Технология проведения совещания.

План:

1. Виды совещаний.

2. Методы проведения совещаний.

3. Оценка эффективности совещаний.

4. Технология проведения совещания.

Совещание можно проводить на этапе анализа информации, разработки альтернативных вариантов решения проблемы, на этапе принятия решений и доведения до исполнителей управленческого решения, а также обязательно на этапе анализа результатов.

В технологии проведения совещаний мало что изменилось с 20-х гг. прошлого века. Менеджеры орга­низаций всех уровней по-прежнему проводят огромное количество времени на самых различных заседаниях, собраниях, совещаниях, переговорах, комиссиях, в том числе селекторных, оперативках, пла­нерках и т. д. При этом чем выше управленческая должность, тем боль­ше времени они на это тратят. Нередко можно услышать, что руководитель какого-либо подразделения в ор­ганизации может приступить к выполнению своих непосредственных должностных обязанностей только после 17.00, при том что его ра­бочий день официально заканчивается в 18.00.

В большинстве организаций совещания и командная работа у мене­джеров среднего звена занимают 25-75% времени, а топ-менеджеры проводят 50-80% своего времени на различных совещаниях, что нано­сит серьезный экономический ущерб - из-за непродуктивности данных мероприятий.

Однако без этого вида деятельности все же не обойтись. Главное здесь – сделать совещание эффективным, то есть имеющим положительные результаты в достижении поставленной цели.

Виды совещаний.

В зависимости от целевых установок совещания можно разделить на несколько видов.

1. Деловые совещания, цель которых — принятие решений. Та­кие совещания имеют повестку дня, участники оценивают состоя­ние дел, делятся информацией, обсуждают вопросы повестки со­вещания, принимают по ним реше­ния, распределяют обязанности и согласовывают свои действия.

2. Производственные (опе­ративные, диспетчерские) сове­щания, цель которых — получение информации о текущей ситуации, выяснение проблем, заслушива­ние отчетов о проделанной работе.

3. Проблемные совещания, цель которых — обсуждение воз­никших проблем, поиск оптималь­ных решений, рассмотрение перспективных вопросов разви­тия, обсуждение инновационных проектов.

4. Инструктивные совеща­ния, цель которых — проинструк­тировать персонал о предстоящей работе, распределить полномо­чия и ответственность. Как прави­ло, планы уже составлены, а ре­шения приняты вышестоящими инстанциями. На совещании нуж­но только сообщить сотрудникам, что от них ожидается, убедиться, что каждый понимает свою роль, и ответить на возникающие вопро­сы. Решения обсуждению не под­лежат, но основания и послед­ствия этих решений должны быть разъяснены персоналу.

5. Информационные сове­щания, цель которых — передача информации на нижние упра­вленческие уровни организации. Например, на предварительном совещании, посвященном прове­дению аудита системы менед­жмента качества организации, доводится информация о целях, масштабе, методах, процедурах аудита, формах общения между аудиторами и персоналом органи­зации.

6. Консультационные сове­щания, цель которых — выявление потребностей и ожиданий заинте­ресованных сторон. Руководство организации может проводить та­кие совещания с потребителями своей продукции или услуг, по­ставщиками, работниками организации, представителями проф­союза и общественных организа­ций и другими заинтересованны­ми сторонами. Главная задача заключается в получении от лю­дей нужной информации.

7. Совещания рабочих групп, комитетов, комиссий, цель кото­рых — детальное планирование. Рабочие группы объединяют представителей разных подраз­делений и служб различных уров­ней управления организации. Как правило, это совещания равно­правных участников, на которых важно фиксировать высказанные идеи, мнения и предложения.

8. Итоговые совещания, цель которых — оценка итогов или прогресса, достигнутого органи­зацией, подразделением или от­дельными работниками в продви­жении к поставленным целям.