Формирование информационных потоков в управленческом учете

Всю информацию, циркулирующую в системе принятия управленческих решений, можно условно разделить на две категории – входящую (первичную) и исходящую (вторичную).

Первичная (входящая) информация – факты (данные), полученные непосредственно из источников информации. Примерами первичной информации могут служить данные из регистров бухгалтерского учета (например, ведомость выдачи заработной платы сотрудникам, или реестр дебиторов или телевизионное интервью президента конкурирующей компании, который поведал зрителям о планах расширения своего бизнеса). В большинстве случаев информация, полученная из этих источников, бывает точной (за исключением случаев заведомого дезинформирования пользователей), однако, бывают и фактические ошибки, оговорки, опечатки в документах и т.п. Первичные данные являются входящей информацией для системы управленческого анализа в организации.

Входящие потоки информации в системе управленческого анализа имеют сложную структуру. Данные поступают из различных источников: они формируются в различных подсистемах организации, а также во внешней бизнес-среде (рисунок 2.5).

Рисунок 2.5. Информационные потоки в системе управленческого учета организации.

Исходящая (вторичная) информация формируется в результате обработки первичной информации и представляет собой аналитические материалы, подготовленные специально для вынесения решения по конкретной проблеме, либо стандартизированные периодические управленческие отчеты (например, о выполнении бюджетов). Эти отчеты и обзоры направляются в систему принятия решений, то есть руководителям на соответствующих уровнях организации.

Зачастую в открытых источниках информации можно найти сведения, уже сгруппированные в разного рода обзоры. Сторонние аналитики проделали определенную работу по обработке этих сведений и их представлению пользователям, для аналитиков это исходящая информация. Однако если речь идет о конкретной компании, то для ее управленческого и аналитического персонала любые аналитические материалы, даже самые надежные, поступившие извне – это лишь первичная информация для системы управленческого анализа и принятия решений в организациях.

Кроме происхождения, входящая информация различается по характеру и форме содержащихся в ней сведений. Исходя из этого, всю входящую информацию можно разделить на три типа:

- учетная информация;

- внеучетная информация;

- нормативно-техническая информация.

В основе учетной информации лежат данные преимущественно числового характера, которые можно обобщенно отнести к одной из трех категорий:

- данные бухгалтерского учета и отчетности - первичная бухгалтерская документация, данные, поступающие из системы финансового и налогового учета, формы финансовой и налоговой отчетности;

- данные статистического учета и отчетности - обобщенные статистические сведения, необходимые для межхозяйственных сравнений;

- оперативного производственного учета и отчетности - производственные сводки, планы и бюджеты вместе с отчетами об их выполнении, производственные стандарты и нормы, а также их обоснование.

В большинстве случаев учетная информация представляется по стандартным формам, как законодательно регламентированным (это относится, в частности, к формам налоговой и статистической отчетности), так и разработанным в самой организации (бюджеты, карточки складского учета, и т.п.).

К внеучетным источникам относят:

- материалы внешних и внутренних аудиторских проверок;

- материалы проверок налоговой службы и других контролирующих органов;

- материалы регулярных совещаний в организации;

- материалы собраний акционеров;

- материалы собраний трудовых коллективов;

- объяснительные и докладные записки,

- аналитические обзоры, подготовленные в самой организации или полученные извне;

- деловая переписка с партнерами, кредиторами и т.п.;

- материалы, получаемые в результате личных контактов;

- материалы средств массовой информации.

Из внеучетных источников поступает в основном вербальная, неколичественная информация, редко по стандартизированной форме.

К нормативно – технической информации относятся:

- производственные нормативы;

- планово-бюджетные нормативы;

- финансовая информация, содержащаяся в прейскурантах, ценниках, прайс-листах, справочниках и других аналогичных источниках;

- технико-технологическая информация, характеризующая уровень техники и технологии (паспорта машин и оборудования, чертежи, спецификации);

- стандарты технологии, государственные или внутренние (ГОСТ, ОСТ, ТУ, СанПиН, СНиП и т.д.)

- стандарты качества (ISO 9000 и др.).

Качество информационной базы определяется базовыми характеристиками информации, доступной для анализа – в первую очередь, надежности, достоверности и актуальности информации.

Шкалы, используемые для оценки надежности источника и достоверности сведений, в нем содержащихся, приведены в табл. 2.5 (Баяндин, 2002, стр.77).

Таблица 2.5. Шкалы оценивания надежности источника информации и достоверности сведений, полученных из него.

Использование этих шкал возможно только экспертным путем. В принципе, возможно приписать каждой из степеней надежности и достоверности свое значение или интервал значений вероятности, однако очевидно, что эти значения, в свою очередь, будут сильно зависеть от экспертного решения. Кроме того, использовать численные значения этих показателей при проведении в дальнейшем аналитических процедур будет невозможно, за исключением метода использования дерева решений и ряда других эвристических методов анализа данных.

Как же все-таки можно оценить степень надежности источников информации? Очевидно, что для специалиста, работающего во внутренней аналитической службе компании, сведения, поступившие от его непосредственного начальника или других руководителей организации, следует рассматривать как достоверные, а сам источник как абсолютно надежный. В противоположность этому, сведения, полученные из публикаций в «желтой прессе» следует считать неправдоподобной информацией. Вообще говоря, между показателями одного уровня, расположенными в двух колонках таблицы 2.5, существует функциональное соответствие, но оно неоднозначно. Так, например, даже самые солидные коммерческие издания (степень надежности источника – 1 или 2) в первоапрельских номерах позволяют себе публикации (специально отмечая такие факты в этом же или в следующем номере), уровень достоверности которых можно определить как 5 или 6. И наоборот, из не совсем надежных источников (наподобие рекламных объявлений) может поступать вполне правдивая информация.

Что же касается достоверности сведений, то для того, чтобы внешняя информация считалась достоверной, она должна быть подтверждена как минимум еще одним независимым внешним источником. Например, аналитику компании А не следует безоговорочно верить опубликованному в прессе интервью президента конкурирующей компании Б о том, что его фирма сворачивает бизнес на данном рынке и перепрофилирует деятельность. Аналитик сможет рассматривать эту информацию как достоверную лишь в том случае, если получит подтверждение ее, например, в результате неформального личного контакта с руководителем компании В, которая приобретает бизнес конкурентов. При этом не следует совершать и еще одну ошибку: источники должны быть независимы. Публикации об одном и том же событии в двух изданиях, журналистов которых побывали на одной и той же пресс-конференции, после чего оба пересказали своими словами сообщение президента компании Б, не могут считаться независимыми. Да и степень независимости руководителей Б и В сначала следует оценить непредвзято.

Врезка. В этой проблематике следует отметить и еще один момент. Надежность источника и достоверность данных не означает непредвзятости их представления. Недаром в одной из базовых концепций в бухгалтерском учете, где вопросы качества информации, представленной в итоговой внешней отчетности, играют решающую роль для всех пользователей, является концепция, которая по-английски называется True & fair view concept. В различных российских источниках это название переводится как «достоверное и добросовестное» или «истинное и непредвзятое» представление фактов хозяйственной жизни. Предвзятостью (недостоверностью) считают использование фактов, может быть и нелживых самих по себе, но «выдернутых» из другого контекста. Этот прием широко используется не только в политике, но и в бизнесе.

Ситуация в бизнесе меняется быстро, поэтому не меньшую значимость имеет еще одна характеристика информации - актуальность. Информация в системе управленческого учета не обязательно должна быть предельно точной, но всегда – соответствующей моменту. Разумеется, в различных сферах деятельности разного рода информация устаревает по-разному, но есть и некоторые общие оценки динамики этого процесса. По данным А.Макиенко (цит. по (Баяндин, 2002, стр.78)), в экономической и банковской сфере оперативно-тактическая информация теряет свою ценность примерно на 10 % в день (речь идет об информации, используемой для принятия краткосрочных решений, например, о финансировании текущей деятельности компаний), стратегическая – на 10 % в месяц (сведения о крупных участниках внешней бизнес-среды компании, оказывающих существенное влияние на положение данной компании на рынке), информация же об относительно неизменных объектах (промышленная инфраструктура, природные ресурсы) устаревает с темпом примерно в 15 % в год.

Однако просто иметь определенные цифры и сведения, совсем не означает “знать, как обстоят дела на самом деле”. Данные следует подвергнуть обработке, и лишь тогда они станут управленческой информацией, пригодной для принятия решений – именно в этом и заключается основная цель управленческого учета.

Способы преобразования данных в информацию с определенной условностью можно разделить на две большие группы.

В первую группу можно отнести все стандартные приемы, которые применяются через равные промежутки времени по стандартным отчетам и другим источникам сведений. Частота и глубина проведения такого анализа диктуются требованиями конкретных пользователей, а методики легко формализуемы. В настоящее время практически в любой компьютерной бухгалтерской системе или программном пакете общего назначения имеется функция анализа данных. Существует также множество специальных компьютерных программ для типовой обработки больших массивов разного рода данных, в том числе экономических. К первому типу анализа данных можно отнести, например, анализ отклонений, который будет рассмотрен в главе 12.

Во вторую группу можно отнести способы преобразования, применяемые в редко встречающихся или непредвиденных ситуациях, когда также возникает необходимость анализа[16]. Поскольку ситуации такого рода для предприятий не являются стандартными, подход к их анализу тоже должен быть индивидуальным. Стандартные процедуры использовать здесь можно, но главную роль при принятии решений будут играть именно нестандартные способы обработки и интерпретации имеющихся данных.

Нисколько не умаляя важности владения различными методиками и процедурами, без делового опыта, интуиции, некоторого “шестого чувства” в принятии управленческих решений, никак не обойтись. По существу результаты анализа сами по себе следует расценивать как один из видов информации, необходимый руководителю для принятия решения.