Оценка эффективности совещаний.

Оценки различных специали­стов о степени результативности и эффективности совещаний, как одного из инструментов управле­ния деятельностью организации, изменяются в широких пределах: от «без совещаний наша органи­зация прекратит свое существо­вание» до «все совещания — это пустая трата времени».

Прежде всего следует поста­вить вопрос: возможно ли совре­менным организациям обходить­ся без совещаний или сократить их количество? Другими словами, может ли документ заменить до­носимую в устной форме инфор­мацию?

Документ способен заменить большинство совещаний. Исклю­чением являются ситуации, раз­решение которых зависит от кон­кретных обстоятельств, которые практически невозможно спрог­нозировать, а также ситуации, где требуется постоянный обмен мне­ниями, которые формируются в процессе обсуждения проблемы.

Определим результативность совещаниякак степень восприя­тия передаваемой информации, а эффективность совещаниякак отношение степени восприятия передаваемой информации к зат­ратам.

На всех остальных совещаниях, по существу, докладчик осущест­вляет передачу информации тем, кто его слушает. Это, как правило, те, кого в данный момент хвалят (что бывает редко), обсуждают, критикуют и т. д. Остальные участ­ники совещания являются пассив­ными наблюдателями, поскольку их этот конкретный вопрос слабо интересует. Практика показывает, что лишь 10% всей аудитории яв­ляются активными слушателями докладчика. Если принять, что 10% слушателей восприняли всю информацию, переданную до­кладчиком, на 100%, а остальные 90% участников совещания вос­приняли информацию пусть даже на 50%, то в этом случае результа­тивность совещания, определен­ная как степень восприятия пере­даваемой информации, составит лишь 55% вместо запланирован­ных 100%.

Если считать, что участие в ра­боте совещания — это оплачивае­мая работа, то 90% участникам совещания за проведенное время на совещании заплатили в 2 раза больше, чем им было положено по контракту. Для этого случая может быть рассчитана также и эффек­тивность совещания, определенная как отношение степени восприя­тия передаваемой информации к затратам. Понятно, что если сте­пень восприятия информации составила всего 55%, а 90% участ­никам совещания было переплачено в 2 раза, говорить о высокой эффективности совещания не приходится.

Не претендуя на исчерпываю­щий анализ, перечислим поло­жительные и отрицательные моменты совещанияс позиции руководства и менеджеров орга­низации.

К положительным моментам можно отнести следующие:

1. Возможность видеть всех членов организационной группы в одном месте.

2. Возможность оперативно вносить изменения в план действий, сообразно сложившейся ситуации.

3. Возможность для каждого из членов группы высказать свое мнение и обосновать его.

4. Возможность самовыра­жаться, выступая перед кол­легами с докладом, а также получать положительный «за­ряд» выступающего лидера.

5. Возможность выслушать мнение всех других членов группы.

В качестве отрицательных мо­ментов выделим следующие:

1. Бесполезная трата време­ни на выслушивание докла­дов, которые не связаны с деятельностью сотрудников, или при сильном расхождении мнений у некоторых их них.

2. Плохое восприятие ин­формации на слух у некото­рых сотрудников.

3. Отсутствие стимула к дальнейшей деятельности из-за публичной критики со­трудника.

4. Чрезмерно сильное влияние на группу доводов одного или нескольких членов (коалиции), направленных на выпячивание положительных особенностей предпочитаемых ими вариантов решений.

5. Поспешное применение правила большинства, не позволяющего учесть мнения всех членов группы.

Руководителям организаций, которые не видят смысла в сокра­щении количества совещаний, по­лезно учитывать рекомендации для проведения эффективного совещания.

1. Расположение людей в по­мещении должно быть таким, чтобы каждый из присутствующих мог видеть всех остальных участ­ников.

2. На видном месте должен находиться магнитный мольберт с маркерами для фиксирования идей и решений.

3. Повестка дня должна быть заранее представлена, согласова­на и утверждена.

4. Временной регламент должен быть установлен для каж­дого пункта, включенного в по­вестку совещания.

5. Должна обсуждаться ин­формация о текущем состоянии работы и высказываться предло­жения о том, как сделать ее более эффективной.

6. Секретарь должен записы­вать сгенерированные идеи и принятые на совещании решения, после чего эти данные подгота­вливаются в виде тезисов и рас­сылаются всем участникам сове­щания.

7. В конце совещания участ­ники должны четко определить и утвердить, кто и что должен сде­лать к следующей встрече.

8. Даты будущих совещаний должны быть оговорены заранее, чтобы люди могли скорректиро­вать планы своего участия.