Контроль и ревизия использования трудовых ресурсов и расчетов по оплате труда

Проверка носит комплексный характер и включает контроль соблюдения нормативно-правовых актов, касающихся трудового законодательства, правиль­ности начисления различных видов оплат и удержаний, правильности ведения бухгалтерского учета расчетов как по физическим лицам, так и в целом по организации, а также начисления налогов и платежей с фонда оплаты труда и выплат социального характера.

Источники информации:

— положение об учетной политике организации;

— бухгалтерский баланс (форма № 1);

— отчет о движении денежных средств (форма № 4);

— приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5);

— штатное расписание;

— коллективный договор;

— главная книга;

— учетные регистры по счетам 68, 69, 70, 73, 76 и др.;

— сводные ведомости по начислению зарплаты;

—приказы, распоряжения, контракты, договоры гражданско-правового характера;

— табели учета рабочего времени; наряды, путевые листы;листки временной нетрудоспособности;

— исполнительные листы; - расчетно-платежные ведомости;лицевые счета; налоговые карточки работников;

— личные карточки и пр.

Задачами ревизии расчетов с персоналом являются: оценка существующей в организации системы расчетов с персоналом и ее эффективности;проверка правильности производимых начислений и выплат работникам по всем основа­ниям и отражения их в учете; установление законности и полноты удержаний из заработной платы и из других выплат сотрудникам в пользу предприятия, бюд­жета, Пенсионного фонда РФ, других юридических и физических лиц; проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям,связан­ным с расчетами по оплате труда.

Проверяется также организация аналитического и синтетического учета, правильность оформления и отражения в учете расчетов с персоналом по прочим операциям.

Последовательность работ можно разделить на 3 этапа.

1. Ознакомительный.

Ревизором выясняется, имеется ли внутреннее положение об оплате труда работников и коллективный трудовой договор, определяется списочный и среднесписочный состав работников. Изучаются категории персонала организации, рассматриваются порядок учета личного состава и рабочего времени, общая организация учета расчетов с рабочими и служащими.

Выясняются формы и системы оплаты труда, применяемые на предприя­тии:

— повременная зарплата начисляется за количество отработанного времени;

— сдельная — за количество изготовленной продукции или услуги;

—аккордная —начисление производится по совокупности каких-то показате­лей.

Системы оплаты труда: простая повременная, повременно-премиальная, простая сдельная, сдельно-премиальная, косвенно-сдельная, сдельно-прогрес­сивная.

2. Основной этап.

Проверяется начисление зарплаты работникам-сдельщикам:

— устанавливается правильность оформления нарядов (по форме, существу, арифметически);

— устанавливается правильность применения сдельных расценок;

— устанавливается правильность переноса сумм в расчетную ведомость.

Устанавливается правильность расчетов по начислению повременных видов оплат, в том числе оплаты сверхурочных работ, работ в выходные и празднич­ные дни, правильность начисления среднего заработка при предоставлении оче­редного отпуска либо за период временной нетрудоспособности.

Так, согласно Трудовому кодексу очередной отпуск может быть предостав­лен через 6месяцев непрерывной работы на предприятии. Для расчета отпуск­ных берется заработок за 12 месяцев, с 1-го по 1-ое число двенадцати предшествующих месяцев. Эта сумма делится на 12 и коэффициент29,4 (это среднее число рабочих дней в любом месяце года), полученную сумму умножают на 28 дней (это коли­чество календарных дней отпуска).

Пособие по временной нетрудоспособности начисляется на основании больничного листа. В расчет берется заработная плата за 12 месяцев,с 1-го по 1-ое число, предшествующих болезни. Эта сумма делится на количество отработан­ных за этот период дней и умножается на количество дней болезни.Пособие выплачивается в зависимости от стажа: если стаж менее 5 лет— 60%; если стаж от 5 до 8 лет — 80%

и если стаж более8 лет — 100%.

Но есть исключения:100%-ое пособие выплачивается по беременности иродам, за время нетрудоспособности по причине получения производствен­ных травм.

Устанавливается правильность начислений премий в соответствии с коллективным договором.Премии могут быть связаны с результатами производствен­ной деятельности(перевыполнением плана товарооборота),такие премии отно­сятся в дебет счетов учета затрат, а могут быть и не связанными с этими результатами (праздники 8 Марта,23 Февраля). Они начисляются за счет нераспределенной прибыли.

Устанавливается правильность удержаний из зарплаты,которые бывают обязательными и инициативными. К обязательным относят налог на доходы физических лиц и удержания по исполнительным листам. К инициативным относят удержания за причиненный предприятию ущерб (суммы недостач),удержания в профсоюз (обязательно должно быть заявление работника с просьбой удерживать у него эти суммы). Налог на доходы физических лиц (13%) удерживается с учетом стандартных вычетов: в размере400 рублей на самого работника по месту основной работы (стандартные вычеты предоставляются до того месяца, пока совокупный годовой доход не превы­сит20 тыс. руб.) и 600 рублей на каждого ребен­ка в возрасте до 18 лет (вычеты предоставляются до того месяца, пока совокупный годовой доход не превы­сит 40 тыс. руб.) Если родитель воспитывает ребенка один, то ему предоставляется двойной вычет на каждого ребенка.

Проверяется ведение аналитического учета по работающим. Он должен вес­тись по каждому работнику по всем видам начислений и удержаний в расчетно-платежных ведомостях и лицевых счетах. Устанавливается степень сохранно­сти этой информации (не менее75 лет).

Проверяется правильность бухгалтерских проводок по счету 70, так, напри­мер, основная зарплата, включая сверхурочные работы,работу в выходные и праздничные дни,относится в дебет счетов учета затрат.Начисление пособия по временной нетрудоспособности относится в Дебет счета 69, премии по ито­гам года — в Дебет счета 84.

Устанавливается также правильность исчисления страховых взносов во внебюджетные фонды и своевременность их перечисления по назначению, пра­вильность отнесения страховых взносов во внебюджетные фонды на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей бухгалтерского учета и для целей на­логообложения; правильность расчета пособий, выплачиваемых за счет средств Фонда социального страхования РФ.

Проводится проверка правильности образования, использования и корректировки резервов на предстоящую оплату отпусков, на выплату ежегодного воз­награждения за выслугу лет, на выплату вознаграждений по итогам работы за год.

Устанавливается правильность учета депонированной заработной платы. По каждой не выданной в срок зарплате должна оформляться карточка учета депонированных сумм. Депонированная зарплата выдается по требованию работни­ка. Если в течение3 лет она не востребована, то сумма зачисляется в доход организации.

3. Заключительный этап

На этом этапе составляется акт ревизии, в котором формулируются предложения по устранению выявленных недостатков.

Проверке также подвергаются расчеты по прочим операциям с персоналом. Ревизор, прежде всего, устанавливает, по каким операциям велся учет, и проводит соответствующую проверку.

Расчеты по субсчету73-1 «Расчеты по предоставленным займам»про­веряются по каждому работнику, получающему ссуду (заем) на определенные цели. Устанавливается реальность задолженности по ссудам за работниками, наличие договоров займа на жилищное строительство и другие цели, за счет каких источников выдавались ссуды, предусмотрено ли начисление процен­тов по ссудам, полностью ли погашена ссуда при увольнении работника. Если ссуда выдается по процентной ставке ниже 3/4ставки рефинансирования, установленной Центральным банком РФ, то разница между указанной величи­ной и фактической процентной ставкой кредитования сотрудника рассматри­вается, как его материальная выгода и подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в составе совокупного дохода за отчетный период. Устанавли­вается, не выдавались ли ссуды лицам, не работающим на предприятии, или определенному кругу работников, как осуществлялось погашение предостав­ленных займов и т. п.

Основное внимание уделяется проверке расчетов по субсчету73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», при этом сплошным порядком устанавливаются:

— причины возникновения материального ущерба (недостачи,растраты, хище­ния ТМЦ и денежных средств): необеспеченность весоизмерительными уст­ройствами, плохое состояние складов, несвоевременное или формальное про­ведение инвентаризации, неправильный подбор кадров и т. д.;

— порядок отнесения сумм ущерба на виновных лиц, а также удержания сумм с виновников;

— порядок и сроки передачи дел о недостачах и хищениях ценностей в след­ственные органы для привлечения виновных лиц к ответственности. По распоряжению руководителя организации в целях предотвращения хищений и злоупотреблений взыскание сумм недостачи товарно-материаль­ных ценностей с виновных лиц может производиться не по учетным, а по рыночным ценам с отнесением разницы на финансовые результаты по мере погашения недостачи. Но в любом случае в соответствии с действующим порядком недостача и порча ценностей сверх норм естественной убыли должна возмещаться виновными лицами. Поэтому ревизорам необходимо проверить, подтверждаются ли актами инвентаризации и приказами руко­водителя списанные на издержки производства и обращения суммы недостач товарно-материальных ценностей, а также правильность и обоснованность списания недостач на убытки; проводились ли административные рассле­дования по фактам недостач.

Выявив недостатки ведения учета по субсчетам счета 73,необходимо проверить соответствие записей аналитического и синтетического учета.

Типичными ошибками, которые выявляются в ходе ревизии расчетов с персоналом по оплате 1руда и прочим операциям, являются:

— отсутствие документов, подтверждающих законность выплат работникам денежных средств(положений, приказов, распоряжений, договоров);

— ошибки при начислении выплат по среднему заработку(отпускных, по вре­менной нетрудоспособности и др.);

— ненадлежащее ведение учета (неправильная корреспонденция счетов, рас­хождения между данными аналитического и синтетического учета);неправомерное списание потерь от порчи ценностей сверх норм естествен­ной убыли в себестоимость продукции или за счет чистой прибыли предприя­тия вместо отнесения на виновных лиц.