Создание технологии формирования показателей

Следующим шагом является определение соответствующей технологии формирования показателей. Скорее всего для формирования ключевых показателей потребуется соответствующее программное обеспечение.

Решения по выбору программного и аппаратного обеспечения, а также способов передачи информации зависят от того, какая информация должна готовиться, с какой степенью детализации и как часто.

Экономист должен определить:

• насколько текущая автоматизированная система компании способна обеспечить данные для ключевых показателей?

• можно ли развить существующую систему финансового учета для предоставления и анализа соответствующих показателей?

• и можно ли совместить работы, связанные со сбором, организацией и анализом данных с существующими обязанностями, или потребуется организация новых должностей и наем дополнительного персонала?

Информация для получения некоторых ключевых показателей может автоматически получаться из автоматизированных систем, например:

• данные о затратах и другие данные бухгалтерского учета активно используются в финансовых показателях (например, расчет финансовых коэффициентов);

• данные о товарообороте из подсистем складского учета могут использоваться для расчета показателей внутренних процессов (например, показатель оборачиваемости товаров);

• данные о взаимодействии с клиентами могут быть получены из подсистем расчетов с заказчиками (например, средний размер поставки);

• данные о персонале из подсистем расчета заработной платы или управления кадрами могут использоваться для показателей управления персоналом (например, среднесписочное количество сотрудников или средний уровень образования).

С другой стороны, часть информации может не находится в информационной системе предприятия. В этом случае она может рассчитываться вручную с помощью специальных форм отчетности, например, с помощью карточек, табелей, ежедневных отчетов и сводок. В качестве примера такой ситуации приведем показатель удовлетворенности покупателей, который может рассчитываться исходя из наличия записей в книге жалоб и предложений.

Иногда информация для расчета ключевого показателя может вестись в других неинтегрированных с информационной системой программах. Например, в телекоммуникационных компаниях информация важная для расчета ключевого показателя «среднее время телефонного звонка» рассчитывается в отдельно стоящей системе выписки счетов. В большинстве случае такая информация не передается в интегрированную информационную систему, поэтому при создании системы ключевых показателей необходимо обеспечить передачу такой информации.

Вышеприведенные примеры означают, что помимо финансовой информации, информационная система должна иметь возможность заносить и нефинансовую информацию, например, среднее время звонка или наличие записей в книге жалоб и предложений.

Необходимо понимать, что от имеющейся технологии во многих отношениях зависит то, какие виды показателей можно обеспечить. Если автоматизированная система компании ориентирована на предоставление финансовой информации, то ключевые показатели также будут базироваться на финансовых данных.

Производителями некоторых информационных систем были созданы специальные модули для работы с ключевыми показателями. Известные программы SAP, J.D.Edwards и Axapta содержат модули для ведения системы ключевых показателей. Кроме этого, для построения системы ключевых показателей могут использоваться пакеты общего предназначения, которые могут работать с информацией, поступающей из различных источников. Примерами таких пакетов являются программы BRIO, Business Objects, Crystal Reports.