Учет трудовых книжек

В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек. Существует приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Есть книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходную книгу ведут в бухгалтерии предприятия (кассир). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой предприятия или лицом, ответственным за обеспечение кадровой деятельности документами. В книге регистрируются все трудо­вые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, трудовые книжки и вкладыши выданные вновь.

Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скрепле­ны подписью директора и печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалте­рии, как документы строгой отчетности и выдаются по заявке под отчет от­ветственному за ведение кадровой документации. Сотрудник сам может купить трудовую книжку в канцелярском магазине.

По окончании каждого месяца (квартала) в бухгалтерию предоставляется отчет о наличии бланков и вкладышей, о суммах, полу­ченных за заполнение книжки и вкладыши. На испорченные бланки со­ставляется акт. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров отдельно от ос­тальных трудовых книжек. Затем, невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве 50 лет, по истечении этого срока могут быть уничтожены в уста­новленном порядке.

Личное дело - совокупность документов, содержащих, необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на рабо­ту. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, предприятия по разному решают вопросы их ведения. Одни организации заводят личные дела на всех сотрудников, другие - на руководителей и ведущих специалистов.

Каждое дело формируется в отдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.

Работники, ведущие кадровую документацию, отвечают за правиль­ное оформление личных дел.

Документы рекомендуется включать в личное дело в такой последо­вательности:

Ø внутренняя опись документов дела,

Ø дополнения к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров),

Ø заявление о приеме на работу, ,

Ø анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров),

Ø трудовой договор (если есть),

Ø приказ о приеме на работу (копия),

Ø документы об образовании (копия),

Ø характеристики или рекомендательные письма.

В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства аттеста­ционные листы и т.п.). Копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

На документы личного дела составляется внутренняя опись. Каж­дый документ дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и под­писывается работником, ведущим кадровую документацию, указывается дата формирования личного дела. Начальная дата - дата заявления о приеме на работу, конечная - дата увольнения. Личное дело ведется в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за кадровую документацию, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан, когда будет возвращен.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по за­просу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руково­дителя. Выдача учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В ней указано: когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись яйца получившего дело. При возвращении дела в кон­трольной карточке указывается дата его возвращения, она вкладывается в дело.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольне­нии номер дела используется для личного дела вновь принятого работника. Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется акт. Хранятся личные дела в специальных шкафах. Дела располагаются по порядку номеров слева направо, сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или межведомственный архив по личному составу, о чем дела­ется отметка в журнале учета личных дел. Для передачи дел в архив все листы, кроме внутренней описи и лис­та заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным, карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов личного дела нумеруются от­дельно. В конце личного дела помещается "заверительная надпись", состав­ленная на "ЛИСТЕ-ЗАВЕРИТЕЛЕ ДЕЛА" (оформляется по установленной форме). "Лист заверитель" - служит для учета количества листов в деле и фиксирует особенности их нумерации и физическое состояние. Заверительная надпись подписывается ее составителем. Все изменения в составе личного дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ. Заверительная надпись пишется только на листе-заверителе, но не на обложке дела или на обороте листа последнего документа

Вопросы для самоконтроля:

1. Документы по личному составу.

2. Какие документы относятся к группе документов по личному составу?

3. В чем особенности составления документов по личному составу?

4. Виды документов по личному составу.

5. .Порядок составления. Оформление; хранение.

6. Приказы по личному составу.

7. Правила заполнения и оформления личной карточки.

8. Личное дело. Состав документов личного дела

Лекция № 5

Тема: История развития системы государственного делопроизводства.

1. Делопроизводство в Древнерусском государстве.

2. Приказное делопроизводство XV-XVII вв.

3. Система коллежского делопроизводства.

4. Система министерского «исполнительного» делопроизводства XIX-XX вв.

5. Организация делопроизводства в 1917-1941 гг.

6. История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг.

7. Развитие документирования управленческих функций на современном этапе.

8. Основные направления совершенствования состава и форм документов

9.Внедрение новых информационных технологий