Делопроизводство в XIX в.
Особенности документирования XIX в.Следующий этап раз-вития системы документирования вдореволюционной России связан с образованием в XIX в. государственного аппарата нового типа, прежде всего центральных органов управления — министерств. Управление, основанное на принципе единоначалия, сложная многоступенчатая структура министерств, детальная регламентация законом порядка создания и прохождения документа определили характер документирования в этот период. Постановку делопроизводства характеризует еще большая, по сравнению с XVIII в., его регламентация, устанавливаемая законом. В начале XIX в. получили окончательное и единообразное устройство канцелярии. Документы могли поступать непосредственно министру через канцелярию или в департаменты. Министр получал указы и повеления верховной власти, документы других министерств. Представления от подчиненных органов направлялись министрам лишь по делам особой важности или срочности. На имя министра подавались отзывы на его предписания и жалобы на действия департаментов. Кроме того, министр ведал секретными делами. В департаменты поступали предписания министра. Департаменты вели переписку с другими равными и подчиненными учреждениями, составляли отзывы на предписания министра, исполняли документы, переданные из канцелярии министра. О своей работе департаменты представляли министру отчеты.
Этапы процесса делопроизводства. Весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы: организация приема документов; направление на исполнение и исполнение; реги: 'страция документов и контроль за их исполнением; отправка документов. На поступившем документе секретарь отмечал дату его приема. Начальствующим должностным лицом давалось указание об исполнении: «к ведению», «к делу», «к докладу со справкой». Процесс регистрации документов был сложным. Поступавший документ регистрировался на всех ступенях его движения — в канцелярии министерства, в департаментах и отделениях. В канцелярии велся общий журнал для регистрации всех поступивших в нее документов. Для регистрации документов, которые рассматривались в самой канцелярии, в каждом ее отделении был частный журнал. Документы, поступающие в департаменты, регистрировались в общем журнале департамента и в частных журналах его отделений. Аналогичным образом регистрировались и все исходящие документы. Директор канцелярии министра распределял документы по департаментам, отмечал на них дату поступления и докладывал о них министру. На документах, которые, по мнению министра, были срочными или требовали разъяснения, директор делал отметку «нужное». Эта надпись обязывала директора департамента на следующий день представить необходимые сведения или исполнить документ.
Документы составлялись в одном или нескольких экземплярах, которые по отношению друг к другу назывались дублетными. Дублеты в основном изготавливались посредством типографии. Если с документа изготавливались копии, то он являлся оригиналом. Первоначальный экземпляр документа, содержащий исправления, называется черновиком, а отредактированный вариант, переписанный начисто, —беловиком. Подписанный или заверенный иным способом беловик становится подлинником. Беловик обязательно подписывается. Черновик, остающийся в делопроизводстве взамен беловика, называется отпуском и подписывается только тем лицом, которое сверило его с оригиналом. Нередко документы имеют резолюции (относящиеся ко всему документу) и пометы (относящиеся к отдельным местам), написанные теми лицами, которым они были адресованы. Существуют делопроизводственные индексы и пометы, фиксирующие прохождение документа через систему делопроизводства. На исходящем документе и его отпуске фиксируется дата подписания и отправки документа, год, номер дела, вкоторое подшит документ. При поступлении подлинника в указанное учреждение проставляются: дата поступления; номер по журналу входящих бумаг; помета главы учреждения о дальнейшей судьбе документа; входящий штамп структурной части, куда поступил документ; пометы главы структурной части о направлении документа непосредственному исполнителю; дата исполнения распоряжения и номер изготовленного ответного документа. Также проставляется год и номер дела, в которое документ должен быть подшит. Часто документы по одному вопросу объединяются и образуют дело, досье, сборник. Многие документы одного вида комплектуются в приказы, протоколы, именуемые нарядами. Иногда комплектация происходит по авторам документов или по хронологическому принципу.
Виды документов верховной власти. Высшие учреждения и должностные лица сносились с низшими повелениями, указами, предписаниями и приказами (последние применялись главным образом в военном ведомстве). Повеления и указы исходили от верховной власти — царя. Однако некоторые учреждения (например, Сенат) могли действовать от имени верховной власти, издавая указы от ее имени или ссылаясь на нее. Важнейшее значение имели следующие царские повеления:
• манифест — форма обращения царя к народу, которая придавала особое торжественное значение какому-либо событию (объявление войны, заключение мира, рождение, бракосочетание царственных особ и т.д.);
• именной указ — он был адресован учреждениям и главам центральных ведомств, посвящался крупным событиям и важным вопросам и включался в издания законов;
• рескрипт — обращение к сановным лицам об их назначении на важный пост или отставке. В рескриптах иногда из-лагалась политика царя по определенным вопросам;
• объявленные указы — устные повеления царя, приобретшие форму закона для приведения повеления в исполнение.
Документы государственных учреждений. Одними из групп документов являлись мнения — законопроекты, принятые Государственной думой и Государственным советом, и положения [Комитета и Совета министров. Необходимо отметить также всеподданнейшие доклады — письменные тексты докладов, ко-торые делались царю в устной форме высшими сановниками; указы Сената; циркуляры министерств подведомственным им ручреждениям.
Документы государственных учреждений могли быть служебными и личными. Служебные документы подразделялись на сношения (переписку) и документы внутреннего делопроизводства. Сношения —это служебная переписка, корреспонденция между различными учреждениями. Равные или просто не подчиненные друг другу структуры сносились друг с другом, как правило, отношениями. Другой часто встречающийся формой сношений равных или не подчиненных друг другу должностных |лиц являются официальные письма. Их отличительной чертой выступает то, что, принимая форму личного письма, они по-свящалисьделовым вопросам. Обращение в них обычно имело следующее выражение: «Милостивый государь NN!»; концовка же была такого типа: «Прошу принять уверение в совершенном моем уважении и преданности». Внизу левого поля официальных писем указывался адресат (титул, фамилия и инициалы в дательном падеже).
Отчеты. Взаимодействие низших и высших инстанций также оформлялось в форме отчетов о деятельности низших учреждений, представлений и докладов по отдельным вопросам, рапортов и донесений. Отчеты нередко снабжались статистическими приложениями, которые с конца XIX в. превратились в статистические обзоры. В совокупности отчеты отражали не только все стороны государственного управления, но и (вследствие крайней централизации и бюрократизации власти) все основные стороны социально-экономической жизни страны вообще. Содержащиеся в отчетах статистические и другие фактические данные имели сводный, обобщающий характер. По каждому министерству они охватывали всю территорию России или значительную ее часть, а в делопроизводстве некоторых министерств содержались сведения более чем за вековой период. С 1880-х годов отчеты и обзоры стали печататься типографским способом тиражом в не- 1 сколько десятков экземпляров. Систематичность представления и устойчивая форма изложения данных в подобных отчетах дают I возможность их сравнительного изучения за ряд лет. Отчеты министерств также являются историческим источником, наиболее четко характеризующим правительственную политику в тех или иных отраслях общественно-экономической жизни России. Министерские отчеты — это архивные документы, в которых сочетаются обоснование и оценка деятельности соответствующего ведомства со стороны его руководителя, высших органов власти, рассматривавших отчеты, царя, поэтому они представляют большую ценность для исследователя.
Представления. В системе делопроизводства высших и центральных учреждений России XIX — начала XX в. одно из основных мест принадлежало представлениям министерств в Государственный совет. Государственную думу, Комитет (Совет) министров, Первый департамент Сената. Большинство представлений было посвяшено важнейшим вопросам государственного управления и содержало соответствующие законопроекты. Нередко представления имели обширные приложения, например, отзывы других ведомств по данному вопросу, обзоры иностранных законодательств и т.п. Представления требовались в нескольких десятках экземпляров для обязательного предварительного ознакомления с ними других заинтересованных ведомств, раздачи их членам высших органов государственной власти, изучения перед обсуждением, поэтому они обычно отпечатывались типографеким способом и отлагались в фондах целого ряда учреждений и лиц, имевших то или иное отношение к их рассмотрению.
Документация учреждений, имеющих коллегиальный характер. Внутренняя документация учреждений, имевших коллегиальный характер (Государственный совет и его департаменты; Сенат; Синод; Комитет министров; губернские правления и т. п.), чаще всего бывает представлена протоколами и журналами заседаний. Также в делопроизводстве таких учреждений встречаются разного рода докладные записки, распорядитель-ные документы (приказы по учреждению и т. п.), бухгалтерские материалами, а также документами, организующими процесс делопроизводства (журналы входящих и исходящих бумаг, настольные реестры и т. п.). Журналы в учреждениях, имевших коллегиальный характер, являлись важнейшим видом документов. В отличие от протоколов, в журналах обсуждение каждого вопроса отражалось, как правило, в более или менее обобщен ном виде: несколько выступлений одного лица могли быть сведены воедино; близкие мнения разных лиц могли излагаться как одно цельное выступление; иногда прения опускались и сообщалась лишь суть вопроса. Обычно журналы составлялись после заседаний на основании кратких записей секретарей и часто дополнительно правились участниками совещаний, поэтому они, к сожалению, не дают полной и точной картины хода обсуждения вопроса. Государственная канцелярия по журналу составляла меморию — краткое изложение журнала и мнения. Мемория предназначалась для высочайшего прочте-ния и утверждения мнения Государственным советом. В Сенате присутствию сенаторов докладывалась подго-товленная обер-секретарем записка, в первой части которой сначала указывались время возникновения дела и сведения о его движении до поступления в Сенат, затем почти до-словно пересказывалось последовательное содержание всех основных относящихся к делу документов. На полях записки указывались краткие заголовки излагаемых документов. Во второй части записки в обобщенном виде излагалось существо дела, перечислялись вопросы, подлежащие решению, и при-водились относящиеся к делу законы. После 1863 г. записки стали более краткими, в них сохранялась лишь вторая часть, а вместо первой включался краткий переченьдокументов дела. Заседание присутствия сенаторов фиксировалось в журнале (или протоколе): в нем сообщалисьсостав присутствия, краткое содержание обсуждавшихся дел и принятые по ним резолюции, Нa основании записки и журнала с резолюцией оформлялось пределение по делу. Текст обоих документов (записки и журна-а) почти полностью повторялся определением. Делопроизводство Синода во многом было похоже на де-лопроизводство Сената.
Обычно подлинные журналы, мемории, указы и другие одобные документы, вследствие того значения, которое им ридавалось, хранились в виде нарядов в хронологическом орядке. В дела, к которым они относились, помешались их копии, хранящиеся в архивах и теперь. Коммерческая документация. В процессе деятельности зличных предприятий и фирм складывались документы ационерных компаний: устав компании; списки акционеров; протоколы собраний, доклады правления общим собраниям; отчетные материалы; циркуляры; бухгалтерская отчетность; переписка с государственными учреждениями, кредитными, торгово-промышленными, транспортными и другими фирмами и отдельными лицами по различным вопросам деятельности предприятия; договоры и соглашения, определявшие взаимоотношения предприятий с другими фирмами и т.п.). Наиболее ценным историческим источником являются внутренние отчеты, которые полно анализируют положение дел и операции фирмы. Переписка (корреспонденция) — наиболее распространенный вид коммерческой документации. Деловое письмо, удостоверенное соответствующим образом, имело значение договора, обязательного для обеих сторон. Вследствие этого отечественное законодательство предписывало капиталистическим предприятиям вести книги копий всей исходящей корреспонденции, а также учитывать все ценности данного коммерческого предприятия. Получили распространение специальные копировальные книги, на тонкие листы которых с помощью специальных пресс-аппаратов отпечатывались исходящие документы, которые подписывались от имени предприятия несколькими директорами. Иногда их подписям предшествовал штамп предприятия или его правления. Образцы подписей директоров и друтих ответственных служащих фирм систематически особыми циркулярами сообщались всем корреспондентам. Письмо за подписью нескольких лиц следует рассматривать как письмо фирмы или ее правления в целом.
Акты. Это юридические документы, оформлявшие всевозможные сделки, передачи имуществ от владельца к владельцу. Акты распадаются на три большие группы: крепостные, совершаемые в присутственном месте «у крепостных дел»; явочные, подлежащие лишь засвидетельствованию у маклера или нотариуса; домашние, не требующие особого засвидетельствования.
Просительные документы. Особую группу личных документов, возникшую в связи с делами правового характера, составляли так называемые просительные документы (прошения, жалобы, акты и др.). Они подавались на имя императора, какого-либо должностного лица или в учреждение. Значительная часть актов и просительных документов должна была оплачиваться особым гербовым сбором, а потому писалась на специальной гербовой бумаге (особым образом клейменной) или на обычной бумаге, но с наклейкой гербовой марки.
Послужные списки. В делопроизводстве государственных учреждений XIX — начала XX вв. отдельное место занимали послужные (формулярные) списки, которые содержали сведения о службе отдельных лиц. В послужной список вносились все сведения о человеке: имя, отчество, фамилия, дата рождения, чин, должность, вероисповедание, происхождение, наличие имения, образование, участие в войнах, семейное положение. Также в хронологическом порядке фиксировались все прохождения по службе. Послужные списки отличаются точностью содержания информации. Обычно формулярные списки составлялись в нескольких экземплярах. Краткие формулярные списки составлялись также при повышении по службе и награждении орденами; их можно встретить в фондах многих государственных учреждений, а также фондах личного происхождения.
Документы личного происхождения. Основными видами [документов личного происхождения были письма (беловики, ерновики), дневники, рукописи, записные книжки, личные и семейные фотографии. Особенность подобных архивных материалов заключается в том, что они в большинстве случа-в посвящены тем сторонам жизни, которые официально не освещаются. С одной стороны, эти документы дают историку материал для суждения о личности автора, с другой — они содержат отзывы и свидетельства автора о современниках и ис-торических событиях. Письма — едва ли не самый многочисленный вид документов, входящих в состав большинства личных фондов. По содержанию, тону и форме они целиком зависят от того, кем были корреспонденты и каковы были их Взаимоотношения в данный период. Автор мог ставить своей целью закрепить в памяти происшедшие события, система-тизировать их и разобраться в них, выразить свое отношение к ним — так возникали дневники. Иногда дневники рассматривались их авторами как материал для будущих воспоминаний. Возможны две основные формы дневников: ежедневные заметки или несколько обобщенные хронологически более редкие записи. Нередко дневники дополнялись в самом тексте или в приложении к ним письмами, визитными карточками, театральными и другими билетами, программами спектаклей и вечеров, меню, вырезками из газет и другими материалами. Особенностью воспоминаний (мемуаров) является то, что, во-первых, они обычно писались много позже событий, в них отображаемых, и, во-вторых, уже при их создании предна-начались для более или менее широкого круга читателей. Отсюда их меньшая достоверность или полнота по сравнению с дневниками: некоторые факты прошлого могли стереться из памяти автора, о некоторых он мог умолчать; кроме того, взгляды автора обязательно отражают его воззрения на проис-ходящие события, поэтому являются субъективными.
Дата добавления: 2017-04-20; просмотров: 2374;