Контроль и ревизия состояния бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности

Задачи, последовательность и источники контроля и ревизии.

Проверка соблюдения действующего порядка ведения бух­галтерского учета, своевременности представления и достовер­ности бухгалтерской и иной отчетности, соблюдение отчетной дисциплины являются основными задачами контроля и ревизии состояния бухгалтерского учета и отчетности в организациях.

Анализ материалов о недостатках и кражах государственно­го и общественного имущества показывает, что их возникнове­нию оказывают содействие недостатки в организации и ведении учета и контроля.

Знания бухгалтерского финансового учета и финансовой отчетности играют важную роль в проведении профилактичес­ких мероприятий по выявлению и предупреждению корыстных правонарушений. Правильно организованные учет и отчет­ность дают возможность вести систематический оперативный контроль за хранением и использованием ресурсов на всех стадиях производства, своевременно выявлять конкретных винов­ников вреда, причиненного недостатками, кражами, перерасхо­дами или убытками.

Регулирование вопросов методологии бухгалтерского учета и финансовой отчетности осуществляется Министерством финансов РФ, которое утверждает основополагающие нормативные акты по бухгалтерскому учету, типовые формы бухгалтерских отчетов, балансов, положения (стандарты)бухгалтерского учета, планы счетов бухгалтерского учета и инструкции по их приме­нению, методические указания по вопросам бухгалтерского уче­та и другие нормативные документы, а также рекомендует поря­док ведения и хранения первичных документов, проведения ин­вентаризации.

Во время проведения ревизии следует проверить правиль­ность ведения бухгалтерского финансового и управленческого учета и достоверность финансовой отчетности, прежде всего выполнения Федерального закона «О бухгалтерском учете», внедрения национальных положений (стандартов)бухгалтер­ского учета. Плана счетов и соблюдение инструкции при его применении.

В ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» записа­но:«Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях,соблюдение законодательства при выполнении хо­зяйственных операций несут руководители организаций».От­дельной проверке подлежит выполнение главным бухгалтером возложенных на него обязанностей (ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Также выявляется соблюдение отчетной дисциплины и,преж­де всего своевременность представления бухгалтерской, налого­вой и статистической отчетности, ее полнота и достоверность.

Однако ревизор обязан не только проверить состояние бух­галтерского учета и достоверность финансовой отчетности, но и разработать вместе с руководством организации конкретные ме­роприятия по устранению выявленных в учете и отчетности недостатков.

Схема последовательности ревизии состояния учета и от­четности:

· Соответствие организации и методики ведения бухгалтер­ского финансового и управленческого учета и составления финансовой отчетности утвержденным положениям (стан­дартам) бухгалтерского учета. Плана счетов, инструкции при его применении и другим нормативным актам.

· Правильность оформления документами осуществленных хозяйственных операций, достоверность документов, своевременность и полнота отображения операций в бухгал­терском учете.

· Наличие на документах денежного, материального, иму­щественного, расчетного и кредитного характера подпи­сей руководителя и главного бухгалтера.

· Своевременность и качество производственных, товарных, материальных, авансовых отчетов, отчетов кассира и др.

· Правильность и своевременность проверки и бухгалтер­ской обработки документов и отчетов материально от­ветственных лиц бухгалтерией.

· Своевременность рассмотрения и утверждения докумен­тов и отчетов руководителем организации.

· Правильность корреспонденции счетов, тождественность встречных сумм в регистрах бухгалтерского учета.

· Своевременность и качество ведения учетных регистров.

· Достоверность контроля за выдачей и использованием подотчетных сумм, а также своевременность оформления оприходования ценностей в подотчет материально ответ­ственным лицам.

· Эффективность применения компьютерных программ бухгалтерского учета.

· Своевременность и качество составления финансовой от­четности.

· Своевременность и эффективность инвентаризаций цен­ностей и расчетов.

· Состояние архива бухгалтерских документов и соблюде­ния правил и сроков их сохраняемости.

· Обследования структуры бухгалтерии, постановки учета и отчетности.

· Обеспеченность бухгалтерии нормативными материала­ми, положениями, инструкциями, бланками документов и отчетов.

· Расстановка кадров, повышение квалификации работни­ков бухгалтерии.

· Система материальной ответственности, заключения до­говоров с материально ответственными лицами про пол­ную материальную ответственность.

· Пропускная система, охрана ценностей.

· Использования прав и выполнение своих обязанностей главным бухгалтером.

Источники информации для осуществления ревизии: основ­ные нормативные документы, регулирующие вопросы формиро­вания показателей бухгалтерской отчетности; внутренние акты организации по ведению бухгалтерского учета, бизнес-план, первичные документы, типовые и специализированные формы бухгалтерской и статистической отчетности; отчеты материаль­но ответственных лиц; регистры синтетического и аналитичес­кого учета по отдельным объектам бухгалтерского учета; статис­тическая, оперативная, налоговая отчетность; финансовая отчет­ность (баланс, отчет о финансовых результатах, отчете о движе­нии денежных средств, отчет о собственном капитале); акты ре­визий и проверок и другие материалы.

Контроль и ревизия состояния бухгалтерского учета.

Правильно организованный учет, своевременно и реально составленная и представленная финансовая отчетность дают воз­можность вести систематический, оперативный контроль за со­хранением и рациональным использованием товарно-материаль­ных ценностей и денежных средств.

Проверка организации бухгалтерского учета и отчетности начинается задолго до выезда ревизора на объект – во время подготовки к ревизии. Такая предыдущая проверка осуществляется на основании представленных в вышестоящую организацию балансов и отчетов, а также актов ревизий и проверок.

К началу проведения проверки ревизор знакомится с норма­тивными документами, которые регулируют ведение бухгалтер­ского учета и финансовой отчетности.

Ревизор должен иметь справочный материал, который сжато характеризует короткое содержание законов, постановлений, ин­струкций и других указаний по вопросам учета и отчетности.

В порядке предварительного контроля за состоянием бухгал­терского учета и отчетности выявляются наличие и правильность разработки учетной политики, распределения должностных обя­занностей между работниками бухгалтерской службы, рабочего плана счетов бухгалтерского учета, графика документооборота.

Учетная политика организации является основным докумен­том, регламентирующим ведение бухгалтерского учета. При установлении наличия и правильности разработки учетной поли­тики руководствуются требованиями ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129-ФЗ и ПБУ 1/98 «Учет­ная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.98г. №60-н.

Важную роль в правильной организации учета играет:раз­работанный план четкого распределения обязанностей между всеми работниками бухгалтерской службы, повышение деловой квалификации кадров учетных работников, проведение с ними семинарских занятий по вопросам усовершенствования учета.

Правильность распределения должностных обязанностей между работниками бухгалтерской службы организации устанав­ливается путем сопоставления планируемого объема учетных ра­бот по каждому исполнителю и их штатной численностью, приня­той в организации формой организации учета, формой счетоводства, графиком документооборота, объемами учетных операций.

Ревизор устанавливает, как внедряется научная организация работы бухгалтера (выделены ли для бухгалтерии помещения, рационально ли размещены рабочие места, обеспечены ли бух­галтеры необходимыми инструктивно-нормативными материала­ми, бланками первичных документов, учетных регистров и от­четности, компьютерной техникой и т.п.).

Тщательной проверке подлежит рабочий план счетов бухгал­терского учета, намеченный к применению в данной организа­ции. Выявляют также его соответствие типовому плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. Далее уточняют наименования синтетических сче­тов, их шифры, затем выявляют счета, включенные организацией дополнительно по сравнению с типовым планом счетов, которые должны быть отмечены как незаконно введенные.

При проверке графика документооборота проверяющие ус­танавливают его наличие, своевременность и правильность раз­работки и доведения до всех исполнителей. Следует обратить внимание, все ли первичные документы поименованы в этом списке, соответствуют ли они типовым формам указанных документов, правильно ли указаны их составители, порядок пред­ставления и обработки, ответственные лица за приемку, перио­дичность обращения.

Важно также проверить правильность оформления документов, их содержание, соответствие почерка, правильность подписей, оттисков штампов, печатей, осмотреть внешний вид бумагу, способ записи, в особенности в сомнительных документах. Особенно стара­тельно проверяют соблюдение соответствия записей одних и тех же операций в разных учетных регистрах. Следует выяснить, правиль­но ли ведется учет на забалансовых счетах.

В ходе текущего контроля за постановкой бухгалтерского учета и отчетности широко используются приемы фактического осмотра первичной документации, учетных регистров и форм от­четности, их встречной сверки и сопоставления с планами сче­тов, организации учета, документооборота, в частности, озна­комлением с применяемыми в организации первичными доку­ментами выявляется соблюдение их типовых форм, правильность составления и своевременность предоставления для обработки в соответствии с графиком документооборота.

Проверку бухгалтерских документов и основанных на них записей в учетных регистрах аналитического учета осуществ­ляют двумя способами: от записи к документу и от докумен­та к записи.

При первом способе за основу берутся учетные регистры. Каждую запись в них, отображающую хозяйственную операцию, проверяют по оправдательным документам.

При втором способе, наоборот, за основу берется папка (дело)с оправдательными документами. Каждый документ в ней, которым оформлена хозяйственная операция, проверяют по со­ответствующим записям в учетных регистрах.

Проверка может быть сплошной или выборочной. Сплошным порядком проверяют кассовые и банковские операции, расчеты с подотчетными лицами, вексельные операции, доходы и финансо­вые результаты, затраты. Выборочно проводят проверку записей об оборотах и остатках в журналах-ордерах, ведомостях.

Тщательному контролю следует подвергать состояние склад­ского учета, работу с кадрами учетного персонала и материально ответственными лицами.Для этого надо систематически сверять соответствие данных складского и бухгалтерского учета, прове­рять ведение книг или карточек складского учета, проверять пол­ноту и своевременность документального оформления и отобра­жения в учете всех операций, связанных с движением товарно-материальных ценностей.

В полном объеме следует проверить выполнение главным бухгалтером организации возложенных на него обязанностей по организации бухгалтерского учета, а также использование им предоставленных прав по успешному осуществлению этих обя­занностей.

Проверка соблюдения отчетной дисциплины и достоверности финансовой (бухгалтерской)отчетности.

Бухгалтерская отчетность, представляющая единую систему данных об имущественном и финансовом положении организа­ции и о результатах ее хозяйственной деятельности, составлен­ная на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам, является объектом особой проверки. Все отчетные фор­мы, входящие в состав бухгалтерской отчетности, взаимосвяза­ны, поскольку отражают одни и те же хозяйственные операции и события в деятельности организации в разных аспектах.

Изучая копии оставшихся в хозяйстве форм промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности за проверяемый период, контролеры оценивают содержание отдельных форм отчетности, соблюдение правил формирования показателей отчетности, ус­танавливают их соответствие утвержденной типовой структуре этих форм или их образцов. По промежуточной бухгалтерской отчетности следует выявить состав реально представленных в соответствующие адреса месячных и квартальных отчетов. Вы­явленные расхождения рекомендуется отразить в специальной ведомости с указанием не представленных или излишне пред­ставленных форм отчетности за тот или иной месяц проверяемо­го периода, которая затем прилагается к общему акту ревизии или отчету о результатах проверки.

Состав бухгалтерской отчетности определен п. 2 ст. 13 Феде­рального закона «О бухгалтерском учете» и п. 5ПБУ 4/99. Пере­чень форм, их нумерация и образцы определены Указаниями об объеме форм бухгалтерской отчетности, утвержденными прика­зом Минфина России от 13.01.2000 г. № 4н «О формах бухгалтерс­кой отчетности организаций».

При проверке состава годовой бухгалтерской отчетности не­обходимо обратить внимание на различного рода приложения к годовому отчету, их обоснованность и достоверность. Тщатель­ному контрольному изучению подлежат отдельные статьи бухгалтерских балансов, отчета о прибылях и убытках и других форм бухгалтерской отчетности.

Важной процедурой является проверка соблюдения методи­ки формирования показателей и оценки статей бухгалтерского баланса. В бухгалтерском балансе данные должны быть пред­ставлены с соблюдением следующих требований:

· основные средства и нематериальные активы, показаны в нетто-оценке, т.е. по остаточной стоимости за вычетом начисленной амортизации;

· капитальные вложения – по фактическим затратам для застройщика;

· оборудование – по фактической себестоимости приоб­ретения;

· финансовые вложения – по фактическим затратам для инвесторов;

· материальные ценности – по фактической себестоимости;

· незавершенное производство – по фактической произ­водственной себестоимости, или по прямым расходам, или по стоимости сырья, материалов и полуфабрикатов;

· издержки обращения – в сумме издержек, приходящихся на остаток нереализованных товаров на предприятиях торговли и общественного питания;

· расходы будущих периодов – в сумме фактически произ­веденных в отчетном периоде, но относящихся к следую­щим периодам;

· готовая продукция – по фактической или нормативной

· производственной себестоимости;

· товары – по покупной стоимости;

· дебиторская задолженность – в сумме, признанной де­биторами; если по ней созданы резервы по сомнительным долгам, показывается за минусом образованного резерва;

· уставный капитал – в размере, определенном учреди­тельными документами;

· доходы будущих периодов – в сумме, полученной в от­четном периоде, но относящейся к следующим отчетным периодам;

· прибыль – в сумме, фактически полученной в отчетном периоде прибыли;

· кредиторская задолженность – в суммах фактических долгов кредиторам.

При проверке используют приемы встречной сверки дан­ных, их сопоставление с данными учетных регистров по соот­ветствующим счетам бухгалтерского учета, с записями инвен­таризационных и сличительных ведомостей, с актами на списа­ние отдельных видов имущества и другими оправдательными документами. Сплошным методом проверяется каждый факт списания на убытки хозяйства различного рода расходы и поте­ри. При выявлении необоснованности таких операций, непра­вильно списанные суммы подлежат восстановлению на балансе, а по недостачам и потерям по вине отдельных должностных и материально ответственных лиц –отнесению на них. Особое внимание следует обращать на списание недостач товарно-ма­териальных ценностей, как в пределах, так и сверх норм есте­ственной убыли.

Выявляются также обоснованность и правильность примене­ния тех или иных норм естественной убыли, расчеты средних остатков и нормативных недостач соответствующих видов мате­риальных ценностей. При отсутствии утвержденных норм убыль рассматривается как недостача сверх норм и наряду с потерями от порчи ценностей относится на виновных лиц. Долги по недо­стачам ценностей, во взыскании которых отказано судом вслед­ствие необоснованности иска при отсутствии конкретных винов­ников, списываются с баланса на финансовые результаты.

Своевременность представления и правильность составления налоговых деклараций и иных налоговых расчетов устанавливают по каждому виду налогов и сборов, плательщиком которых являет­ся проверяемая организация.По фактам наложения штрафных санкций за нарушения налогового законодательства следует вы­явить их характер, обоснованность и виновных должностных лиц, на основе чего контролеры выражают свое мнение и подготавли­вают соответствующие предложения по этим фактам.

При проверке состояния статистической отчетности необхо­димо установить, прежде всего, наличие форм и инструкций по ее составлению, доводимых до организации местными органами государственной статистики.

Для обобщения результатов проверки достоверности бухгал­терской, налоговой и статистической отчетности рекомендуется составить ведомость с указанием отчетов и значений показате­лей, отраженных в представленной отчетности и уточненных в ходе ревизии.

Отдельно проверяется соблюдение установленных сроков представления бухгалтерской, налоговой и статистической от­четности, на основе чего контролеры оценивают состояние от­четной дисциплины в организации. Если в предоставленные от­четы были внесены исправления, то выясняется их характер и правильность их отражения. Эти исправления должны произво­диться: до утверждения отчетов– за тот же период, за который они представлены; после их утверждения –в первом же отчете и балансе, составляемом за отчетный период, в котором были отражены соответствующие исправления. Уточненные налого­вые декларации и расчеты представляются в налоговые органы за тот отчетный или налоговый период, в котором были выявле­ны искажения.

При выявлении умышленных искажений представленной от­четности следует составить промежуточный акт с приложениями перечня конкретных форм показателей, в которых установлены такие нарушения, а также расчеты переплат премиальных и дру­гих выплат должностным лицам организации для последующего предъявления к ним исков в установленном порядке.

Общие выводы и заключение о состоянии бухгалтерского учета и бухгалтерского учета и формулируются в отдельном раз­деле общего акта ревизии или отчете о результатах проверки.

Когда состояние бухгалтерского учета и достоверность бух­галтерской отчетности проверены аудиторскими организациями в порядке обязательного или инициативного аудита, в итоговых документах документальных ревизий делаются ссылки на соот­ветствующие аудиторские заключения.

Порядок составления обобщающего документа о состоянии бухгалтерского учета и достоверности отчетности организаций.

Обобщающим документом проверки состояния бухгалтерско­го учета и достоверности отчетности является акт ревизии (про­верки)производственной и хозяйственно-финансовой деятель­ности организации.

Акт проверки является результатом кропотливой работы группы ревизоров и официальным документом для принятия ре­шений по проведенной ревизии, вплоть до возбуждения уголов­ного дела.

Акт должен содержать вводную и описательную части.

В акте отражаются конкретные факты и действия, указываю­щие на нарушение порядка ведения бухгалтерского учета, со­ставления отчетности, использования бюджетных средств и средств внебюджетных фондов, налогового законодательства. Каждый факт нарушений отмечается с указанием времени его совершения, стоимостной оценки, сделанных бухгалтерских про­водок и ссылками на соответствующие первичные документы.

Выводы стоятся на основе проверенных данных и фактов,вытекающих из имеющихся в ревизуемом предприятии документов и материалов;результатов произведенных встречных прове­рок; проверок фактического совершения операций; результатов взвешивания и обмера сырья и материалов,проведения конт­рольных обмеров выполненных работ, контрольных запусков сы­рья и материалов в производство; контрольных анализов сырья, материалов и готовой продукции; результатов проверки каче­ства продукции, соблюдения технических условий и технологи­ческих режимов производства; других данных, вытекающих из заключений специальных экспертиз.

В изложении акта ревизии должны быть соблюдены объек­тивность, ясность, точность описания выявленных фактов и дан­ных, лаконичность.

По каждому факту должно быть четко изложено его содержа­ние со ссылкой на соответствующие документы и материалы с указанием нарушений отдельных законов или других норматив­ных актов.

В целях наибольшей краткости изложения не следует загро­мождать акт подробной информацией, таблицами с цифровыми данными, выявленными в процессе проверки. В этом случае дос­таточно привести в акте один-два примера и общий результат, а подробную опись нарушений приложить к акту за подписью ревизора и главного бухгалтера ревизуемой организации.

Не допускается включение в акт ревизии различного рода выводов, предположений и не подтвержденных документами данных, не допускается также включение в акт сведений из следственных материалов и ссылок на показания должностных и материально ответственных лиц, данные ими следственным органам.

Перед подписанием акта ревизор знакомит с его содержани­ем руководство проверяемой организации и работников бухгал­терии и при наличии обоснованных возражений вносит исправ­ления в акт до его подписания.

В тех случаях, когда принятыми в ходе проверки мерами не обеспечивается полное устранение всех выявленных нарушений, ревизор разрабатывает проект приказа об устранении выявлен­ных нарушений и представляет его на рассмотрение руковод­ству, назначившему ревизию.

Материалы каждой ревизии принимаются от руководителя ревизионной группы руководителем контрольно-ревизионного аппарата организации, назначившей ревизию.