Алгоритм составления письма

Используйте черновик.

1. Работа над вступительной частью.

1.1 Сформулируйте цель (например: склонить читателя к сотрудничеству).

1.2 Определите характеристики потенциальных адресатов (род деятельности; уровень образования; возраст аудитории; позиция в иерархии; компетентность).

2. Работа над основным содержанием.

2.1 Идеи. Запишите все идеи, даже те, в которых вы сомневаетесь. →Вернитесь к основной цели письма и особенностям потенциальных получателей. → Самые привлекательные идеи включите в окончательный список.

2.2 Фактический материал. Соберите фактический материал: конкретные примеры, данные исследований, результаты испытаний, отзывы потребителей и др. → Поработайте с внутренними документами вашей компании, просмотрите публикации в тематических изданиях и других СМИ. → Проведите анализ собранной информации, перепроверьте все факты.

2.3 Разделите содержание письма на вступление, основную часть и заключение.

2.4 Напишите предварительный вариант вашего послания.

3. Редактирование.

3.1 Убедитесь, что каждая тема была отражена в отдельном абзаце. Проверьте связность текста. Сделайте редакторскую правку.

3.2 Подготовьте окончательный вариант письма^[28].

Компания ОАО «Лукойл»предъявляет следующие требования к деловой переписке: «Деловая переписка является наиболее распространенным видом деловой связи. К деловой переписке предъявляются более высокие, по сравнению с устной речью, требования точности, логичности, однозначности, грамотности. Умение работников вести переписку способствует созданию благоприятного впечатления о Компании в целом. В целях соблюдения требований деловой переписки необходимо соблюдать следующие правила:

1.Ясно представлять себе, о чем писать, как аргументировать и какой цели добиваться. При этом необходимо убедиться, что именно письмо является наиболее эффективным способом разрешения вопроса.

2.Логично и точно излагать мысль.

3.Все данные тщательно проверять и визировать.

4.Писать просто и понятно. Следует избегать многословия, штампов, неточностей, двусмысленностей, профессионализмов, ошибок и ненужных сокращений.

5.Проявлять вежливость и корректность.

6.При отправке письма почтой точно указывать почтовый адрес и индекс получателя.

7.При отправке электронного письма указывать вашу фамилию, имя, отчество, номер рабочего телефона.

8.При использовании электронной почты оставлять специальное сообщение о временном отсутствии и координаты для связи в случае производственной необходимости.

9.Сохранять конфиденциальность информации, указанной в полученном письме»^[29].

ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

Задание1.Изучите представленный в данном разделе материал и ответьте на следующие вопросы:

1.Какие преимущества имеет письменное сообщение перед устным?

2.Какие правила существуют для повышения эффективности письменной коммуникации?

3.Что такое официальный документ? Какие функции он выполняет?

4.Перечислите виды документов в официально-деловом стиле.

5.Какие виды официально-деловых документов преобладают в нефтегазовой сфере? Опишите их особенности.

6.Какие требования к оформлению официально-деловых документов предъявляют нефтегазовые компании

Задание 2.Определите по названию документа целевое назначение данного речевого жанра:

· приказ, инструкция,

· докладная записка, объяснительная записка,

· уголовное дело, заявление, рекламация,

· отчет, справка, акт.

Аргументируйте свое суждение. Назовите признаки официально-делового стиля, общие для всех названных жанров.

Задание 3. Прочитайте требования к деловой переписки, предъявляемые в компании ОАО «Лукойл». Соответствуют ли они основным общепринятым требования?

Задание 4.Составьте служебную, объяснительную, докладную записки.

Задание 5.Проанализируйте представленные акты. Найдите ошибки и исправьте их.