Учет расчетов по заграничным командировкам

При контактах с партнерами ближнего и дальнего зарубежья возникает необходимость в командировках за границу.

Загранкомандировка— это поездка работника организации по распоряжению руководителя за границу на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.

Вопросы расчетов с подотчетными лицами по командировкам, в том числе заграничным, регулируются нормативными документами:

— Трудовой Кодекс РФ (порядок направления работника в командировку и возмещения понесенных расходов);

— Налоговый кодекс РФ (включение в налогооблагаемые базы командировочных расходов по налогу на прибыль, НДФЛ и др.);

— Постановление Правительства РФ от 13 мая 2005 г. № 299 «О нормах возмещения расходов на проживание и суточных при направлении работников в командировку за пределы территории РФ»;

— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и др.

Командированному лицу выдают рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи или наличную иностранную валюту (если ЦБ РФ разрешено использовать наличную валюту и согласовано с уполномоченным банком). Работник также может приобрести валюту в любом обменом пункте, приложить к авансовому отчету справку о покупке иностранной валюты. В этом случае и возврат неиспользованных подотчетных сумм и выдача перерасхода производятся в рублях.

Служебная командировка оформляется следующими документами:

— приказ на командировку;

— командировочное удостоверение (копия загранпаспорта с отметками о пересечении границы);

— служебное задание;

— авансовый отчет с приложенными оправдательными документами (все документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык).

В случае направления в служебную командировку за границу работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя, а также дополнительные расходы, связанные с пересечением границы: по получению загранпаспорта; по оформлению визы и уплате въездной пошлины; по обязательной медицинской страховке; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда и т. д.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (например,приказом руководителя).

Расходы по проездук месту командировки и обратно возмещаются в размере фактических затрат согласно проездным документам. Уровень комфортности (класса транспортного средства) определяется распорядительными документами организации.

Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэропорт, пристань, если они расположены за чертой населенных пунктов. Проезд внутригородским транспортом не оплачивается. При загранкомандировках возмещаются расходы на провоз багажа до 30 кг независимо от количества багажа, которое можно провозить бесплатно.

Расходы на проживаниевозмещаются в размере фактически потраченных средств. Однако МФ РФ установлены предельные размеры суточных и расходов на проживание при заграничных командировках. Нормы установлены в валюте страны назначения, пересчет в рубли или иную валюту производится по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. Данные нормы могут использоваться для определения размера аванса на загранкомандировку, а также обязательны для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Для целей налогообложения прибыли признается фактически потраченная сумма, подтвержденная документами.

Однако сверхнормативные суммы расходов на проживание включаются в совокупный годовой доход работника при обложении НДФЛ.

Суточныевыплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При выезде из России, в день пересечения границы суточные выплачиваются в инвалюте, а при возвращении в Россию в день пересечения границы — в рублях. Если работник направлен в несколько стран, тогда со дня пересечения границы суточные выплачиваются по норме, установленной для страны, в которую въезжает сотрудник.

Если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы, то направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% нормы.

В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней, выплата суточных, начиная с 61 дня, производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ. В этих размерах также производится выплата суточных работникам загранучреждений.

Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся обратно в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы.

Для обоснования правильности расчета суточных в инвалюте рекомендуется к авансовому отчету в составе оправдательных документов включать ксерокопию загранпаспорта с отметками о дате пересечения границы и справку-расчет дней командировки с переводом на один часовой пояс.

Нормы суточных установлены Правительством РФ в долларах, независимо от страны назначения.

Необходимо иметь в виду, что в себестоимость включаются затраты на командировки, связанные с производственной необходимостью. Затраты включаются в себестоимость по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. В данном случае датой совершения операции является день утверждения авансового отчета (согласно ПБУ 3/2006 и пп. 5 п. 7 ст. 272 гл. 25 НК РФ).