Регулирование и контроль в системе управления

Управление основывается на четкой системе контроля, без которого оно имеет фиктивно-демонстративный характер. Контроль в системе управления рассматривается в трех аспектах [37, 42, 47, 56]:

1. Систематическая деятельность руководителей и органов управления, реализующих одну из основных функций менеджмента.

2. Завершающая стадия цикла управления, сердцевиной которой является механизм обратных связей.

3. Совокупность действий должностных лиц – неотъемлемая часть процесса принятия и реализации управленческих решений.

В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:

· проверочная(установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений);

· информационная (сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта);

· диагностическая(изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов);

· прогностическая,создает основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров;

· коммуникационная, обеспечивает установление и поддержание обратной связи;

· ориентирующая, подсказывающую, на что нужно обращать особое внимание;

· стимулирующая(по итогам контроля происходит оценка персонала, поощрение или наказание);

· корректирующая (на основе полученных результатов состояние и поведение объекта изменяются так, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования);

· защитная(способствует сохранности ресурсов).

Контроль должен быть полным,т. е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней.

Цель контроля:

· выявление слабых мест и ошибок в процессе производства и управления, своевременное их исправление и недопущение повторения;

· обеспечение соответствия между намеченными планами и проводимыми мероприятиями.

Для осуществления контроля необходимо:

· наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;

· наличие организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы [56].

Выделяют следующие основные виды контроля [37, 42, 47, 56].

1. По типу:

· традиционный контроль фиксирует отклонения от плановых заданий и стандартов;

· опережающий – отслеживает разрыв между реальным состоянием дел организации и ее целями; по итогам принимаются меры, направленные на их достижение, а не на исправление прошлых ошибок;

· предпринимательский – осуществляется над внешней ситуацией и внутренними процессами, факторами, влияющими на них; в результате корректируются сами цели.

2. По видам:

· финансовый;

· маркетинговый:

· контроль качества;

· производственный и др.

3. По объектам, каковыми являются:

· состояние производственного, технического, кадрового потенциала, объем финансовых ресурсов, материальных запасов, целесообразность их использования;

· эффективность производственной деятельности;

· промежуточные и конечные результаты;

· затраты, потери и их виновники;

· достоверность, качество, доступность, полнота информации;

· сроки исполнения принимаемых решений;

· имидж организации;

· сохранение коммерческой тайны и т. д.

4. По субъектам,которые осуществляют процесс контроля:

· администрация;

· функциональные службы;

· специальные подразделения;

· сами работники.

5. По интенсивности:

· нормальный;

· усиленный.

6. По месту осуществления:

· летучий контроль, года его субъект и объект пространственно разделены и необходимо их специальное соединение (выездная проверка);

· стационарный – субъект и объект едины.

7. По целям:

· фильтрующий контроль призван отделить годное от негодного;

· корректирующий – исправить положение дел.

8. По методам:

· фактическийконтроль осуществляется с помощью опроса, инвентаризации, осмотра, разрушения объекта;

· документальный – на основе сверок и проверок документов;

· оценочный контроль – на основе экспертизы, анализа, сопоставления с эталоном.

9. По стадиям осуществления:

· предварительный – предшествует активной деятельности, его задача состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления к работе, осуществляется путем анализа наличия и состояния ресурсов, их сопоставления со стоящими задачами;

· текущий контроль (стратегический и оперативный) оценивает внутренние и внешние возможности организации. Стратегический имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей (уровень производительности труда, внедрение и использование достижений НТР, новых методов работы, технологий и проч). Оперативный (административный) контроль проводится одновременно с выполнением основной работы. Его разновидностью является контроль производственный, операционный контроль;

· итоговый контроль связан с оценкой выполнения организацией своих решений и результатов практических действий, а также сильных и слабых сторон организации.

Процесс контроля в общем случае включает в себя следующие стадии:

1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля «Controlling» или частные проверки).

2. Определение цели контроля (решение о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса управления).

3. Планирование проверки:

· объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели и т.д.);

· проверяемые нормы (этические, правовые, производственные);

· субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля);

· методы контроля;

· объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные);

· сроки и продолжительность проверок;

· последовательность, методики и допуски проверок.

4. Определение значений действительных и предписанных.

5. Установление идентичности расхождений (обнаружение, количественная оценка).

6. Выработка решения, определение его веса.

7. Документирование решения.

8. Метапроверка (проверка проверки).

9. Сообщение решения (устное, письменный отчет).

10. Оценка решения (анализ отклонений, локализация причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления, меры по устранению недостатков).

В управленческом контроле используются следующие типы нормативов:

· натуральные;

· затратные;

· капитальные;

· доходные;

· программные;

· нематериальные;

· целевые.

Контроллинг(control – руководство, регулирование, контроль) – новая концепция управления, порожденная практикой современного менеджмента.

Одной из основных причин возникновения и внедрения концепции конроллинга стала необходимость в системной интеграции различных аспектов управления бизнес-процессами в организационной системе. Контроллинг обеспечивает методическую и инструментальную базу для поддержки основных функций менеджмента: планирования, контроля, учета и анализа, а также оценки ситуации для принятия управленческих решений.