Контроль и ревизия операций с товарно-материальными ценностями

На большинстве предприятий операции с товарно-материальными ценностя­ми осуществляются систематически и отличаются разнообразием.

В процессе проверки используются следующие источники информации:

— учредительные документы;

— положение об учетной политике;

— бухгалтерский баланс (форма № 1);

— отчет о прибылях и убытках (форма № 2);

— главная книга;

— учетные регистры по счетам 10, 14, 15,16, 19,20,23,25,26,41,44,60,62,76 и др.;

— договоры, заключенные с поставщиками;

— книга покупок и книга продаж;

— номенклатура-ценник;

— товарно-транспортные накладные;

— счета-фактуры;

— доверенности на получение товарно-материальных ценностей;

— приходные ордера склада;

— акт о приемке материалов;

— карточки учета материалов;

— требования-накладные;

— накладные на отпуск материалов на сторону;

— лимитно-заборные карты;

— инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей;

—сличительные ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей;

— договоры о полной(индивидуальной или коллективной)ответственности.

Ревизором должны быть решены следующие задачи: изучение состава товарно-материальных ценностей, ознакомление с условиями их хранения; подтверждение первичной оценки систем внутреннего контроля и бухгал­терского учета ТМЦ; подтверждение правильности оценки запасов и отражения операций по их поступлению и использованию (продаже)в учете; оценки качества проводимых инвентаризаций товарно-материальных цен­ностей.

Основным нормативным документом, используемым при проверке,является ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов». Порядок проверки зависит от размеров предприятия, характера его деятельности, связей с поставщиками, покупателями, применяемых форм расчетов и т. п., поэтому важно спла­нировать проверку.

Вначале проверки изучаются учредительные документы,содержание учет­ной политики, бухгалтерская отчетность (статья«Запасы»), Затем анализируют­ся результаты инвентаризации ТМЦ.

Ревизор может сам провести инвентаризацию. После этого изучаются

— четные регистры и первичные документы по форме, существу и арифме­тически.

Ревизором используются следующие приемы проверки:

— инвентаризация;

— устный опрос;

— проверка документов;

— прослеживание;

— экспертизы различных видов;

— контрольные запуски сырья в производство;

— встречная проверка;

— контрольная покупка и т. д.

По данным регистров аналитического учета ревизоры изучают состав то­варно-материальных ценностей и устанавливают, к каким классификацион­ным группам они относятся, величину складских запасов, интенсивность их обновления.

Проверяя организацию материально-технического снабжения,ревизор дол­жен установить:

— заключены ли договоры на полную потребность в материальных ресур­сах;

— согласована ли поставка материалов с планами производства;

— как выполняются договоры на поставку материальных ценностей;

— каковы последствия нарушения сроков и объемов поставок на выполнение

производственной программы.

Выполнение объемов поставок материальных ресурсов проверяется путем сравнения данных об объеме и сроках поставки отдельных видов материальных ценностей, предусмотренных договорами, с данными первичных документов на оприходование поступивших материальных ценностей по тому или иному поставщику.

Ревизору необходимо выявить, закупало ли предприятие ненужные или излишние ТМЦ. Если это имело место, то надо выяснить, какие материалы приобретены, насколько по ним превышены нормы запаса, на какую сумму приобретены, кто дал распоряжение на их приобретение, какие меры предпринимались по их реализации.

Ревизором проверяется соблюдение условий, обеспечивающих сохранность товарно-материальных ценностей. Такими условиями являются:

— правильный подбор и расстановка кадров и прежде всего материально ответственных лиц;

— правильная организация складского хозяйства;

— четкая организация охраны складов и пропускной системы на предприя­тии;

— наличие действенного и эффективного внутрихозяйственного контроля за наличием и движением ТМЦ.

При проверке работы материально ответственных лиц выясняется,не привлекались ли они к уголовной ответственности за расхищение ТМЦ,заключены ли с ними договоры о материальной ответственности, имеются ли согласования с главным бухгалтером на их прием, перемещение и увольнение.

Ревизору следует установить число и размещение складских помещений, их емкость, специализацию, наличие условий для хранения ценностей, обеспечен­ность пожарно-охранной сигнализацией, весоизмерительными приборами, мер­ной тарой.

Ознакомление с учетной политикой позволяет определить применяемый вариант оценки ТМЦ при оприходовании и списании (продаже),сроки инвентаризации и др.

Выясняются источники поступления ТМЦ на предприятие: закупка через поставщиков, подотчетных лиц путем товарного обмена и т. п. Проверяется на­личие заключенных договоров с контрагентами. Совершение сделки без догово­ра считается незаконным. При этом особое внимание уделяется проверке выпол­нения договоров на поставку товаров, сырья и материалов, своевременности предъявления претензий за нарушение условий договоров.

Устанавливается также своевременность поставки,предъявление претензий за нарушение условий договора и погашения задолженности перед постав­щиками.

Учет поступления ТМЦ может отражаться по одной из следующих методик:

1) с использованием счетов 15 и 16, т. е. ТМЦ приобретаются по фактической себестоимости с учетом транспортных и других расходов. Затем по учетной стоимости ТМЦ приходуются на счет 10 или 41, а отклонения фактической себестоимости от учетной списываются на счет 16;

2) без использования счетов 15 и 16, т. е. фактическая себестоимость ТМЦ формируется непосредственно на счете 10 или 41.

Выбор одной из методик утверждается учетной политикой.Необходимо доверить действительность применения выбранной методики.

Обязательному контролю подлежит обоснованность возмещения НДС по приобретенным организацией товарно-материальным ценностям. Проверка проводится по данным расчетно-платежных документов, документов на оприходование и использование ТМЦ.

Особое внимание уделяется проверке выбытия товарно-материальных ценностей.

Источниками выбытия ТМЦ могут быть продажа, использование для управленческих нужд, использование в производственном процессе.

Каждая такая операция контролируется отдельно. Обоснованность спи­сания материальных ресурсов в расход выясняется по данным соответ­ствующих первичных документов. Необходимо установить правильность оценки материальных ресурсов по таким операциям. В учетной политике орга­низация может придерживаться одного из следующих методов оценки при отпуске их в производство и ином выбытии: по себестоимости каждой еди­ницы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени закупок (метод ФИФО)или по себестоимости последних по времени закупок (ме­тод ЛИФО).

Правильность списания материальных ресурсов на производственные нуж­ды по количеству и стоимости ревизоры могут проверить путем составления балансовых расчетов.

Если организацией в отчетном периоде осуществлялась розничная и оп­товая продажа товаров, учтенных на счете 41, ревизоры должны выяснить правильность оприходования товаров, расчета торговой наценки и ее спи­сания по реализованным товарам. Объектом контроля являются приходно-расходные документы и учетные регистры по счетам41, 42, 44, 50, 51, 60, 62, 68, 90.

Затем контролируется своевременность и качество проведения инвентариза­ций товарно-материальных ценностей и достоверности отражения в учете их результатов.

Порядок проведения инвентаризации регламентируется«Методически­ми указаниями по инвентаризации имущества и обязательств организации». Источниками информации являются: график инвентаризации; приказы ру­ководителя, инвентаризационные описи, сличительные ведомости, объяс­нительные материально ответственных лиц, учетные регистры по счету 41 и 10.

Проверке подлежат следующие вопросы:

1) устанавливается обоснованность графика инвентаризации,который разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприя­тия. Наиболее часто необходимо инвентаризировать дорогостоящие и дефи­цитные ТМЦ. Все другие ТМЦ могут инвентаризироваться перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1 октября отчетного года;

2) выясняется,проводилась ли внеплановая инвентаризация:при смене материаль­но-ответственного лица; при стихийных бедствиях; при фактах злоупотребле­ний; при реорганизации предприятия и пр;

3) устанавливается компетентность постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий,в состав которых должны входить наряду с представителями администрации и бухгалтерии специалисты, разби­рающиеся в потребительных и других признаках ценностей. Инвентариза­ции должна проводиться при обязательном присутствии материально от­ветственного лица;

4) проверяется качество проведенных инвентаризаций,т. е. анализируются оба экземпляра инвентаризационных описей, контролируются арифметические подсчеты. Исправления должны быть отворены и заверены подписями чле­нов комиссии;

5) устанавливается правильность определения и урегулирования инвентариза­ционных разниц. Излишки приходуются в доход предприятия,недостачи в пределах норм естественной убыли относятся на издержки, а сверх норм — на материально ответственное лицо. Если виновное лицо не установлено или во взыскании с него отказано судом,то недостача списывается на финансо­вые результаты.

Следует проанализировать возможные потери ТМЦ и указать меры по их предупреждению, указав ответственность материально ответственных лиц за факты потерь ценностей.

Анализ ревизионной практики свидетельствует, что типичными ошибками являются:

— отсутствие первичных приходно-расходных документов или оформление их с нарушением установленных требований;

— неправильное исчисление фактической стоимости заготовления материа­лов;

— списание в расход неоприходованных материальных ценностей(не оформ­ленных приходными документами);

— списание материалов на производство по мере их отпуска со склада, а не по факту их расхода;

— отсутствие норм расхода материалов или их несоблюдение;

— арифметические ошибки при подсчете реализованной торговой наценки.