Основные принципы организации устной речи в различных жанрах делового общения.

Устное профессиональное общение юриста может быть представлено самыми разнообразными жанрами, например, юридическое консультирование, юридический допрос, прием заявлений у граждан, собеседование с посетителями, профилактическая беседа при административном разборе правонарушения. Специфика таких собственно юридических жанров заключается в том, что они проходят в особом режиме с соблюдением четких и строгих правил коммуникации и направлены на конкретный результат (дача показаний, разъяснений, формулирование рекомендаций по юридической проблеме и т.д.).

Кроме того, юрист постоянно вовлекается в служебное общение, выступает в роли сотрудника, подчиненного или руководителя. Поэтому ему необходимо уметь вести деловые беседы, служебные телефонные разговоры, совещания, переговоры.

Остановимся на характеристике отдельных жанров профессионального общения юриста.

Деловая беседа – это беседа, тема и ход которой определены профессиональными или деловыми интересами и задачами. По целям, методам, характеру обсуждаемых вопросов различают следующие виды деловых бесед: кадровые (прием на работу, увольнение с работы, перемещение по должности); дисциплинарные, связанные с нарушением трудовой дисциплины, уклонением от выполнения служебных обязанностей

и т.п.; организационные, определяющие технологию выполнения задания; творческие, посвященные выработке концепции того или иного проекта, задания; проблемные, вызванные необходимостью решения различных конфликтных ситуаций; беседы с посетителями.

Независимо от вида формулируют три основных принципа ведения деловой беседы: 1) умение заинтересовать собеседника в полезности деловой встречи; 2) создание атмосферы взаимного доверия; 3) использование методов внушения и убеждения при передаче информации во время деловой беседы.

Беседа является благоприятной и часто единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился с ней.

Презентация – общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного 9книги, журнала, организации). Основной целью презентации является создание необходимого мнения у аудитории о фирме, марке товара, проекте и т.д. От того, как подготовлена презентация, может зависеть успех коммерческого проекта, возможные контракты и в конечном итоге, прибыль.

Шаги по подготовке презентации следующие:

– анализ состава, характера и состояния аудитории;

– планирование и развитие вступления, основной части и заключения для длинной формальной презентации;

– выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.

Юридическое консультирование является особой формой делового общения, в ходе которого адвокаты или юрисконсульты оказывают профессиональную правовую помощь физическим и юридическим лицам.

Следует четко разграничивать в деятельности юриста интервьюирование и консультирование.

Под термином интервьюирование клиента юристы понимают собеседование с клиентом с целью получения у него информации, имеющей правовое значение.

Юридическое консультированиене ограничивается только получением необходимой информации от клиента: юрист должен уметь предложить все варианты решения проблемы, продемонстрировать их последствия, помочь в выборе наиболее приемлемого для данного дела варианта.

Таким образом, юридическое консультирование – это процесс взаимодействия юриста и клиента по поводу жизненной проблемы с целью выявления возможных правовых вариантов ее решения и их последствий, уяснения путей и способов реализации выбранного варианта.

Какие знания и профессиональные навыки необходимы юристу для проведения консультации? В первую очередь, он должен хорошо ориентироваться в нормативном материале, уметь анализировать нормы права и судебную практику. Вместе с тем юристу важно владеть самой методикой проведения беседы с клиентом. Ему необходимо знать этапы юридической консультации, технику постановки вопросов и психологические приемы воздействия на собеседника. Он должен уметь четко, ясно и доступно разъяснить клиенту правовую основу его проблемы, соблюдая при этом этические нормы: уважительное отношение к личности, доверительность отношений между юристом и клиентом. Следует учитывать психологические особенности клиента (у юристов есть понятие «трудный клиент»).

Юридическое консультирование включает несколько этапов:

1. Планирование.

2. Встреча, взаимное представление, определение правил консультации, порядка ее проведения.

3. Свободное изложение клиентом ситуации, тех обстоятельств, которые побудили его обратиться за юридической помощью.

4. Выяснение характера правовых проблем клиента, установление хронологии событий.

5. Дача разъяснений, советов, рекомендаций.

6. Завершение беседы.

В ходе консультации и юристу, и клиенту следует придерживаться общих правил аргументации. Юрист должен добиваться от клиента точности в изложении событий, полноты фактов, исключая при этом противоречивые сведения. Разъяснения юриста в то же время должны быть ясными и понятными, это зависит от его грамотности, богатства лексического запаса, умения подстроиться под речевой уровень клиента. Юристу в процессе общения важно учитывать не только вербальные, но и невербальные способы убеждения: позу, мимику, жесты, тембр голоса, интонацию.

Грубым нарушением с точки зрения профессиональной этики являются заведомо неверные советы консультанта и недостаточно продуманные решения.

Служебный телефонный разговор принято определять как контактное по времени, дистантное в пространстве и опосредованное специальными средствами деловое общение собеседников.

Профессиональное умение вести разговор по телефону производит благоприятное впечатление на собеседника, повышает деловую репутацию говорящего, позволяет решать поставленные задачи. Служебный телефонный разговор, как правило, строится по определенному образцу, имеет свою структуру.

Основные элементы композиции разговора по телефону:

1. Взаимные представления.

2. Введение собеседника в курс дела.

3. Обсуждение ситуации (Необходимо иметь тщательно продуманный перечень главных и второстепенных вопросов, требующих короткого и конкретного ответа).

4. Заключительное слово.

При осуществлении служебного телефонного разговора нужно помнить о правилах телефонного этикета: 1) начинает разговор по телефону тот, кому позвонили, представляя свою организацию и называя себя; 2) заканчивает разговор тот, кто звонил, так как именно он являлся инициатором разговора; 3) в беседе с посетителем предпочтение всегда отдается человеку, а не телефону.

Деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с его подчиненными посредством обмена мнениями. Совещания проводятся в случае, когда необходимо принять коллективное решение по какому-либо вопросу, разделить ответственность за решение данной проблемы, согласовать интересы всех структурных подразделений организации, учесть мнения различных групп работников, дать возможность сотрудникам лучше узнать друг друга.

Деловые совещания различаются:

– по масштабам привлечения участников: федерельные, республиканские, отраслевые, региональные, городские, районные, внутренние;

– по месту проведения: местные, выездные;

– по периодичности проведения: регулярные, постоянно действующие;

– по количеству участников: в узком составе (до 5 человек), в расширенном составе (20 – 30 человек);

– по стабильности состава участников.

По целям и задачам деловые совещания могут быть инструктивными (в них необходимая информация передается от руководителя к подчиненным), оперативными (осуществляется передача информации от подчиненных к руководителю о текущем состоянии дел), проблемными (направлена на поиск совместного решения).

Правила подготовки и проведения совещания:

1. Организация совещания (четкое определение целей, проблем и вариантов их решений). В начале совещания объявляется повестка дня и излагается предмет обсуждения.

2. Учет уровня подготовленности, информированности участников.

3. Тщательная фиксация выступлений участников совещания, вскрывающих трудности в решении проблемы и показывающих пути их преодоления.

4. Корректное прерывание тех выступлений, которые носят нерациональный характер.

5. Обобщение результатов (резюмирование) в завершении совещания, определение вытекающих задач, указание лиц, ответственных за их исполнение, выражение благодарности сотрудникам за участие в работе совещания.

Деловые переговоры являются одной из главных составляющих в профессиональной деятельности юриста. Первая встреча с клиентом, его интервьюирование, консультирование, представление интересов клиента – в каждом из перечисленных этапов работы юриста присутствуют элементы переговоров.

Чаще всего переговоры определяются как процесс поиска соглашения между людьми через согласование их интересов. Следовательно, цель переговоров – достижение договоренности об участии сторон в деятельности, результаты которой будут использованы для обоюдной выгоды. Примерами ведения переговоров в повседневной жизни могут быть действия людей по согласованию интересов при устройстве на работу и заключении выгодного договора (контракта), при разрешении конфликта в семье, при покупке товаров на рынке (торгуясь с продавцом, покупатель ведет те же переговоры). Успех любых переговоров зависит от того стиля, в котором они ведутся. Различают три стиля ведения переговоров: агрессивный, пассивный, с установкой на сотрудничество. Выбранный стиль определяет стратегию и тактику речевого поведения участников.

В деловых переговорах часто стороны имеют прямо противоположные цели. В этом случае задачей каждого из собеседников является завершение переговоров договоренностью, служащей его интересам. Проявлять твердость в главном, будучи гибким, обсуждая второстепенные вопросы, пожалуй, основная задача переговоров. Уступить в малозначимом и настоять на основном, пойти на компромисс в одном вопросе в обмен на уступку в другом.

Искусство ведения деловых переговоров состоит в том, чтобы показать своему визави путь к решению его задачи через совершение действий, выгодных вам. Это требует глубоких знаний в области коммуникации, компетентности в применении техник делового общения, умения управлять своим эмоциональным состоянием.

Поскольку все жанры делового общения направлены на диалог и получение нужной информации, участникам необходимо уметь правильно формулировать вопросы. Это дает возможность уточнить точку зрения собеседника, расширить поле аргументации обсуждаемой проблемы.

Все вопросы принято классифицировать по разным основаниям.

По характеру ожидаемых ответов вопросы могут быть закрытыми и открытыми, по функциям – уточняющими, контрольными, зондирующими и др.

Закрытые вопросы применяются для получения однозначного ответа в ситуации или ответа да/нет. Например: Вы работали в издательстве «Слово»?; В котором часу Вы видели его в последний раз? Открытые вопросы, наоборот, предполагают развернутый ответ. Например: Что Вы делали 15 сентября 2013 года?

Уточняющие вопросы используются для прояснения фактических обстоятельств дела; контрольные вопросы служат для проверки достоверности ответов; зондирующие вопросы имеют целью получить как можно больше необходимой информации о собеседнике и направлены на проявление его переживаний (Что произошло?).

Следует помнить о том, что все вопросы, используемые в юридическом диалоге, должны быть не только точными, конкретными и краткими, но и предельно корректными. Особенно это важно учитывать при допросе.

Вопросы не должны унижать собеседника, не должны содержать подсказки (так называемые наводящие вопросы), оценки.

Как видим, жанры делового общения различаются по целям, методам, числу участников, к каждому из них предъявляются свои требования, способствующие эффективности профессиональной коммуникации.

Вместе с тем работа практикующего юриста, помимо знания правовых норм, владения навыками делового общения и риторической компетенцией,

предполагает составление различных текстов правового характера: писем, запросов, завещаний, договоров, уставов. Юристу также приходится анализировать документы, составленные другими лицами (тексты законов, исковые заявления, протоколы допросов, описания места происшествия,

судебные решения, приговоры, постановления). Любой специалист должен иметь представление о деловых письмах, личных административно-канцелярских документах: автобиографии, заявлении, резюме, приказе, протоколе (образцы отдельных видов документов и писем представлены в Приложении).

Для того чтобы уметь составлять, систематизировать и интерпретировать различные документы, необходимо владеть нормами официально-делового стиля.