Классификация организационных связей

Здесь автор выделяет несколько видов структур, отличающихся по типам связей: линейная, кольцевая – замкнутые структуры с одинаковыми связями, сотовая, многозвенная, где все связи равноценны, "колесо" - наличие центра, звездная, У - образная, организационно-иерархическая.

Иерархические связи, существующие в управлении, объединяют все отношения между сотрудниками, действующие в зависимости от предназначенной им иерархической роли. В задачу этих связей входит контроль, координация, регулирование.

Функциональные связи (структуры) включают организационные связи между членами организации, т.е. между специалистами и руководителями функциональных служб, как в иерархических, так и в межличностных отношениях, с учетом специализации, кооперирования и комбинирования.

Оперативные связи определяют отношения между членами организации, существующие помимо иерархических. Они охватывают все звенья структуры по горизонтали и вертикали. В этой группе отображены связи между специалистами и руководителями по отношению к ресурсам, продукции, услугам с учетом времени и пространства.

Эмоциональные (межличностные) связи не зависят от иерархии или оперативных отношений. Они свойственны неформальным группам и отношениям. Они проявляются чаще всего в таком явлении, как групповая сплоченность, солидарность групп.

По мнению многих, коммуникация представляет одну из самых сложных проблем в организации, потому что процесс обмена информацией (рис.1.20), кажущийся на первый взгляд довольно простым, на самом деле таит в себе много "подводных камней" на каждом этапе.

Опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских предпринимателей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения целей организации [10]. И они правы, т.к. на каждом этапе процесса коммуникации смысл искажен или утрачен. Недаром в [120] подмечено, что каждый раз, когда вы предпринимаете коммуникацию с другим человеком, к жизни может быть вызвано, по крайней мере, шесть разных сообщений:

1. Сообщение, которое вы собираетесь послать.

2. Сообщение, которое вы на самом деле посылаете.

3. Сообщение, которое получает другой человек.

4. Интерпретация другим человеком того, что он получил.

5. Ответ другого человека.

6. Разница между ожидаемым и полученным ответом.

На каждом этапе передачи информацию подстерегают ловушки и барьеры. К основным преградам в организационных коммуникациях можно отнести: искажение сообщений, информационные перегрузки, неудовлетворительную структуру организаций, плохую обратную связь.

Информация

Опыт

Отправитель Сообщение Канал Получатель

кодирует отбирает передает

Генератор идеи Ш У М

декодирует

отклик Сообщение

		Отклик в адрес отправителя

канал

передает отбирает кодирует

Рис. 1.20. Процесс обмена информацией

Искажение информации может обуславливаться рядом причин. Прежде всего, фильтрацией информации. Этот процесс необходим, т.к. он ускорит передачу информации, сокращает ее объем при передаче. Но очень часто менеджеры и подчиненные фильтрацию информации проводят в своих интересах. Так, при передаче информации наверх часто отсеивается часть данных, для того, чтобы избежать наказания, а вышестоящие руководители субъективно решают, какая информация нужна их подчиненным. Но есть правило, применяемое в деловой практике: руководитель должен передавать только ту информацию, которая необходима подчиненным для выполнения их работы.

Избыточная информация перегружает коммуникационные каналы, ее волны захлестывают восприятие, и часто переработка всей поступающей информации замедляет процесс принятия решений, поэтому информационные перегрузки снижают результативность руководства.

Неудовлетворительная структура организации, например, многоуровневость, нечеткое распределение прав, обязанностей, ответственности вызывают проблемы в коммуникациях, т.к. возникает запутанность в информационных связях, конфликты в обмене информацией между структурными подразделениями в процессе принятия решений.

Кроме барьеров в организационных коммуникациях, существуют преграды в межличностных коммуникациях, связанные с восприятием, семантикой, обменом невербальной информацией, некачественной обратной связью, неумением слушать.

Различия в восприятии информации являются распространенной преградой на пути обмена информацией, поскольку люди реагируют только на то, что воспринимают. Разный жизненный опыт, система ценностей и предпочтений, обучение и воспитание ведут к тому, что люди воспринимают и интерпретируют информацию по-разному.

Семантические расхождения, т.е. несовпадение способов использования слов и их значений, являются распространенной помехой в информационных обменах с использованием слов как символов. Семантические барьеры могут создавать сложные проблемы для компаний, действующих в многонациональной среде.

Основное средство передачи информации - вербальные символы (слова) зачастую сопровождаются невербальными сигналами, которые усиливают или изменяют смысл слов. К ним относятся: взгляды, мимика, жесты, позы, интонации и модуляции голоса. Как и семантические барьеры, невербальные коммуникации накладывают отпечаток на эффективность коммуникации. Согласно исследованиям, значительная часть речевой информации при обмене воспринимается через язык поз и жестов и звучание голоса. Психологами установлено, что в процессе взаимодействия людей от 60% до 80% коммуникаций осуществляется за счет невербальных средств выражения, и только 20-40% информации – с помощью вербальных.

Другим ограничителем эффективности межличностных коммуникаций может быть отсутствие обратной связи, поэтому необходимо добиваться ее установления. Ряд способов рекомендуют специалисты для установления обратной связи в процессе делового общения. Это и оценка языка, поз и жестов собеседника; вопросы, уточнения, как понято ваше сообщение; контроль первых результатов работы, проведение политики открытых дверей.

Руководитель может повысить эффективность обмена информацией, если учитывает возможные барьеры в общении, четко проясняет идеи до их передачи, умеет эффективно слушать, используя симпатию.

Улучшению коммуникаций в организации способствуют рациональная организационная структура, создание систем обратной связи, современные информационные технологии. Эффективная коммуникация имеет место, если сообщения удовлетворяют следующим критериям: ясность, полнота, краткость, конкретность, корректность [120].