Пример бланка делового письма

2.Письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа – не менее 1,5 см. Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.

3.«Шапка» делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу). В левом верхнем углу под шапкой указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Например: 21.05.02 № 01–07/111.

Если деловое письмо является письмом-ответом, то в нем помимо исходящего номера необходимо дать ссылку на дату и номер инициативного документа, на который вы отвечаете. Ссылочную дату и номер перепишите из инициативного письма. Например: 27.06.02 № 01–07/113на № 03–21/135 от 03.06.02.

По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.

4.Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма. В ГОСТе Р 6.30-97 не нашел разрешения вопрос о правилах обращения к получателю документа. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются следующие:

Уважаемый Сергей Петрович!

Господин Титов!

Сергей Петрович!

Уважаемый господин Титов!

Уважаемый г-н Титов!

Уважаемая госпожа Петрова!

Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

Глубокоуважаемый товарищ Петров!

При обращении к должностным лицам высших и центральных федеральных органов власти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий, допускается обращение с указанием должности без фамилии. Например: Господин Президент! Ваше Преосвященство!

5.В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. При этом местоимение мы в деловом тексте обычно не пишется.

Допускается форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например: Дирекция компании не возражает.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного лица (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:

· письмо оформляется на должностном бланке;

· письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

В конце делового письма должны присутствовать данные отправителя (ФИО, должность, подпись).

6.Свидетельством того, что с письмом ознакомились, является резолюция руководителя, включающая указание или отношение к информации, число и подпись. Она ставится под углом в левой части письма, для чего на первой странице оставляют поля шириной не менее 5 см, а на последующих – не менее 2 см. Отношение к информации обычно выражается словами Согласен, Не согласен. Нередко можно встретить неопределенное Не возражаю.

Когда видишь такую резолюцию, а зачастую они следуют одна под другой, создается впечатление, чаще всего небезосновательное, что должностное лицо стремится уклониться от ответственности.

Резолюции, заключающие в себе указание, могут быть как общие, так и конкретные. Общие указания выражаются словами К руководству, К исполнению, К сведению. Конкретные указания формулируются в повелительном наклонении или неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам (одному или нескольким), например: Никифорову Ф.С. Срочно обеспечьте отгрузку товара. Однако императивный тон изложения резолюции недопустим, когда он адресуется не подчиненным, а смежникам. После указания руководитель может выразить личное отношение к состоянию дел, например: Сидорову П.Н.! Прошу разобраться и доложить. На мой взгляд, следует обратить внимание на подбор кадров в группу обеспечения. Слово «прошу» смягчает приказной тон резолюции и придает оттенок уважения к исполнителю.

В тоже время резолюция, адресованная подчиненному, – это фактически распоряжение, указание, содержащее предписывающие действия. Поэтому недостаточно ограничиваться общими ремарками, тем более в виде вопросов Ваше мнение? Ваши соображения? и т.п. Правильнее в таких случаях писать: Доложите ваше мнение по данному вопросу. или Прошу доложить о возможности решения вопроса.

Тон резолюции должен быть доброжелательным, без оскорблений и унижений. Юмор в деловых отношениях необходим, но ему не место в резолюциях, которые носят характер юридического императива. Резолюция – это не просто распоряжение. Она является показателем стиля руководства, по ней можно судить о степени оперативности, компетентности, характере должностного лица. Поэтому следует обращать внимание не только на содержание распоряжения, но и на его форму: стиль, язык, тон, оформление.

Ряд писем (письма-подтверждения, сопроводительные письма, некоторые информационные письма) не требуют развернутой резолюции. В таких случаях принято ограничиваться указанием исполнителя.

Писать Для ознакомления, Для сведения, Для исполнения, Для руководства, когда стоит фамилия исполнителя, не рекомендуется. Если письмо содержит несколько вопросов, то резолюция руководителя, ознакомившегося с письмом, может быть многократной, т.е. состоящей из нескольких резолюций по каждому или некоторым из вопросов, затрагиваемых в письме.

Умение наложить правильную, четкую, лаконичную резолюцию не только свидетельствует о высокой деловой культуре должностного лица, но и способствует более быстрому прохождению документов, решению содержащихся в них вопросов и, в конечном счете, – успеху дела^[27].

Структура письма

Вступление.Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо.

Заголовок во вступлении – это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель. Например: Касательно заказа на поставку запчастей, Об изменении цен на продукцию.

Обращение: лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата. Например: Уважаемый господин Волков!, Уважаемая Наталья Ивановна!, Уважаемый господин директор!, Уважаемые партнеры!

В обращении не принято употреблять инициалы адресата.

Цель письма – краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо. Например: Обращаюсь с письмом в связи с…, Согласно телефонному разговору…, Компания«Y» предлагает…, Доводим до Вашего сведения, что…

Основная часть– изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. – в зависимости от темы письма.

Заключение– вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Например: С уважением…, Искренне Ваш… Под этими фразами указывается ваша должность и подпись – фамилия, имя, отчество. Если вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: С наилучшими пожеланиями, Всего наилучшего без указания должности.