Основные направления совершенствования состава и форм документов

В управленческой деятельности решаются задачи двух типов – оригинальные (не повторяющиеся) и однотипные (повторяющиеся). Оригинальные задачи не могут быть унифицированы и стандартизованы в полном объеме, для них могут быть предложены лишь принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач в большинстве случаев могут быть разработаны как технология их решения, так и формы представления информации..

Унификация в широком смысле — это уменьшение многообразия типов и видов изделий функционального одинакового назначения. Применительно к управленческим документам унификация — это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации. В настоящее время действуют два стандарта: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной докумен­тации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Основная цель унификации и стандартизации — создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффек­тивно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов — основные направления совершенствования документации, снижающие затраты на управленческие документы.

Унификация состава документов организации — это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен.

Унификация форм документов — это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятельности организации, а результаты унификации форм документов — в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации — это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.

Альбом форм документов организации — это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.

Альбом форм документов содержит формы документов, включенные в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления. Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.