Внутриведомственный, внутрихозяйственный и внешний контроль

Внутриведомственный, внутрихозяйственный и внешний контроль. Предварительный, текущий и последующий контроль. Цели и задачи финансово-хозяйственного контроля.

Методы и приемы ревизии и контроля. Выборочные
и сплошные наблюдения в финансово-хозяйственном контроле.

Контрольные функции и полномочия органов внутреннего финансово-экономического контроля (службы бухгалтерского учета, ревизионной комиссии, службы внутреннего аудита и др.). Инвентаризация товарно-материальных ценностей, иного имущества, а также финансовых обязательств как форма внутрихозяйственного контроля. Порядок проведения, цели и задачи инвентаризации. Оформление результатов инвентаризации.

Внутриведомственный контроль. Его осуществляют министерства, ведомства, департаменты, комитеты в отношении подведомственных организа­ций.

Преимущество этого контроля заключается в непосредственной связи с функ­цией управления отрасли и его специализации применительно к отраслевым особенностям, технологии и т. д. Он осуществляется контрольно-ревизионными управлениями (КРУ) министерств и ведомств,функциями которых являются:

— всесторонняя проверка состояния подведомственных организаций;

— контроль за сохранностью ресурсов;

— выявление хозяйственных и финансовых нарушений и злоупотреблений;

— контроль за правильностью постановки учета и отчетности;

— выявление внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производств.

Вневедомственный контроль.Осуществляется, например,Департамен­том государственного финансового контроля и аудита Министерства финансов РФ в отношении различных организаций в виде ревизии производственно-хо­зяйственной деятельности.

Внутрихозяйственный контроль. Он защищает интересы предприятия и его коллектива от злоупотреблений и обеспечивает повышение эффективно­сти его хозяйственной деятельности. Он осуществляется внутри организации отделами, службами в связи с общественными организациями.

Его задача — это систематическое и повседневное наблюдение за использованием всех видов ресурсов.

Специализированный контроль.Органы специализированного контроля осуществляют проверку соблюдения установленного порядка организации и ве­дения тех или иных хозяйственных операций, входящих в их компетенцию.Та­кие органы представлены различными инспекциями: ГИБДЦ, пожарной инспек­цией и др.

Общественный контроль.Реализуется на основе общественных институ­тов и законов,обязывающих органы исполнительной власти предоставлять информацию всем заинтересованным лицам. Деятельность общественного контро­ля базируется на информации, предоставляемой органами Госкомстата РФ, сред­ствами массовой информации (газеты, журналы, радио,телевидение).

Организация и планирование контрольно - ревизионной работы

Слово «ревизия» происходит от латинского revision,что означает «пересмотр».

Ревизия — составная часть системы управленческого контроля,призванная устанавливать законность,достоверность, целесообразность и экономическую эффективность совершенных хозяйственных операций.

Ревизия позволяет изучить все стороны хозяйственно-финансовой деятельности проверяемых организаций.Она имеет четкий правовой статус,определяющий границы ее распространения,сроки проведения, права и обязанности лиц, проводящих ревизию, и должностных лиц, деятельность которых прове­ряется,порядок оформления и рассмотрения результатов ревизии.

Задачи ревизии:

— проверка соблюдения субъектом хозяйствования законодательства в сфере экономических отношений;

— проверка законности совершаемых субъектом хозяйствования хозяйствен­ных и финансовых операций,обеспечения сохранности имущества;

— своевременное выявление, пресечение и предотвращение правонарушений, наносящих ущерб экономическим интересам общества,установление при­чин и условий,способствующих их совершению;

— принятие мер по возмещению причиненного ущерба;

— выявление неиспользуемых резервов повышения эффективности эконо­мической деятельности субъекта хозяйствования.

Ревизия — форма последующего контроля, представляющая собой систему взаимосвязанных документальных и фактических приемов контроля.

Выделяют следующие виды ревизий.

1. По ведомственным признакам:

— ведомственные ревизии— проводятся работниками определенного ведомства на подведомственных предприятиях;

— внутрихозяйственные ревизии— работники объединения ревизуют деятель­ность внутренних подразделений;

— вневедомственные ревизии— осуществляются органами государственного и общественного контроля, которые наделены контрольными правами по от­ношению к организациям всех отраслей экономики независимо от ведомст­венной подчиненности;

— смешанные ревизии— осуществляются органами ведомственного, государственного и общественного контроля.

2. По организационным признакам:

— плановые ревизии— осуществляются по заранее разработанному и утверж­денному плану;

— внеплановые ревизии— проводятся в сроки, не предусмотренные планом (например, в случае стихийного бедствия);

— перманентные ревизии— проводятся непрерывно контрольным аппаратом объединения в структурных подразделениях.

3. По степени охвата проверяемых объектов:

— сплошные ревизии— предусматривают проверку всех хозяйственных опе­раций и объектов за весь проверяемый период (проверяются все документы, регистры, отчетные данные о наличии товарно-материальных ценностей и денежных и других средств за ревизуемый период);

— выборочные ревизии— предполагают проверку хозяйственных операций и документов за отдельные периоды времени или же какую-то часть доку­ментов. Однако и при выборочной ревизии отдельные операции подвергают­ся сплошной проверке (например, кассовые операции);

— комбинированные ревизии— сочетают сплошные и выборочные проверки отдельных хозяйственных операций. Сплошным способом проверяются кас­совые операции, расчеты с подотчетными лицами и др. Если при выбороч­ной проверке выявляются злоупотребления, данные хозяйственные опера­ции проверяются сплошным способом.

4. По масштабам проверок:

— комплексные ревизии— представляют собой всестороннюю и взаимосвязан­ную проверку всех участков деятельности организации, проводятся бригадой специалистов разных профессий с целью наиболее полной оценки дея­тельности предприятия и поиска резервов;

— некомплексные ревизии— это, как правило, документальная ревизия финан­сово-хозяйственной деятельности организаций. Ее проводят один или не­сколько специалистов определенного профиля;

— тематические ревизии— это проверка отдельных участков работы органи­зации по определенной тематике (кругу вопросов).

5. В зависимости от звенности ревизуемых объектов:

— отраслевые ревизии включают проверку деятельности организаций отрасли;

— сквозные ревизиипроводятся тогда, когда ревизуется деятельность всех организаций одного звена управления, начиная с производственных организаций и заканчивая первичными вышестоящими органами хозяйственного управления;

— однозвенные ревизиипроводятся тогда, когда проверяется деятельность

одного хозяйственного звена (склада, цеха и т. п.).

В теории и практике контрольно-ревизионной деятельности выделяют такие этапы:

— планирование ревизии;

— составление программы проведения ревизии;

— организация работы на месте (объекте) ревизии;

— документальная и фактическая проверка;

— систематизация материалов ревизии и составление акта;

— согласование и обсуждение результатов ревизии на предприятии;

— утверждение материалов ревизии;

— контроль за выполнением решений, принятых по материалам ревизии.

Ревизующие организации составляют перспективные и текущие планы проведения ревизий: перспективные планы составляются на несколько лет(три, пять и более), текущие — на календарный год с разбивкой по кварталам. В первую очередь ревизии планируются в тех организациях, в которых продолжительное время их не было, имеются недостатки и сигналы о злоупотреблениях. Составле­нию планов предшествует изучение отчетности организаций, материалов ранее проведенных ревизий и т. д.

В планах указываются:наименование организаций, проверяемый период, даты начала и окончания ревизий,вид ревизий, фамилии исполнителей.Каждая ревизия должна охватывать период начиная с даты окончания предыдущей ревизии. Продолжительность ревизии не должна превышать 30 календарных дней.Текущий план проведения ревизии составляется в одном экземпляре и утверждается руководите­лем ревизующей организации. Содержание его имеет конфиденциальный характер.

В год каждый ревизор должен участвовать в среднем в 8 - 9проверках, т. е. приблизительно две трети рабочего времени отводится на ревизии,подготовку к ней и оформление отчета.Остальное время резервируется для внеплановых ревизий, например по требованию судебно-следственных органов.

На основании годовых планов контрольно-ревизионной работы каждый работник контрольно-ревизионного аппарата разрабатывает индивидуаль­ный план-график работы на год, в первом разделе которого указы­ваются наименований организаций, подлежащих ревизии, сведения о прове­денной в них предыдущей ревизии, а также сроки предстоящей ревизии и ревизуемый период;во втором разделе планируются тематические провер­ки. Для контроля ревизий и проверок план содержит графу «Отметка о выполнении».

Организация ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятия включает выбор объекта ревизии и подготовку ревизии. Объем и содержание ревизии определяют потребность в специалистах, которых необходимо при­влечь для проверки, т. е. формируется ревизионная бригада (группа).

Затем за 3—5 дней до начала ревизии издается распоряжение руководителя ревизующей организации о назначении ревизии, где указывается полное наименование ревизуемого предприятия, вид ревизии, период, за который проверяется деятельность предприятия, фамилия, имя, отчество каждого члена ревизион­ной бригады, определяется ее руководитель и срок ревизии.

Подготовка ревизии начинается с изучения состояния объекта,т. е. до выезда на предприятие изучается годовая, периодическая бухгалтерская и статистиче­ская отчетность, акт предыдущей ревизии, определяются методы и последова­тельность проверки.

С учетом результатов изучения этих материалов разрабатывается программа ревизии (задание), предусматривающая перечень основных вопросов, на ко­торых следует сосредоточить внимание. Программа утверждается руководите­лем контрольно-ревизионной службы организации, назначившей ревизию.

Важным этапом подготовки ревизии является составление членами ревизионной группы рабочих планов ревизии определенных участков деятельности организации (табл. 3). В них исходя из разработанной программы определяют объем и сроки выполнения отдельных работ каждым членом ревизионной группы, спо­соб проверки — сплошной или выборочный. Однако окончательный рабочий план формируется только в ходе ревизии, на начальной ее стадии, после ознакомления на месте с организацией производства и особенностями постановки учета.

Рабочий план проведения ревизии финансово-хозяйственной деятельности

Основной служебной обязанностью ревизора является качественное и своевременное проведение ревизий и проверок. При выполнении служебных функ­ций он обязан:

— знать действующее законодательство, постановления правительства, приказы и распоряжения вышестоящих органов, инструктивные и другие норма­тивно-правовые материалы, относящиеся к деятельности ревизуемой орга­низации, и строго ими руководствоваться в работе;

— владеть всем комплексом способов и приемов контрольно-ревизионной ра­боты и умело их использовать в процессе практической деятельности;

— подготовить уточненный план работы группы и программу для каждого участ­ника ревизии и обеспечить организацию работы;

— объективно освещать выявленные ревизией факты нарушений и злоупотреб­лений с указанием виновных лиц, размера причиненного материального ущер­ба и причин вскрытых нарушений и злоупотреблений;

— оказывать помощь работникам ревизуемой организации в устранении вскры­тых недостатков и допущенных нарушений, объяснять действующие поло­жения, если ошибки и недостатки в работе были допущены из-за их незнания;

— участвовать в выработке мер по устранению выявленных в процессе ревизии недостатков и нарушений в работе ревизуемой организации;

— проверить выполнение решений по результатам предыдущей ревизии и от­разить в акте полноту и своевременность его выполнения.

Ревизору предоставлены следующие права:

— требовать предъявления всех необходимых по ходу ревизии материалов, характеризующих деятельность ревизуемой организации и отдельных должно­стных лиц;

— требовать от руководителя ревизуемой организации проведения контрольных обмеров выполненных объемов работ, проведения инвентаризации иму­щества, проводить контрольные проверки правильности их проведения;

— рассматривать и опечатывать при необходимости кассы,склады, кладовые, архивы и другие помещения;

— запрашивать от других организаций справки и копии документов по опера­циям с ревизуемой организацией;

— изымать в установленном порядке подлинные документы, содержащие под­лог, сохранность которых не гарантируется;

— получать от должностных лиц письменные объяснения по вопросам, возник­шим в ходе ревизии;

— контролировать правильность списания сырья, материалов,топлива и дру­гих материальных ценностей;

— требовать производства ведомственной экспертизы качества поставленных сырья, материалов и выполненных работ;

— требовать соблюдения технологических режимов и других условий производственного процесса, соблюдения установленных правил хранения материаль­ных ценностей и т. п.;

— проводить контрольные запуски сырья и материалов в производство, конт­рольные анализы содержания сырья, материалов в готовой продукции, тех­нические испытания;

— привлекать специалистов для определения количества и качества сырья и материалов, услуг и выполненных работ;

— передавать по согласованию с лицом, назначившим ревизию, материалы в правоохранительные органы, принимать меры к возмещению ущерба и привлечению к административной и дисциплинарной ответственности винов­ных лиц;

— вносить в установленном порядке предложения об уплате сумм, взыскиваемых в порядке применения экономических санкций к ревизуемой организации при установлении фактов нецелевого использования государственных средств, а также в других предусмотренных законодательством случаях, а при необходимости ставить вопрос об ограничении или приостановлении финансирования ревизуемых объектов.

Действия на объекте:

1) предъявление руководителю ревизуемой организации распоряжения, а также документов,удостоверяющих личность каждого члена ревизионной бригады;

2) осуществление контрольно-ревизионных процедур.Соблюдая внезапность проверки,осуществляются контрольные процедуры согласно плану. Результаты этих процедур оформляются промежуточными актами ревизии, а также находят отражение в рабочих тетрадях ревизора.

В ревизионной практике применяются два варианта изучения документов, учетных регистров и отчетных показателей. Первый — от первичных документов к регистрам аналитического и синтетического учета и от последних показателям баланса и других форм отчетности; второй — от отчетных; показателей к регистрам синтетического и аналитического учета и от запи­сей в них к первичным документам;

3) группировка выявленных недостатков и нарушений;

4)оформление акта комплексной ревизии деятельности предприятия. Он оформляется на основе промежуточных актов и ведомостей нарушений.

Во вступительной части акта ревизии указываются:наименование и подчиненность ревизуемого предприятия, состав ревизионной группы,когда и на основании какого документа проведена ревизия, охваченный период,фамилия и инициалы руководителя и главного бухгалтера ревизуемого предприятия, участки деятельности,подвергнутые в процессе ревизии сплошной и выборочной проверке, характеристика(за какие периоды каждый вид документов)выполнения решений по результатам предыдущей ревизии.

В соответствующих разделах акта ревизии подробно излагаются вскрытые ревизией факты недостач и хищений денежных средств и товарно-материаль­ных ценностей,неправильного ведения бухгалтерского учета, недостоверного составления отчетности и т. п. При освещении этого вопроса определяется вели­чина причиненного материального ущерба и другие последствия выявленных нарушений,указываются время их совершения, фамилии и должности лиц, по вине которых они были допущены, со ссылкой на нарушенные ими нормативно-правовые акты.

Этот акт подписывают все члены ревизионной группы, а также руководство проверяемого предприятия и материально ответственные лица.

Один экземпляр акта со всеми приложениями после его подписания вручается руководителю ревизуемой организации под расписку на первом экземпляре акта.

Если должностные лица имеют возражения против составленного акта, они обязаны одновременно с подписанием акта приложить к нему свои письменные объяснения или возражения.

Отказ от подписания акта не допускается. Все разногласия по акту разрешаются и уточняются на месте ревизии.

Приложением к акту комплексной ревизии являются:

— промежуточные акты по результатам ревизии товарно-материальных ценно­стей,основных фондов, денежных средств;

— инвентаризационные описи;

— объяснительные записки материально ответственных лиц и других долж­ностных лиц, виновных во вскрытых ревизией нарушениях;

— ведомости нарушений, в которых указываются краткое содержание каждого нарушения, дата и номер документа, фамилия и должность виновного лица, сумма причиненного ущерба;

— другое.

Заключительный этап ревизии — принятие эффективных мер к устранению выявленных недостатков и нарушений. По результатам ревизии в недельный срок руководителем ревизионной группы разрабатывается проект приказа с конкретными предложениями.

Руководитель организации, назначившей ревизию, не позднее чем в двухнедельный срок по окончании ревизии обязан рассмотреть ее результаты; и принять по ним необходимые меры.

Контроль за выполнением решений по результатам ревизии осуществляет­ся лицом,назначенным руководителем контролирующего органа. В основном это тематические проверки.