Обработка входящих документов

Обработкой корреспонденции занимается секретарь учреждения или экспедиция канцелярии. Схему работы с входящими документами можно представить в виде последовательности процедур.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

· первичную обработку;

· предварительное рассмотрение, разметку;

· регистрацию;

· рассмотрение документов руководством;

· направление на исполнение;

· контроль исполнения;

· исполнение документов;

· подшивку документов в дела.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

Входящие документы регистрируются в день их поступления. Телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы и документы, переданные по факсимильной связи, рассматривают и регистрируют немедленно.

В практической деятельности используют две регистрационные формы: журналы и карточки регистрации входящих документов.

Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов

Форма журнала регистрации входящих документов

После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю фирмы.

Руководитель фирмы, рассматривая входящие документы, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, характер и срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передают первому в списке, который считается ответственным исполнителем.

Резолюция включает в себя следующие элементы: кому, что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дата.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом «КТ» или «Конфиденциально».

Документы должны передаваться руководству или исполнителям в день их поступления. Рассмотрение документов должно производиться в кратчайшие сроки (как правило, в день поступления документа). Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются одновременно в копиях. Затем секретарь ведет контроль исполнения документа в отведенные сроки (получает информацию как идет работа по документу, напоминает о сроке исполнения). Исполненные документы передаются для подшивки в дело.

Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Отметка об исполнении ставится в карточке или журнале.

Исполненные входящие документы (подлинники) подшивают в дело после их регистрации вместе с копией ответа. Документы с проставленным грифом ограничения доступа к документам формируются в дела отдельно.