Подходы к созданию этических кодексов

В первую очередь таким кодексом решаются управленческие задачи. Дополнение кодекса главами о миссии и ценностях компании способствует развитию корпоративной культуры. При этом кодекс может иметь значительный объем и сложное специфическое содержание и адресоваться всем сотрудникам компании.

В больших неоднородных корпорациях сочетание всех трех функций становится сложным. С одной стороны, существует ряд стратегий поведения и ситуаций, традиционно закрепляемых этическими кодексами в международной практике. Это политики по отношению к клиентам, поставщикам, подрядчикам; описание ситуаций, связанных с возможными злоупотреблениями: взятки, подкуп, хищения, обман, дискриминация. Исходя из управленческой функции, кодекс описывает стандарты образцового поведения в таких ситуациях. Такой кодекс имеет значительный объем и достаточно сложное содержание. В то же время развитие корпоративной культуры компании требует единого кодекса для всех сотрудников ‑ он должен задавать единое понимание миссии и ценностей компании для каждого сотрудника.

Обычно используются 2 варианта кодекса:

‑ «Кредо», или декларативный вариант этического кодекса используется для предъявления этических принципов с начала XX века. К таким кодексам относятся Кредо (декларация ценностей) «Джонсон и Джонсон» (1944 г.), Кодекс «Семь духов (принципов)» поведения сотрудников «Мацусита электрик» (1933 г.). Они описывают общие принципы поведения сотрудников на уровне деклараций.

Декларативный вариант ‑ это только идеологическая часть кодекса без регламентации поведения сотрудников. Однако в ряде случаев сотрудникам трудно оценить этическую правомерность конкретного поступка исходя из общих принципов. Следовательно, для того, чтобы кодекс действительно работал, компании прибегают к постоянной трансляции этих принципов через пение гимна, регулярное обсуждение и другие корпоративные ритуалы. Например, начиная с 70-х годов, компания «Джонсон и Джонсон» установила практику постоянного обсуждения и критического обзора «Кредо».

Таким образом, декларативный вариант кодекса решает в первую очередь задачи развития корпоративной культуры. При этом для предоставления кодекса международному сообществу и решения конкретных управленческих задач необходима разработка дополнительных документов.

‑ Развернутый вариант корпоративного кодекса представляет собой подробную регламентацию этики поведения сотрудников в отдельных областях, где риск нарушений высок или возникают сложные этические ситуации. Эти регламенты описывались в виде политик в отношении заказчиков, потребителей, государства, политической деятельности, конфликта интересов, безопасности труда. Большой объем и сложность содержания развернутого варианта корпоративного кодекса определяют их выборочную адресацию. В большинстве компаний такие кодексы разрабатываются для высшего и среднего менеджмента и не являются всеобщим документом, объединяющим всех сотрудников.

Основное условие функционирования кодекса корпоративной этики – принятие его каждым сотрудником. Для этого на этапе создания кодекса необходимо предусмотреть процедуры, включающие в процесс разработки кодекса по возможности всех сотрудников компании.

Этический кодекс может быть кратким (как правило, на одну страницу, так и расширенным (на 5‑10 стр.). Стандарта в отношении того, чем должен быть наполнен корпоративный кодекс, нет. В нем могут прописываться:

‑ основные ценности компании;

‑ принципы взаимоотношения сотрудников друг с другом;

‑ правила взаимоотношений с руководством, с клиентами;

‑ форма одежды;

‑ принятый стиль поведения в сложных этических ситуациях и т. п.

Рассмотрим основные этапы создания корпоративного кодекса этики.

1. Обоснование предпосылок создания кодекса (активный рост компании, увеличение числа сотрудников, величина компании, демонстрация инвесторам наличие определенных стандартов корпоративного управления, создание внешнего имиджа компании и повышение ее привлекательности для целевой аудитории, отражение социальной ответственности бизнеса).

2. Определение ответственного за разработку этического кодекса в организации.

3. Разъяснение другим сотрудникам организации преимуществ создания и внедрения этического кодекса как для организации в целом, так и для сотрудников.

4. Привлечение в разработку кодекса людей из разных категорий и уровней работников организации (высшие руководители, менеджеры среднего звена, рядовые сотрудники).

5. Определение интересов всех заинтересованных в деятельности организации сторон и отражение их в кодексе (получение информации от первых лиц компании и собственное наблюдение).

6. Определение задач и структуры кодекса (формулировка корпоративной идеологии ‑ миссия, стратегия и видение, кредо, базовые ценности, стандарты и принципы, корпоративные мифы; сбор фактической информации ‑ создание истории компании, точной и системной формулировки видов деятельности компании, упорядочения структурной организации компании и др.).

7. Создание проекта кодекса (ответственность персонала компании перед клиентами, подрядчиками, акционерами и ответственность компании перед коллективом организации; внутренняя политика компании: кадровая политика, социальная политика, взаимоотношения в коллективе, обязанности сотрудников, обязанности руководства, организация найма персонала, политика в области оплаты труда работников компании, взаимоотношения с руководителем, внешний вид и речь сотрудников, отношение к клиентам, партнерам, конкурентам, этические проблемы, возникающие при разборе жалоб претензий, позиция по отношению к конкурентам; требования к персоналу: деловые и личностные качества сотрудников, уровень профессионализма, лояльность, системы ценностей организации, нормы поведения персонала, стандарты и регламенты поведения).

8. Создание системы поощрения работников, опирающихся в своей деятельности на положения этического кодекса.

9. Создание плана внедрения кодекса в организации.

10. Организация обсуждения этического кодекса в организации и среди важных для организации групп и отдельных людей – клиентов, местного сообщества, акционеров и владельцев.

11. Торжественное принятие итогового варианта этического кодекса (презентация кодекса – внутренняя или внешняя).

12. Печать этического кодекса и публикация этического кодекса на сайте организации.

Когда кодекс корпоративной этики создан, необходимо начать его популяризацию среди сотрудников и приступить к созданию системы его исполнения. Если кодекс корпоративной этики определяет этические принципы, нормы и правила поведения, предписываемые к исполнению сотрудниками компании, то система исполнения поддерживает и поощряет поведение сотрудников, соответствующее принятым этическим нормам и правилам, предупреждает отклонения поведения сотрудников от заданных этических стандартов, помогает выявлять факты этических нарушений и соответствующим образом реагировать на них.

Внедрение этических стандартов в директивном порядке является низкоэффективным. Для того, чтобы они стали индивидуальными жизненными правилами, они должны быть вписаны в повседневные отношения человека и окружающего мира. Добровольное принятие этих стандартов основывается на актуальных потребностях человека, которые формируют мотивы к исполнению этических норм. Возможными мотивами соблюдения этических нормявляются:страх наказания или боязнь осуждения; групповая принадлежность: профессиональная и корпоративная (страх исключения из рядов сообщества за неисполнение профессиональных этических норм); соблюдение этических норм согласно личным представлениям человека о нравственности.

Структурасистемы исполнениякодекса состоит из следующих элементов:

‑ продвижение этических стандартов поведения;

‑ обучение сотрудников;

‑ информирование, сбор и анализ информации;

‑ реагирование на существующие этические проблемы и нарушения этических норм, поощрение позитивного этического поведения.

В процессе продвижения и обучения обеспечиваются знание и понимание этических норм сотрудниками организации. Необходимо научить сотрудников обращаться с ним как с управленческим инструментом, научить использовать ее для разрешения сложных этических ситуаций.

Обсуждение содержания кодекса лучше проводить в форме диалога в масштабах всей компании. При этом важно учитывать предложения сотрудников, не противоречащие интересам организации. В процессе диалога необходимо разъяснить сотрудникам, что такое кодекс, для чего он, как он работает, примеры его применения, способы разрешения сложных этических ситуаций. Сделать это можно, например, в форме интерактивного семинара, информирующего о кодексе, а также и системе его исполнения.

Еще одной оптимальной формой внедрения кодекса корпоративной этики является ситуация, когда менеджеры организации становятся «проводниками этики», демонстрирующими поведенческие модели этичного поведения.

Для выявления и реагирования на факты этических нарушений необходимо назначить ответственных лиц, в функциональные обязанности которых входит прием сотрудников, разбор этических ситуаций, реагирование на них (менеджер по персоналу, PR-менеджеры, консультанты по корпоративной культуре).

Поддержанию актуальности темы этического регулирования в компании способствует постоянное информационное сопровождение этой деятельности, начиная от публичного доведения до сведения сотрудников последствий неэтичного поведения вплоть до создания постоянной рубрики в печатных (электронных) средствах коммуникации компании. В такой рубрике можно публиковать как обсуждение конкретных ситуаций, так и, например, философские эссе на морально-этические темы, способствующие еще более глубокому осмыслению роли этики в профессиональной жизни.

Продвижению корпоративного кодекса способствует нематериальное стимулирование к его исполнению: повышение общего балла при оценке сотрудников за отсутствие этических нарушений, введение неформальной номинации «этичный сотрудник».

В итоге кодекс корпоративной этики должен стать важным ресурсом и руководством к действию. Рекомендуемое поведение должно быть изложено как модель, которую нужно стремиться соблюдать. Корпоративный кодекс должен расширять зону личной ответственности и поощрять инициативу. Открытый диалог между организацией и сотрудниками по поводу общих ценностей и целей развития, правил и норм взаимодействия становится важнейшим условием формирования сильной внутренней корпоративной культуры.