Делопроизводство в начале XX в. и в период Советского государства

Попытки реформирования делопроизводства в конце XIX— начале XX в.В указанный выявилось противоречие между произошедшей реорганизацией государственного аппарата и неизменностью общих законодательных норм, оформлявших процессы документирования. Развитие капиталистических отношений требовало более гибких форм документирования, их большой оперативности. Это обусловило появление новых черт процесса документирования и документационного обслу­живания учреждений. Отдельные ведомства предпринимали попытки реформировать систему документирования в рамках одного учреждения. Так, в 1911г. была проведена работа по рационализации документирования процессов управления в военном ведомстве. Новая организация его была закреплена «Положением о письмоводстве и делопроизводстве», кото­рое упрощало технику переписки. Сокращалось количество служебных документов: для переписки чиновников военного ведомства устанавливалось три основных вида документов — рапорт, предписание, отношение. Для определенных случаев оставалось прошение; допускались официальные письма; оставалась одна форма записки (вместо докладной, памятной, пригласительной и пр.). В положении говорилось о необхо­димости механического воспроизведения текста циркуляров, полевых книжек и т.п. Для этого предписывалось снабжать все штабы, управления и канцелярии в достаточном количе­стве пишущими машинами, приборами для регистрации по карточной системе и другими множительными аппаратами, копировальными прессами, литографскими и типографскими станками.

Становление системыдокументирования Советского государ­ства.Необходимость документирования фактов, событий, яв­лений затрагиваются уже в первыхдекретах Советской власти. Декретом СНК от 30 октября 1917 г. «О порядке утверждения и опубликования законов» и дополнившим его декретом СНК от 18 ноября 1917 г. «О времени вступления в силу узаконений и распоряжений Правительства» был установлен порядок внесения законопроектов, их рассмотрения, утверждения, под­писания, опубликования и вступления в силу. Эти два декрета и послужили основой для издания в дальнейшем актов одо­кументировании. Одной из задач, вставших перед Советской властью, являлось упрощение процесса создания документов Введение нового правописания и новой орфографии дали возможность начать с I января 1918 г. составлять документы в со-ответствии с новым правописанием, демократизировав сам процесс документирования.

Существенное значение для развития Советского законода-тельства о документировании имела Конституция РСФСР 19-18 г., в которой были указаны виды актов, издаваемых высшими органами государственной власти и управления. В Конституции было дано описание государственного герба РСФСР, вошедшего затем всостав первой гербовой печати государственных учрежде-ний РСФСР. Порядок издания актов органами государственной власти и государственного управления, установленный Консти-туцией РСФСР, вдальнейшем уточнялся и совершенствовался. Много новых норм вводилось законодательством для различных систем документации. Так, в 1922 г. издано положение о векселях, о формах отчетов трестов, схемы балансов, в 1929 г. — положение о чеках и т.п. Был издан также ряд актов, в которых поднимались некоторые частные, но важные вопросы документирования. Со-ставлялись проекты рационализации систем документирования. При их составлении учитывались требования максимального сокращения времени прохождения документов в учреждении путем уменьшения количества проходимых инстанций, упро-щения регистрационных процессов, установления однократ-ной регистрации, выделения документов, не подлежащих регистрации. Разрабатывались и внедрялись индивидуальные или групповые карточные системы регистрации. Составлялись инструкции по делопроизводству применительно к конкрет-ному аппарату. На основе анализа документации учреждений разрабатывались и внедрялись трафаретные документы по от­дельным счетным операциям. При этом внимание обращалось не только на форму документов, но и на стандартизацию и со-кращение до минимума содержания документов. Серьезное значение для становления системы документирования имела юрьба с волокитой. Оперативность управления, во многом зависящая от организации систем документирования, была особенно необходима в чрезвычайных условиях Гражданской войны и хозяйственной разрухи. Большое внимание уделялось документированию деятельности органов государственной власти — Советов.

В первые годы деятельности советских государственных учреждений продолжала существовать журнальная система регистрации документации, перешедшая из дореволюцион­ного аппарата. Однако эта система сразу же была упрошена и сведена к двум журналам «входящих» и «исходящих» документов. Особенно много было сделано для разработки системы регистрации и классификации материалов. Кроме того, вместо существовавших журнальных систем регистрации были предложены многочисленные варианты индивидуальных и групповых карточных систем.

Немалое влияние на организацию и развитие систем до­кументирования в советских учреждениях оказало развер­нувшееся в 1920-е годы движение за научную организацию труда и управления, получившее название борьбы за НОТ. Разрабатывались вопросы научной организации управлен­ческого труда и НОТ. Среди возникающих в начале 1920-х гг. новых специализированных учреждений по внедрению НОТ в управление первостепенное место заняло Бюро стандарти­зации при ВСНХ СССР.

Государственный институт техники управления (ИТУ), об­разованный в 1925 г., разработал и применял научно обоснован­ные методы обследования документационного обслуживания деятельности учреждений: непосредственное наблюдение, опрос (интервьюирование), анкетирование, фотографии рабо­чего дня. Движение документов отражалось с помощью на­блюдательных карточек или графиков, наглядно характеризу­ющих путь документа в учреждении. Изучалось движение как входящей, так и исходящей корреспонденции. Основными недостатками, отмеченными ИТУ при изучении движения документов в учреждении, было наличие лишних инстанций при направлении документа к исполнителю, лишних операций при его обработке, медлительность движения и исполнения документа. После ликвидации в 1932 г. Института техники управления работа по совершенствованию управленческого ап­парата, и в частности делопроизводства, перешла к ведомствам, каждое из которых решало их лишь применительно к своей системе, что впоследствии привело к разнобою в постановке делопроизводства в учреждениях.

В 1930-е годы вышло несколько постановлений о системе делопроизводства в сельских Советах, в которых устанавли­вались формы учета и первичной документации, заведенной в сельских Советах, и порядок ответственности за постановку делопроизводства.

Исключительное значение для упорядочения документиро­вания деятельности высших органов государственной власти и управления имели указания Конституции СССР 1936 г. обак-тах, издаваемых этими органами. Работа ведомств по совершен­ствованию документирования и форм документов отражалась в инструкциях, правилах и указаниях, разработанных каждым ведомством в отдельности. Некоторые инструкции носили типовой характер и были обязательны для однородных орга-низаций, например районных финансовых органов, народных судов, учреждений Академии наук и др. 17января 1948 г. Совет Министров РСФСР принял постановление «Об упорядочении делопроизводства в сельских Советах депутатов трудящихся».

Это постановление в отличие от предыдуших законодательных актов, касающихся отдельныхсторон документирования, было целиком посвяшено вопросам делопроизводства в системе однородных учреждений. Постановление вводило и утверждало инструкцию по делопроизводству в сельских Советах.

Развитие делопроизводства в СССР. В 1961 г. Совет Мини-тров РСФСР принял постановление «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР». В постановлении отмечались серьезные недостатки в постановке делопроизводства, в частности отсутствие инструкций о де-лопроизводстве, в результате чего делопроизводство велось бессистемно и в каждом учреждении по-своему. Постановле-ние утвердило примерную инструкцию о делопроизводстве. Инструкция, являясь регламентирующим документом, со-держала общие нормы, которые должны были предъявляться к поставлению документов, их обработке, научной организации подготовке к сдаче в архив.

В 1963 г. Главное архивное управление (ГАУ) подготавливает

и издает «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР», имеющие важное значение для орга-низации документов и последующего их хранения в архиве учреждения. При составлении Правил ГАУ исходило из того, что работа учреждений, организаций и предприятий с доку-ментами как в делопроизводстве, так и в архиве представляет единый процесс и основы государственного архивного фонда закладываются именно вделопроизводстве. Правила излагали основные требования к оформлению документов, их учету и созданию учетно-справочного аппарата, классификации и индексации документов, составлению номенклатур дел, фор-мированию дел, экспертизе научной и практической ценности документов, проводимой экспертной комиссией учреждения, и подготовке дел к сдаче в архив учреждения. В том же году Совет Министров СССР издает постановление «О мерах по улучше-ию архивного дела в СССР», вкотором говорится о разработке диной государственной системы делопроизводства (ЕГСД), ко-орая должна была охватить все основные виды делопроизвод-тва, соответствующие отдельным сторонам управленческой деятельности. ЕГСД была призвана регламентировать общие для всех ведомств вопросы организации делопроизводства, она

определила развитие систем документирования на длительный период. ЕГСД установила унифицированный порядок подго­товки, оформления и прохождения служебных документов, их регистрации, справочно-информационного поиска и контроля за исполнением, а также группировку исполненных документов в дела и подготовку документальных материалов к последую­щему хранению и использованию.

Наряду с документированием деятельности государствен­ных учреждений большое внимание уделялось документи­рованию удостоверений личности и трудовой деятельности отдельных граждан.

В 1966 г., как уже упоминалось, в системе Главного ар­хивного управления был создан Всесоюзный научно-иссле­довательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). А в 1970-1980-е гг. были разработаны положения единой государственной системы делопроизводства, которые представляли собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив. Таким образом, система ведения докумен­тации в Советском Союзе получила планомерное развитие и оказала большое влияние на организацию документирования в настоящий период.