Тема 4. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВОВ

В целях правильной организации использования доку­ментальных материалов в архиве создается комплекс посо­бий — научно-справочный аппарат (НСА). Комплекс учетных документов, архивных справочников, методических пособий и справочной литературы обеспечивает учет документов архива, их научную организацию, раскрытие их состава и со­держания для облегчения их использования, а также возмож­ность быстрого отыскания требуемых материалов в хранили­ще. Система НСА предусматривает обеспечение отыскания документов и документной информации в пределах фонда, архива, Государственного Архивного фонда в целом. Создание архивных справочных пособий в основном осуществляется в связи с научно-технической обработкой документальных ма­териалов. Как указано выше, к научно-справочному аппарату относятся путеводители, описи, каталоги, указатели фондов, тематические обзоры, научно-справочные пособия. Основ­ным архивным справочником является опись, так как на нее опираются все остальные справочники и учетные документы: во всех справочниках даются или шифры единиц хранения, присвоенные им согласно описи, или номера самих описей.

Начинать работу со справочными пособиями к архивным материалам необходимо с общего ознакомления с их системой вданном архиве и поданному фонду для определения наиболее целесообразного и экономичного плана работы. Если имеется несколько видов справочных пособий, то работу следует начи­нать с наиболее совершенных, так как они позволят быстрее обнаружить материалы по теме исследования. При наличии в архиве тематического каталога правильнее обратиться к нему в первую очередь. По своим особенностям тематическим каталог наиболее удобен при выявлении материалов по срав­нительно узкой теме, связанной с деятельностью нескольких фондообразователей. По широкой теме, особенно связанной с материалами одного фонда, целесообразнее вести поиски материалов, пользуясь описями. Выявление материалов по описям требует, чтобы исследователь был ориентирован в теме, обладал известным минимумом фактов, которые могли бы облегчить работу с описями и сделать выявление исчерпывающим. Наи-болee общими научно-справочными пособиями являются путеводитель и список фондов. Выяснив название и номер не-обходимого ему фонда, исследователь получает возможность по реестру описей (или по листу фонда) выбрать нужную опись и приступить к ее просмотру. Пользование описью может быть облегчено вспомогательными указателями к ней, а также кса-мим материалам, включенным вопись (например, к нарядам). Таков основной ряд справочных пособий, в котором каждый предыдущий справочник сообщает все необходимые сведения для пользования последующим, обеспечивая в конечном итоге вхождение необходимых архивных документов. Каталоги и тематические обзоры — другой, параллельный, ряд справочных пособий, позволяющий вести разыскания до­кументов, минуя ряд «путеводитель — опись». Практически же исследователю приходится пользоваться всей системой спра­вочных пособий. Полезно сочетать работу над справочными пособиями с просмотром самих выявленных материалов. Это может дать или прямые указания на наличие еще не обнару-женныхдокументов, или целый ряд дополнительных сведений, которые окажутся полезными при дальнейшем просмотре опи­сей. В целях более полного выявления архивных материалов следует практиковать «перекрестное» использование разных видов справочных пособий.

Каждый тип справочника имеет присущий именно ему способ подачи информации. Так, в описи мы встречаемся с чет­кими и сжатыми заголовками на единицы хранения (дела), с прибавлением в необходимых случаях аннотаций отдельных, особо важных документов. В каталогах объектом описания является не дело, а конкретный вопрос, сведения о котором содержатся в отдельном документе или его части, группе до­кументов, отдельном деле, группе дел. На каталожную карточку записывается обобщенный заголовок группы документов, по­строенный так же, как и заголовок дела в описи. Несмотря на сходство формы заголовка в описи и на каталожной карточке, объем информации описательных статей различен, так как различен объект описания. В обзорах сущность вопроса или события излагается в повествовательной форме, затем перечис­ляются виды документов с указанием хронологических рамок и характера содержащейся в них информации. Далее перечис­ляются архивные шифры всех документов по этому вопросу. Затем так же освещается следующий вопрос. Эта часть обзора называется характеристикой документов. К обзору обязательно составляется вспомогательный справочный аппарат.

Значительная часть архивов учреждений, организаций, предприятий (особенно небольших) располагает ограниченным составом научно-справочного аппарата. Во многих из них един­ственным архивным справочником являются описи. Но если составление обзоров под силу только крупному ведомственно­му архиву, то карточные каталоги на основе регистрационных карточек должны быть и в небольших архивах, так как они облегчают поиск документной информации. Правилами пред­усматривается передача в архив учреждения вместе с делами и регистрационных карточек. Работникам делопроизводства следует твердо усвоить, что и регистрационным карточкам на исполнение запросов, и контрольным карточкам на приказы и другие распорядительные документы, в которых выписаны вопросы, предстоит еще долго служить справочным целям. Поэтому все картотеки надо передавать в архив учреждения в должном порядке. Разделение массива карточек на две части (карточки на документы постоянного хранения и карточки на документы временного хранения) возложено на делопроиз­водственный персонал. В учреждениях, куда поступает значи­тельное количество предложений, заявлений и жалоб граждан обычно заводят отдельную карточку.

Важно отметить, что каждый тип справочника и каждый учетный документ имеют свое назначение. При этом они не дублируют, а дополняют друг друга.

Путеводители

Путеводитель по архиву — это архивный справочник, пред­ставляющий собой систематизированный перечень архивных фондов с их характеристиками, создаваемый с целью информи­рования учреждений, организаций, исследователей о докумен­тах, хранящихся в конкретном архиве, а также использования его как пособия при работе с документами в архиве. В практике работы архивов получили распространение краткие справоч­ники по фондам архива. В них широко применяются суммарные характеристики документов по группам однородных фондов. В справочных данных указываются крайние даты и объем документальных материалов. Большинство путеводителей построено по производственно-отраслевой схеме (документы группируются с учетом отраслей экономики, культуры, науки и т.п.). Если архивы представлены материалами дореволюционного, советского или современного периодов, то это деление Сказывается в путеводителях. При наличии в архиве фондов личного происхождения их выделяют в самостоятельные раз-делы в конце путеводителя по алфавиту, в порядке значимости или в хронологическом порядке.

Индивидуальные характеристики архивного фонда, содер­жавшиеся в различного рода путеводителях, состоят из названия фонда; справочных данных о фонде; краткой исторической справки о фондообразователе; библиографической справки, в которой указываются печатные издания, освещающие исто-рию фондообразователя и фонда, публикации документов фонда и крупнейшие исследовательские работы; аннотации. Название фонда приводится полное, в скобках также указы­вается официально принятое сокращение. В названии фонда личного происхождения указываются фамилия фондообра­зователя, инициалы (полное имя и отчество даются в начале исторической справки). Для лиц, известных под псевдонима-ми, в названии фонда указывается псевдоним, а фамилия — в исторической справке.

Данные о фонде приводятся после названия архивного фон- да. В их состав входят номер фонда, его объем, крайние даты,

сведения о наличии НСА — описей, каталогов, обзоров и т.д. Нередко в фонде имеются документы, выходящие за пределы хронологических границ фондообразователя, что особенно относится к фондам личного происхождения. Это связано как fс наличием у фондообразователя материалов, относящихся к его родословной, так и с особенностями комплектования фон­дов личного происхождения, допускающих включение в состав фонда статей, документов о самом фондообразователе.

Историческая справка о фондообразователе и фонде составля ется в краткой форме. В ней указываются конкретные сведения о фондообразователе: даты возникновения, реорганизации или ликвидации, переименовании — для учреждения; фамилия,имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни —для фондов личного происхождения.

Аннотация документов фонда в максимально сжатом виде и с наибольшей полнотой раскрывает состав и содержание фон­да. Не аннотируются документы вышестоящих учреждений, если они не имеют прямого отношения к фондообразователю. Хозяйственные документы, финансовая отчетность, материалы по личному составу, как правило, также не аннотируются. Од­ним из возможных вариантов построения аннотаций является группировка информации по видам документов (постановле-ния, приказы, отчеты и т.д.).