Оформление некоторых реквизитов документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

Адресат (реквизит 15)располагают в правом верхнем углу бланка в ограничительных отметках.

Если документ напечатан на стандартном листе бумаги, то реквизит «Адресат» печатают, отступив от верхнего поля на расстояние 4-5 интервалов.

Каждая составная часть реквизита «Адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования полуторным интервалом. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центровать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа.

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), наб. (набережная), пр. или просп. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира).

В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (кв. 57а).

Гриф утверждения документа (реквизит 16) проставляется справа на первом листе документов, подлежащих утверждению (акты, задания, инструкции, отчеты, планы, сметы и др.). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Слово «УТВЕРЖДАЮ» печатается прописными буквами, обычным шрифтом.

Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами.

Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа (штатное расписание, смета расходов на содержание аппарата, представление к награждению), на нем проставляется гриф утверждения, на который ставится гербовая печать организации.

Например:

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центровать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении документа указом, постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

Отметка о наличии приложения (реквизит 21) в документе отделяется от текста 1,5-2 интервалами.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложений перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Справка о состоянии … на 3 л. в 2 экз.

2. Проект положения … на 9 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку … в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо пожарной инспекции от 05.06.2008 № 02- 08/185и и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Слово «Приложение» печатается с абзаца и заканчивается двоеточием.

Текст о наличии приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Приложения должны быть подписаны руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу печатается «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Слово «Приложение №» печатается от границы верхнего поля без кавычек, прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита полуторным интервалом. Остальные строки печатаются через 1 межстрочный интервал.

Допускается реквизит «Приложение» центрировать относительно самой длинной строки.

Например:

Если приложение к распорядительному документу одно, порядковый номер приложения не указывают.

Например:

Подпись (реквизит 22) включает: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - в документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Заместитель руководителя личная подпись И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают/

Если должностное лицо, фамилия которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, его инициалы и фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Например:

И.о. руководителя

ООО «МИР» И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности руководителя И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подпись отделяют от последней строки текста 2-3 интервалами.

Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности, печатается без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Примечание: подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом.

Согласование проекта документаоформляется визой на документе или грифом согласования (реквизит 23).

Согласование проекта документа с органами государственной власти, учреждениями, организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя: слово «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор

ООО «Техносила»

Личная подпись И.О. Фамилия

20.01.2015

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства

образования и науки

Российской Федерации

«О реализации приоритетного

национального проекта

«Образование» в 2013 году»

от 20.02.2013 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

аттестационной комиссии

ООО «МИР»

от 13 марта 2013 г. № 2

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от левого поля.

Например:

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа и печатают от подписи через 2-3 интервала.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», в этом случае в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта Положения об общих принципах сотрудничества

Заполненный лист согласования подписывается и датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа лист согласования не подписывается.

Визы согласования документа (реквизит 24) - внутреннее согласование.

Внутреннее согласование проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.

Документы, содержащие поручения исполнительному органу государственной власти области, должны быть завизированы руководителем этого органа.

Согласование проекта документа оформляют визой на документе.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Например:

Руководитель

ООО «МИР» личная подпись И.О. Фамилия

06.02.2015

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом.

Например:

С проектом не согласен, замечания прилагаются.

Руководитель департамента

финансово-бюджетной политики

Воронежской области личная подпись И.О. Фамилия 06.02.2015

или

С п. 7 проекта не согласен.

Руководитель департамента

финансово-бюджетной политики

Воронежской области личная подпись И.О. Фамилия 09.02.2015

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к проекту документа.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

На документе, подлинник (второй экземпляр) которого остается в организации, визы проставляют в нижней части или на оборотной стороны последнего листа документа в правом нижнем углу и состоят из наименования должности, подписи и расшифровки подписи, даты. Печатается 10-12 шрифтом. В левом нижнем углу документа проставляется реквизит «Отметка об исполнителе» (ФИО и телефон , через один межстрочный интервал, шрифт 9)

Оттиск печати

Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на личную подпись, а лишь на последнюю четверть наименования должности свободное пространство ниже.

На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место для печати».

Печати бывают гербовыми и простыми (к последним относятся печати организации и структурных подразделений - отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

Вопросы для самоконтроля:

1. Назовите состав реквизитов бланка письма.

2. Назовите состав реквизитов общего бланка.

3. Перечислите реквизиты документа, определяющие его юридическую силу.

4. Какие реквизиты проставляются на входящем документе во время его движения в организации?

5. Какие реквизиты проставляются на исходящих и внутренних документах в процессе их оформления и подготовки к отправке?

Лекция № 7

Тема: Технология документационного обеспечения управления

1. Организация работы с документами. Структура организации работы

2. Обработка входящих документов

3. Обработка исходящих (отправляемых) документов

4. Организация работы с конфиденциальными документами

5.Делопроизводство при работе с обращениям граждан

1.Организация работы с документами. Структура организации работы

Организация работы с документами – это создание условий, обеспечивающих хранение необходимой инф ормации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

Организация работы с документами включает

· организацию рационального документооборота;

· контроль исполнения документов;

· создание информационно-поисковых систем по документам;

· подготовка документов к передаче в архив.

Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки адресату или досдачи дел в архив образуют документооборот организации.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах (маршрутах) прохождения документов.

Маршруты прохождения документов разрабатываются Службой документационного обеспечения и утверждаются руководством фирмы. Организация документооборота зависит от масштаба деятельности учреждения, его функций, качества звеньев управления и объема документооборота.

Основные операции делопроизводства приведены в таблице.

Основные операции делопроизводства*

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, то есть их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.

Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.п.).

Входящие документы разделяют на документопотоки, направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям.

В подразделениях формируются исходящие документы.

Входящие и исходящие документыучитывают в экспедиции канцелярии при первоначальной обработке или отправке документов. Внутренние документы учитывают по месту их подготовки или исполнения, причем каждый документ учитывают однократно.