Построение диаграмм

Диаграмму можно создать на том же листе, где и исходная таблица или на отдельном листе. Для создания диаграмм используется мастер диаграмм.

Создание диаграмм

1. Выбрать в таблице столбцы или строки, данные из которых будут отображены диаграммами. Размеры выбранных областей должны быть одинаковы. При выделении не прилежащих друг к другу областей таблицы использовать клавишу Ctrl.

2. Вставка - Диаграмма… . Появляется окно Мастер диаграмм, через которое процесс создания диаграмм реализуется за четыре шага:

Шаг 1. Выбирается тип и вид диаграмм. Дальше.

Шаг 2. Уточняется диапазон исходных данных для построения диаграмм и порядок расположения данных (строки или столбцы). Дальше.

Шаг 3. Вводятся заголовки диаграммы и ее осей (Заголовки). Определяется, как подписывать данные (Подпись данных). Определяются надписи у осей диаграммы (Оси). Определяется, выводить ли в поле диаграммы таблицу данных (Таблица данных). Определяется необходимость легенды и место ее размещения (Легенда). Легенда - способ маркировки составляющих диаграммы. Задаются при необходимости линии сетки (Линии сетки). Не все диаграммы их имеют! Дальше.

Шаг 4. Выбрается, где поместить диаграмму: на отдельном листе или на одном с таблицей и нажать кнопку Готово.

Если диаграмму выделить (1 щл по полю диаграммы), то появляется панель инструментов Диаграммы, и диаграмму можно редактировать, выполняя те же операции, что и при помощи Мастер диаграмм.

Для создания диаграммы на отдельном листе необходимо после выделения в таблице данных для создания диаграммы нажать клавишу F11 на клавиатуре ПК.

Оформление диаграммы. Созданную диаграмму можно редактировать. Окна с командами для редактирования вызываются щелчком правой клавиши мыши по соответствующим областям диаграммы (область диаграммы, область построения диаграммы, область заголовка и область легенды).

Работа со списками

Списки в Excel это таблица у которой:

1. Нет объединенных ячеек.

2. В ячейки столбцов заполнены однородными данными (текст, числа, даты и пр.)

3. Нет незаполненных ячеек.

Для работы со списками Excel имеет ряд команд, которые позволяют списки сортировать и фильтровать, создавать из списков сводные таблицы и пр.

Сортировка списков

Прежде чем сортировать, необходимо уяснить, потребуется ли возвращаться к исходному варианту. А для этого необходимо обязательно добавить поле сортировки.

Поле сортировки - это обычный столбец с номерами, для каждой строки таблицы свой. Он создаётся так:

· Выделить одну из ячеек в столбце, левее которого будет добавлен столбец поле сортировки и 1щп по выделенной ячейке.

· В КМ выбрать Столбец и Ок.

· Заполнить поле сортировки, для чего удобно использовать механизм автозаполнения.

Сортировка возможна по одному, двум или трем столбцам.

Порядок сортировки:

· Выделить блок для сортировки (без поля сортировки).

· Вызвать окно Сортировка (Данные - Сортировка).

· Выбрать столбец (параметр), по которому будет выполняться сортировка, и задать условия сортировки (по возрастанию или по убыванию) и ОК.
При сортировке по двум или по трем параметрам задавать их в полях окна сортировки Сортировать по…, Затем по… , В последнюю очередь по… .

· Для задания параметров сортировки можно воспользоваться пользовательскими списками (кнопка Параметры). Этот список можно дополнить: (Сервис - Параметры - Списки).

Фильтрация списков

Применение фильтров позволяет выбрать их списков необходимые записи, скрыв остальные.

Можно назначить условия или несколько условий отбора данных из таблицы. Например, нужно найти записи, относящиеся к продажам двух определенных типов товара за некоторый период, причем сумма сделок должна быть не ниже какого-то уровня.

Работа с фильтром:

· Сделать активной одну из ячеек в таблице.

· Выполнить: Данные - Фильтр и установить флажок у Автофильтр.

· В ячейках с именами столбцов появляются стрелки для раскрытия списков, через которые задаются условия фильтрации.

· Раскрыть нужный список и задать условие фильтрации.

Отмена фильтра

Данные - Фильтр - Отобразить все.

Сводная таблица

При создании отчета часто требуется взглянуть на данные с нескольких позиций. В этом случае можно использовать сводную таблицу, объединяющую данные в один список и отображающую только выбранные категории. При этом надо решить по каким категориям и с помощью каких функций подводить итоги. Вместо огромного списка можно составить отчет, поля которого легко удаляются, добавляются и меняются, не влияя на исходные данные.

Сводная таблица создается с помощью Мастера сводных таблиц (Данные - Сводная таблица) и создается за 4 шага:

1-й шаг: определяется источник данных.

2-й шаг: задается диапазон из выбранной базы данных.

3-й шаг: появляется диалоговое окно, в котором создается сводная таблица. В этом окне каждая кнопка в правой части соответствует определенному полю базы данных. С учетом вида создаваемой сводной таблицы эти кнопки буксировкой перемещаются в области Строка или Столбец. В область Данные перемещается кнопка с выбранным для сводной таблицы основным показателем, например, сумма, количество, вес и т.д.

4-й шаг: определяет место для размещения сводной таблицы. Здесь можно выбрать Новый лист или выбрать место на существующем листе.

Изменение сводной таблицы возможно с помощью Мастера сводных таблиц или команд контекстного меню. При этом есть возможность использовать даже ту информацию из исходной базы данных, которая в сводной таблице не использовалась.

Добавить данные:

· Войти в сводную таблицу (1щп).

· Выбрать пункт Мастер.

· Переместить в поле Данные другие кнопки с итоговыми данными.

· Далее, Готово.

Вычисление поля сводной таблицы

· Вызвать 1щп по полю таблицы мастера сводной таблицы.

· 2щл по выбранной кнопке в поле Данные.

· В поле Операция выбрать из списка одну из операций, а в поле Имя задать новое имя с учетом выполненной операции. Ок.

· Далее, Готово. Просмотреть результаты.