Делопроизводство в XVI — XVIII вв.
Понятие делопроизводства. Делопроизводством называется
процесс создания и перемещения документов в информационных целях, а также в связи с их рассмотрением, утверждением и
исполнением. Делопроизводство включает в себя организацию хранения документов, т.е. определенный порядок размещения архивных материалов относительно друг друга. Организация
делопроизводства связана с основной деятельностью каждого фондообразователя. Для фондообразователя характерно наличие правового акта об его образовании, задачах, компетенции и порядке деятельности (закона, указа, декрета, положения и
т.п.). Иными словами, само понимание содержания документов и методика их изучения во многом зависят от знания исследователем системы делопроизводства и основных особенностей
важнейших документов фондообразователей.
Создание системы документирования в России. Усовершенствование организации делопроизводства происходило постепенно, в неразрывной связи с историей архивного дела
в России. Система документирования как процесс создания документов и определенный порядок работы с ними сложилась к XVI в. С образованием в конце XV в. русского централизованного государства выявилась необходимость в четкой организации документирования управленческой деятельности создаваемого высшего, центрального и местного государственного аппарата. И хотя в этот период еще не было установленной структуры и зафиксированной регламентации деятельности приказов как органов отраслевого управления, тем не менее с точки зрения ведения документации прослеживалось определенное единообразие, которое проявлялось в их организации, системе распределения прав и обязанностей, составлении документов. Штат приказа состоял из судьи, дьяка, подьячих, сторожа и рассыльных. Подьячие делились на «старых», «средних» и «молодых». «Старые» подьячие составляли документы, «молодые» переписывали («белили») их. В обязанности «средних» подьячих входила справочная работа.
Делопроизводство в XVI—XVII вв. Это время можно назвать периодом становления системы документирования, которая строилась в основном на традициях и в отдельных случаях на указаниях закона. Некоторые нормы деятельности учреждений и документирования были зафиксированы в законодательных актах: судебниках 1497 г., 1550 г. и Уложении 1649 г. В период становления системы документирования, намечаются такие стадии работы с документами, как оформление приема документов, организация их исполнения и отправка.
Жизнь документа в учреждении начиналась оформлением его поступления. На обратной стороне полученного документа, обычно под адресом, ставилась дата его поступления и отмечалось, кем документ доставлен. Эта помета служила начальной датой поступившего документа. Следующим этапом работы было направление на исполнение и исполнение документа. В XVI—XVII вв. этот процесс отличался уже определенной последовательностью. Функции чиновничьего аппарата были четко разграничены. В центральных учреждениях (приказах) поступивший документ попадал кдьяку — помощнику судьи, который делал пометку, как исполнить документ (составить черновик). В соответствии с этой пометой старший подьячий составлял черновик, после чего тот поступал к дьяку, который его «чернил», т.е. вносил исправления. Младший подьячий переписывал текст набело и передавал его старшему. Переписанный набело текст старший подьячий сличал с черновиком, о чем делал пометку на обороте внизу. Затем документ поступал на просмотр к дьяку, который подписывал документ. Отличительной особенностью документирования деятельности приказов в этот период была, как уже отмечалось (см. разд. 1.1), столбцовая форма делопроизводства. Текст документов писался поперек, на узкой стороне бумажных полос. Если текст не умещался на одной такой полосе, его продолжали на другой. Исписанные полосы склеивались одна с другой, и получалась бумажная лента, длина которой зависела от величины текста. Текст писался на одной стороне. Оборотная сторона оставалась чистой и использовалась для адресов, резолюций, подписей и пр. Процесс отправления документов являлся завершающим этапом работы с ними. В учреждениях XVI—XVII вв. он был несложным. Документы свертывались в свиток, так чтобы был читаем адрес, и запечатывались особой печатью. Длинный ряд склеенных листов сворачивался в трубку и отдавался на хранение. Это были свитки-столбцы, сохранившие свою форму вплоть до XVIII в.
Делопроизводство в XVIIIв. В этот период начинается следующий этап в развитии документирования. Создание, статус, устройство каждого государственного учреждения в XVIII в. оформляется законом. Деятельность коллегий, созданных Петром I, в отличие от приказов была основана на строгой законодательной регламентации прав и обязанностей членов коллегий, порядка работысдокументами. Преимущество коллегий над приказами заключалось в коллегиальном обсуждении и решении дел, единообразии внутреннего устройства, четком разграничении функций. Документирование деятельности учреждений также получило свое законодательное оформление: 28 февраля 1720 г. был утвержден Генеральный регламент, определивший задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий. Этот документ был первым законодательным актом дореволюционной России, установившим систему документирования, которая сохранила свое влияние вплоть до 1917 г. В нем была подробно описана организационная работа канцелярии; впервые законодательным актом определялся порядок приема документов. Возглавлял канцелярию секретарь, которому поручалось общее руководство делопроизводством коллегий. Он должен был следить, чтобы с документов были сняты и сохранены копии. На всех поступающих документах он ставил номер и дату подачи их в коллегию. Секретарь готовил дела к заседанию коллегии и докладывал их: от того, как этот чиновник подготовил дело к слушанию на заседании, нередко зависело и решение вопроса коллегией. Секретарь хранил печать коллегии. Были определены обязанности и других членов канцелярии. Нотариус вел протоколы по определенной форме, наблюдал за исполнением решений, принятых коллегией.
Движение документа в учреждении. Регистрация документов. В соответствии с Генеральным регламентом этот процесс начинался оформлением приема документа. Отметку о поступлении делал секретарь в верхнем правом углу первой лицевой стороны документа. Она состояла из даты поступления
и его номера. Наличие номера свидетельствовало о том, что документы стали учитываться. Учет документов по их индивидуальным признакам, который оформлялся записью по установленной форме сведений о документе с целью их охраны и поиска, контроля исполнения, стали называть регистрацией. Генеральный регламент устанавливал порядок регистрации поступающих и отправляемых документов. Определены были цели регистрации. Прежде всего, она ставила задачу охраны документов. Одновременно регистрационные журналы являлись и справочным аппаратом. Кроме того, регистрация помогала осуществить контроль исполнения и систематизацию документов, поскольку регистрация отдельных групп документов (указов царя и Сената) производилась в специальных журналах. Ведение регистрационных журналов в коллегиях было возложено на коллежского регистратора. Наиболее важные документы составлялись секретарем, остальные — канцеляристами, но секретарь проверял их. Протоколы и резолюции составлял нотариус.
В XVIII в. порядок исполнения и составления документов по сравнению с XVI—XVII вв. изменился. Была введена определенного формата гербовая бумага трех образцов разной стоимости и величины. На каждом образце изображался государственный герб — двуглавый орел с обозначением под ним стоимости бумаги. В 1700 г. была отменена столбцовая форма делопроизводства и предписывалось все документы писать «в листы и тетради».
Сведения о специальной службе контроля исполнения документов также относятся к XVIII в. Согласно Генеральному регламенту за исполнением решений, принятых коллегией, наблюдал нотариус. Он вел специальную книгу — «настольный реестр», в котором указывалось, какие документы рассмотрены на заседании коллегии, а какие еще не рассмотрены. Во второй книге, которая велась в канцелярии, учитывались решенные документы. Отправку документов также осуществляла канцелярия. Для этого документы складывались в виде конвертов и опечатывались.
Таким образом, законодательное закрепление норм документирования было отличительной чертой рассматриваемого периода. Для всех центральных и местных учреждений была установлена единообразная система документирования.
Дата добавления: 2017-04-20; просмотров: 1744;