:

в направлении, ведущем к формированию структуры типа "елочка";

в направлении, ведущем к формированию структуры типа "матрешка".

При формировании административной структуры типа "елочка" права и ответственность вышестоящего командира (начальника) или командования в целом поглощают только часть прав и ответственности каждого нижестоящего командира (начальника) или командования. Эта схема разделения прав и ответственности отличается высокой четкостью их разделения, а значит, ее можно строить только при высокой четкости разделения труда. Данный путь разделения прав и ответственности обусловлен результатами построения функциональной и организационной структур управления военной организацией.

При нечетком разделении труда приходится идти по другому пути, а именно - формировать административную структуру типа "матрешка". В этой структуре используется схема двойного или множественного подчинения. В ней права и ответственность вышестоящего командира (начальника) или командования в целом полностью поглощают права и ответственность всех нижестоящих командиров (начальников). В силу распыленности в этой структуре прав и ответственности при ее использовании невозможно установить, кто же конкретно должен отвечать за те или иные результаты деятельности (ошибки и недостатки).

Формирование коммуникаций, информационного и иного обеспечения деятельности субъекта и объекта управления военной организации направлено на создание в военной организации, в ее субъекте и объекте управления благоприятных условий для работы с информацией, для ее использования в процессах управления. Это процесс будет детально рассмотрен в соответствующей теме данной дисциплины. Здесь же отметим, что его основным результатом является информационная структура управления военной организацией. При ее формировании используются полученные ранее другие его структуры: функциональная и организационная.

Установление соотношения дифференциации и интеграции подразделений (формирований) военной организации направлено на комплексную рационализацию результатов построения функциональной, организационной, информационной и административной структур. При этом оценивается полученная дифференциация подразделений (формирований) и служб военной организации, которая отражает их различие и независимость друг от друга, что при соответствующих условиях может вылиться в конфликты и взаимное противодействие их друг другу. С позиций организационной синергии этот процесс должен быть направлен на преодоление, сглаживание или компенсацию существенных отличий структурных формирований путем введения необходимых средств и механизмов их интеграции. При необходимости производится их интеграция, повышающая уровень их взаимозависимости и необходимого сотрудничества.

Рациональное соотношение дифференциации и интеграции подразделений (формирований) военной организации достигается за счет проведения организационных изменений. Содержание этого процесса будет рассмотрено при изучении последней темы дисциплины "Теория организации".

Все рассмотренные процессы организации строятся на основе определенных правил (принципов) и сами ведут к установлению в субъекте и объекте управления, а также в их деятельности определенных правил (принципов).

Теперь коротко остановимся на функции координации. Эта функция необходима управлению для поддержания уровня организованности управляемой деятельности при изменении обстановки, а также для устранения выявленных в ходе процесса управления недостатков в организации управляемой деятельности. Она, кроме того, используется для обеспечения непрерывности процесса управления.

Известно, что после выполнения функции организации в силу непрерывного изменения обстановки могут возникнуть некоторые несоответствия между компонентами объекта управления (подчиненного формирования), элементами механизма достижения целей, а также несоответствия его деятельности новым условиям обстановки. Это вызывает потребность в уточнении характера деятельности исполнителей, в том чтобы сделать ее более согласованной, гармоничной и эффективной. На ее удовлетворение и направлена функция координации.

По своей сущности координация сводится к так называемой «тонкой настройке» объекта управления и его деятельности. Ее главной задачей является достижение согласованности в работе всех звеньев объекта управления (подчиненного формирования) путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. В силу этого ее роль в управлении подобна роли дирижера в оркестре.

Согласованность подразделений подчиненного формирования и их деятельности путем установления между ними указанных связей базируется на рациональности и четкости взаимодействия исполнителей, оперативности и надежности их действий. Для выполнения этой функции могут использоваться как документационные средства (отчеты, доклады, докладные записки, аналитические материалы и т.п.), так и собственно обсуждения проблем на совещаниях, заслушиваниях и т.п. (точнее - результаты их обсуждения).

Функция координации обеспечивает согласованность действий во времени и пространстве как органонов управления и их должностных лиц, подразделений подчиненного формирования как объекта управления, их деятельности, так и данного формирования с его внешней средой. При этом объектом функции координации являются и органы управления, и объект управления, и их деятельность.

В ходе координации прежде всего устанавливается и поддерживается пропорциональность в деятельности различных подразделений подчиненного формирования. Для этого она осуществляется путем уточнения функций, согласования целей и задач, планов, а также действий. Этим самым она позволяет не только сконцентрировать усилия на необходимом направлении, но и избежать параллелизма и дублирования.

Большую роль в координации играют неформальные отношения должностных лиц, которые, как правило, являются основным средством горизонтальной координации деятельности формирования, а также инструментом упрощения ее вертикальной координации. Дело в том, что при полноценной горизонтальной координации деятельности отпадает необходимость во многих вертикальных координирующих действиях.

Таким образом, координация - это естественное дополнение и расширение организации, направленное на поддержание согласованности, главным образом, пропорциональности в объекте и субъекте управления и деятельности их подразделений. Она, как и другие общие функции управления, проявляется на всех стадиях его процесса и выполняет роль его центральной функции.

К этому в целом сводится содержание понятия о процессах и функциях организации и координации в военном управлении. Теперь перейдем к принципам организации и координации.