ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Деловая коммуникация пронизывает все виды деятельности организации, является важным рабочим инструментом для интеграции ее подразделений, средством, с помощью которого повышается эффективность труда, реализуются поставленные работниками цели, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, клиентами^[20].

Большую часть общения делового человека составляет письменное общение.

Письменное сообщение имеет следующие преимущества перед устным сообщением.

1.Оно дает возможность длительного хранения содержащейся в нем информации. На факт общения можно сослаться позднее и подтвердить это документально. Деловое сообщение предполагает обратную связь между адресантом и адресатом, поэтому коммуникацию легко можно проконтролировать.

2.При работе с письменным текстом у составителя есть возможность подумать, привести в порядок свои мысли и в случае необходимости откорректировать сообщение, поэтому оно часто более тщательно сформулировано, чем устное сообщение. Кроме того, полученное сообщение, как правило, не требует мгновенного восприятия и реакции, что обеспечивает более рациональное распределение рабочего времени.

3.Письменная коммуникация вызывает меньше эмоциональных реакций, поскольку больше внимания уделяется сознательному восприятию информации^[21].

В письменных сообщениях наглядно проявляются общая культура, грамотность, компетентность пишущего, что позволяет адресату составить представление о нем как о личности.

Деловая письменная коммуникация – средство формирования профессионального имиджа и эффективный инструмент организации и поддержания деловых контактов. Специалисты в этой области Дж.М. Лейхифф и Дж.М. Пенроуз предлагают 10 правил, которым необходимо следовать для того, чтобы письменная коммуникация была эффективной.

1. Тактичность. При составлении текста необходимо:

· обращаться к личности, а не к категории;

· избегать указаний на пол. Одним из способов является использование множественного числа. Например: Служащие будут продвигаться по службе на основании их способностей и трудового стажа вместо Любой служащий будет продвигаться по службе, исходя из его способностей и трудового стажа;

· концентрировать внимание на восприятии получателя.

2. Персональность. При написании текста необходимо передавать позицию «вы», что означает необходимость сосредоточиться на нуждах и интересах вашего адресата, а не на своих собственных.

3. Позитивность. Эффективная письменная коммуникация должна иметь позитивный тон.

4. Энергичность, активность.

5. Цельность. В деловой корреспонденции каждое предложение должно содержать только одну мысль. При составлении предложения необходимо убедиться, что в нем нет нескольких не связанных друг с другом мыслей.

6. Связность. Сведения, изложенные в тексте, должны быть логически связаны.

7. Ясность. Эта особенность включает в себя выбор слов, структуры предложения и абзаца, а также общую организацию сообщения.

8. Краткость. В сообщении не должно быть многословных выражений, избитых фраз, ненужных повторений и абстрактных слов.

9. Удобочитаемость. Текст должен легко пониматься читающим.

10. Элементы унификации. Унифицированное сообщение свободно от двух недостатков – грамматических ошибок и проблем с форматом^[22].

Главными признаками официально-деловой письменной речи являются регламентированность отношений между автором и адресатом, стандартизация и унификация, т.е. сведение документационного потока к единым формам и стандартам (единообразное размещение реквизитов на бланках, сокращение их форматов, применение трафаретных текстов и др.).

Стандарты: ГОСТ (межгосударственный); ОСТ (отраслевой); СТП (стандарт предприятий и учреждений), СТО (стандарт организации).

Главным текстовым продуктом деловой речи является документ– письменный деловой текст, имеющий юридическую (правовую) значимость. Документ – это средство закрепления различными способами на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документ – полифункциональный текст, у которого есть общие и специальные задачи. Общие функции документаследующие:

1) информационная: любой документ создается для сохранения информации;

2) социальная: документ порожден той или иной социальной потребностью;

3) коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры;

4) культурная: документ – это средство закрепления и передачи культурных традиций, отражения этапов развития цивилизации.

Специальные функции документа:

1) управленческая: документ является инструментом управления;

2) правовая: документ – средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;

3) исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества^[23].

Цельюписьменного делового общения, целью документа является:

· привлечение внимания к проблеме, инициирование делового общения;

· информирование адресата;

· побуждение к действию;

· придание юридического статуса какому-либо событию;

· решение конфликтных ситуаций и т.п.

Каждый документ имеет обязательные элементы оформления – реквизиты. В реквизиты входят:

· наименование автора документа;

· наименование адресата;

· подпись;

· дата;

· номер документа;

· гриф утверждения;

· печать и др.

По композиционным особенностям деловые бумаги делятся на одноаспектные и многоаспектные. Структура аспекта: первая часть включает информацию об имевших место фактах, событиях; вторая часть называет желаемые или предполагаемые события, которые выражаются при помощи речевых действий, таких как просьба, предложение, требование.

Существуют несколько способов классификации документов официально-делового стиля:

· По отражаемым в них видам деятельности выделяют документы по общим и административным вопросам и документы по функциям управления.

· По месту составления выделяется внутренняя и внешняя документация.

· По содержанию документы делятся на простые (посвященные одному вопросу) и сложные.

· По форме документы бывают индивидуальные, трафаретные и типовые.

· По срокам исполнения – срочные и несрочные.

· По виду оформления – подлинные, копии, выписки и дубликаты.

· По происхождению – служебные и личные (именные).

Ко всем письменным деловым текстам предъявляются определенные требования:

· соответствие жанру документа;

· достоверность и объективность;

· точность, исключающая двоякое понимание текста;

· лаконизм формулировок (объем);

· стандартность языка;

· нейтральный тон изложения, прямой порядок слов;

· соблюдение норм официального этикета^[24].

Для выполнения вышеназванных требований во всех жанрах письменных деловых текстов используются следующие лексические и грамматические средства, отличающие письменную деловую речь от других разновидностей речи:

· нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи: надлежащий, вышеуказанный, вышеназванный, нижеподписавшийся, настоящий (= этот)…;

· отглагольные существительные: исполнение, нахождение, невыполнение, несоблюдение, проведение…;

· сложные предлоги: в целях (чего?), в отношении (чего?), в силу (чего?), в связи с (чем?), на основании (чего?), согласно (чему?), благодаря (чему?), вопреки (чему?)…;

· устойчивые словосочетания «прилагательное + существительное»: назначенное время, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительная договоренность…;

· «расщепленные» сказуемые: оказать помощь / поддержку / содействие, произвести реконструкцию, провести расследование, поставить подпись, оказать влияние, выразить благодарность…;

· «нанизывания» родительного падежа в цепочке имен существительных: с целью получения новых результатов; для применения мер общественного воздействия…;

· страдательный залог: оплата гарантируется, документы прилагаются, предложение одобрено…

Данные языковые особенности характерны в целом для письменной деловой речи, однако у каждого письменного делового жанра существует своя специфика, которую необходимо рассмотреть отдельно.

В официально-деловом стиле выделяют личную документацию (автобиография, резюме, заявление, объяснительная записка и др.), организационно-распорядительную документацию (приказ, постановление, распоряжение, договор и др.), информационно-справочную документацию (акт, служебная записка, аналитическая записка, докладная записка и др.), официально-деловые письма, письменные сообщения (коммерческие письма, письмо-оферта (предложение), письмо-рекламация (претензия), письмо-запрос, информационное письмо, гарантийное письмо, письмо подтверждение, электронные письма и др.).

В нефтегазовой сфере, конечно же, можно встретить практически все из перечисленных видов деловых писем. Мы рассмотрим только те, которые наиболее часто используются в профессиональной коммуникации между инженерами, координаторами, супервайзерами и др. К такой документации относится прежде всего информационно-справочная документация и различные письма.

В информационно-справочной документации отражаются сведения о реальном положении дел в системе управления. К таким документам относятся:

1. Акт– документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Акт составляется при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей, как приложение к рекламации и т.д.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В констатирующей части указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт; событие, действие, которое послужило причиной составления акта; номер акта и дата. Эта часть документа заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 3–х экземплярах:

1–й экземпляр –

2–й экземпляр –

3–й экземпляр –

В основной части излагаются установленные факты, делаются выводы и формулируется заключение. Если акт составлен комиссией, то первым указывается ее председатель, фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

2. Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). При этом данный документ широко используется в деловой практике.

Служебная записка – информационно-справочный документ внутренней деловой переписки, принятый в компании. В отличие от докладной записки, она обеспечивает коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне и составляется работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебная записка – инструмент коммуникации между структурными подразделениями учреждения либо сотрудниками, которые не находятся в прямом подчинении, поэтому обычно она направляется от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса (в противном случае это будет докладная записка)^[25].