Построение таблицы требуемой конфигурации

Назначение и управление Excel

Microsoft Excel представлен различными версиями Microsoft Office (97, 2000, XP) и предназначен для обработки данных в табличном виде и представления результатов обработки в табличной форме и в виде диаграмм или графиков. Excel позволяет обмениваться информацией с другими программами, работающими в среде Windows. Созданный в Excel документ может быть распечатан на принтере или передан по факсу и электронной почте.

Запуск программы Excel

Пуск - Программы - Excel, или

2щл по ярлыку Excel на рабочем столе Windows.

Элементы основного окна программы

· Строка главного меню.

· Панели инструментов.

· Окно активной рабочей книги.

· Строка состояния.

· Линии прокрутки.

· Строка формул для отображения и редактирования содержимого текущей ячейки. Строка состоит из 3-х частей:

o в правой части - содержимое ячейки;

o в левой части - адрес активной ячейки;

o в центре - кнопки для редактирования.

Ярлыки листов и кнопки их прокрутки располагаются в нижней части экрана для отображения и выбора соответствующего листа рабочей книги.

Строка состояния - имеет две части.

В левой - краткая справка о назначении выбранной команды меню и информации и текущей выполняемой операции.

В правой - 5 полей для отображения статуса некоторых функций клавиатуры и текущего режима ввода:

· NAM - включение цифрового блока клавиатуры (Nam Lock).

· CAPS - включение верхнего регистра клавиатуры.

· ВДЛ - включение (F8) режима выделения.

· ДОБ - включение режима выделения несмежных диапазонов ячеек (Shift+F8).

· FIX - На вкладке Правка: (Сервис - Параметры - Правка - Параметры) установлен Фиксированный десятичный формат.

В строке состояния высвечивается также имя функции, выбранное пользователем из контекстного меню строки состояния и результат ее вычисления по отношению к текущему диапазону ячеек, например, СУММ = 100, Минимальное = 1 и др.

Возможности Excel

Создание таблиц и выполнение в них расчетов (более 400 стандартных формул).

Организация связи нескольких таблиц, причем изменение данных в одних (исходных) таблицах влияют на конечные результаты других (итоговых) таблиц.

Создание сводных (итеративных) таблиц, обеспечивающих удобный анализ больших массивов данных.

Выполнение сортировки, вычисление промежуточных данных и их фильтрацию.

Объединение данных нескольких таблиц в одну (консолидация).

Получение нескольких вариантов конечных результатов, при наличии нескольких массивов исходных данных (использование сценариев).

Защита данных от доступа или изменений посторонними лицами (ячейка, таблица, рабочая книга).

Скрытие или отображение определенной части таблицы (структурирование данных).

Применение механизма автозаполнения.

Основные понятия

· Рабочая книга - основной документ Excel, который хранится в файле с расширением (.xls).

· Книга Excel cоздается по умолчанию при открытии программы и содержит от 3-х до 255 листов. Листы могут быть электронными таблицами, диаграммами, макросами (содержать команды автоматического управления данными). Каждый лист отображается ярлычком

· Листы рабочей книги - предназначены для создания и хранения таблиц и диаграмм.

· Лист; - сетка из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы имеют имена из букв латинского алфавита, а строки - номера от 1 до 65536;

· Ячейка - прямоугольник на пересечении столбца и строк (16 млн. на одном листе). В ячейках размещаются данные в виде числовых значений, текста, а также формулы и параметры форматирования. Ячейка имеет адрес, который определяет ее место положения. Например, А! - адрес ячейки в левом верхнем углу, столбец "А", строка "1 Адреса ячеек используется в формулах для ссылок на данные.

· Активная ячейка выбирается щелчком указателя мыши и отличается утолщенной границей. Она служит для ввода данных, формул и их редактирования.

· Форматирование - задание определенных параметров для внешнего представления данных, записанных в одной или нескольких ячейках (вид, размер шрифта, цвет, заливка и пр.).

· Стиль - набор параметров форматирования, применяемый к выделенным ячейкам.

· Примечание - как правило, это текст, используемый в качестве комментария к содержимому одной или нескольких ячеек.

НастройкиExcel

Настройки выполняются с ДО Параметры (Сервис – Параметры…), в котором 10 вкладок для настройки программы.

Построение таблицы требуемой конфигурации

Создаваемой таблице необходимо придать задуманное очертание: столбцам – ширину, строкам – высоту, часть ячеек объединить, тексту – подобрать шрифт, его размер, цвет, заливку.

Ширина столбца

Длинные числа или текст могут не поместиться в стандартный формат столбца (8, 43 символа). Его можно изменить тремя способами.

1-й способ: Буксировкой правой границы столбца в строке заголовка столбцов.

2-й способ:

· Выделить нужный столбец (1щл по заголовку столбца);

· Формат - Столбец - Ширина столбца и задать требуемую в символах.

3-й способ (используется после создания таблицы).

· Выделить таблицу.

· Выполнить Формат - Автоформат – Простой. ОК.

Высота ячеек,

зависит от размера шрифта введенного в нее текста.

можно изменять и буксировкой границы между цифрами - именами строк.

Объединение ячеек

В таблице группу выделенных ячеек можно объединять командой (кнопка) Объединить и поместить в центре.

Положение данных в выделенных ячейках можно задавать кнопками с ПИ Форматирование: По левому краю; По центру; По правому краю. Командами из ДО Формат ячеек (Формат – Ячейки – Выравнивание) с вкладки Выравнивание данные можно выравнивать по горизонтали и вертикали. Установкой флажка Переносить по словам, текст в ячейках можно размещать в несколько строк. С этой же вкладки можно изменить ориентацию текста в ячейке.